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本期來聊聊關于“會議紀要”的那些事兒，主要想解決下列問題：

一.會議紀要是什麼？怎麼寫？

設計交底會議結束之後，需要針對會議中各專業讨論的主體以及其結構，撰寫一個會議紀要。

把設計交底會議過程中遇到的問題及解決方案進行一個歸納和彙總，如實地記錄會議内容，這就是“會議紀要”。

“會議紀要”用什麼方式去記？需要着重記錄哪些信息？記錄的時候有哪些要點需要注意？

從2個方面分析有關“會議紀要”的相關知識

一、會議紀要需要記錄哪些信息？流程是怎樣的?

會議紀要的主要目的就是如實地記錄我們會議過程中所讨論的内容，那這裡面就需要我們整理好會議相關的各類信息。

比如：這次參會的客戶是誰？主要讨論什麼項目？為什麼要開這個會？這次會議想解決什麼問題？等等。

主要可以分為2類(基本信息和主要讨論内容)：

會議紀要樣闆↑

1、會議基本信息記錄(可分為7類):

• a、客戶名稱
• b、項目名稱
• c、目的（需要把核心目的寫上，如：xx商業室内50%擴初設計彙報）
• d、地點（召開會議的地點）
• f、出席人與未出席人（全部寫出來，并标注對應的公司）
• g、發送對象（直接标注“出席者及未出席者”即可）

2、主要讨論内容記錄(2個方面):

a、在正式記錄之前，可以用一句話來總結一下我們本次會議的主要讨論内容，然後再展開具體的内容記錄。

如：1.0 xxx發展總公司（簡稱甲方）以及參與項目的各個設計方xxx工程設計，xx設計，xx設計院等進行了xx商業精裝50%室内擴初彙報，彙報獲得了業主的認可。彙報會議中，xx設計詳細介紹了商場室内50%擴初設計(材料方案，室内天花方案，鋪地方案，平面優化調整等等)并與業主方以及各個設計方積極讨論所涉及到的内容，并得以确認。

b、總結完整體項目讨論概況後，我們就能記錄詳細的會議讨論信息了，可以用圖文的形式進行表達。

可以以問題→解決方案的方式進行記錄：

如：1.1（序号）商場一層平面中，x軸—x軸處的衛生間位置有待優化，如下圖：

詳細問題記錄與解決方案↑

xx設計建議的平面調整方案：（會議讨論結果）

衛生間沿走廊開門中立面上可做暗門處理，原衛生間區域可做xxx用。若xx設計院中一層平面中有更合适的位置，請提出給與各方參考決議。

1.2 xx設計建議商場一層x軸—x軸處xx空間改為xx空間，便于服務辦公樓和商場。

1.3 xx處風管寬度需壓縮至最小值（xx設計院符合答複）

以此類推，把我們會議過程中的讨論内容及解決方案按照排序全部記錄好，以便查閱。

二、記錄中的(4個)注意事項

1、客觀的、如實的記錄會議内容。

2、内容調整後需明确後面的工作由誰來做、執行的明确時間。

3、我們還會在會議紀要的下面寫一句話，保護自己：“以上所有内容，如有異議，請在兩個工作日内給到回複，如果不回複，視會議紀要所有内容大家都是認可”。

這是為什麼呢？

• a、因為往往很多會議紀要人家不會去看，業主也不在意，反正你寫就寫了，但這個會議紀要裡講的内容還是很重要的。
• 它是我們的一些結論，這些結論可能是會上在讨論完之後，業主在回避的，他不想擔這個責任。
• b、比如有的業主會說我沒收到這個郵件，你什麼時候發的，我怎麼不知道？項目出現問題時就會推卸責任。這時候郵件的功能就會體現出我們什麼時候發出來的。
• c、但還有一種業主會說，你說是這麼做，但我沒同意，會議紀要是你寫的，你憑什麼說我同意？

這句話一出，業主就會緊張，有些人一看不說就是默認了，就會仔細看并且回複。所以會議紀要最大的作用就是保護自己，讓各類工作可以明确和推進。

4、确保會議記錄發送的及時性

會議紀要最晚不要超過2天，過了一星期你說會議紀要寫好了，誰還理你啊？早已經是下一波事情了。

二.會議紀要一般由誰來寫？

一般的會議紀要是會議的主持方寫，誰主持會議誰寫。

可以分成2種情況來分析（各專業彙總或由深化方，設計方等獨立記錄都可以，隻不過由我們寫可以對我們比較有利）：

1、從主持方角度看

如果是主持方來寫，它一般會提一個要求，因為它不是純專業的，或者說他隻是一個項目管理公司，它就會要求：

方案設計師，你的内容你寫，燈光你的内容的你寫，幾個人寫好，彙總給我，我來彙總成一個東西，最後變成一個整體的會議紀要，發給業主，再看一遍有沒有什麼問題，如果2天沒回複，沒問題，這個就正式的發出去了，就是這樣。

2、從深化方角度看（方案設計、項目負責人等等）

從深化設計的角度來說，會議紀要要我們來寫。

a、中國的語言文字是比較多樣的，平時可能會上在吵架，會議紀要裡就可以寫得很平淡，寫成經會議讨論，經會議明确等等。

b、有些東西我們也可以往我們想要的方向去寫，比如：會議紀要中寫的是，這個事情在業主強烈明确下，其實會議中是業主是偷偷摸摸說好吧。

c、但事實還是事實，隻是在事實上面加了一點點我們的情緒，強調的或者是弱化的内容。導緻我們會議紀要出去的時候能夠把我們的想法表達得淋漓盡緻。

一般業主很少會去改會議紀要裡的這些東西，他就會說這個結論對與不對，它不會去說這些。但是這些東西寫進去，一旦有問題，要去讨論的時候，那對我們就比較有利。

所以我們就會叫我們的方案設計師也好，項目負責人也好，做這個事情的時候，我們自己做。回來當天連夜寫完，第二天發掉。是這樣一個狀态。

今天關于「會議」該怎麼做會議紀要？（本文來源于微信公衆号“dop設計”，供于學習和交流，向原作者緻謝，若有涉及到版權及内容問題請聯系我将在第一時間處理！每天進步一點，就會離目标更近一步！）就分享到這裡，希望對你有所啟發，歡迎留言補充，大家一起探讨學習……

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