機關裡的文字匠，特别是像政研室這種專業文字機構中的文字匠們，都會遇到整理講話錄音的任務。在我二十多年的文字生涯中，大大小小的講話錄音整理過不知多少個，所以對這項工作多少還是有一點心得的。

根據我的工作體會，整理領導講話錄音大緻應當注意以下幾點：

第一，整理錄音往往是一件時間性要求很高的任務，通常情況下是每人分一部分，大家一起動手幹，以提高效率。在這種團隊作戰的情況下，這個團隊至少要有一個人能夠确保在領導講話的現場。這一點非常重要，因為隻有在現場才能看到語音之外的形體和面部表情，而這些都是與聲音相輔相成的意思表達符号。人在現場就能捕捉到這些在錄音中把握不到的東西，從而能夠更加準确地領會領導講話的意圖，同時也有利于更準确地聽清領導講的是什麼。這一點要特别說明一下，我們過去在整理講話錄音時就曾經遇到過此類問題，有時可能是錄音機距離領導有一點遠，所以領導的講話聲音在錄音裡聽得不是很清楚，特别是如果領導口音比較重的話，如果沒有人在場親自聽過，很容易出現錯誤。我記得有一次，市領導出席一個涉及醫藥企業的會上，提到美國人很多人都服用“美樂托甯”，我當時在現場，可以聽得非常清楚，并且在筆記本上記下了這個藥名。但回來整理講話錄音時，其他同志通過錄音就聽不清說的是什麼。還有一次，一位上級領導來我市視察，召開了一個小型座談會，會後上級要求我們立即把領導的講話錄音整理好送去。我們當時僅憑錄音确實有好多地方聽不懂領導的南方口音，虧得有一位領導當時在現場，我們把聽不清的地方請他來幫助我們聽，才得以弄清。

第二，将領導的講話錄音整理出來，并不是一字不差地原汁原味的端上去。而是要做适當的編輯工作。這裡就有一個編輯工作尺度把握的問題。我們通常的做法是，把整個錄音分成幾段，每人負責整理一部分。先要原汁原味地整理出領導的講話原文，注意，這個“原文”中一定要一丁點信息不能遺漏，包括小插話、語氣助詞，以及重複的話或者隻說了半句的話，因為這些微小的細節都很重要，有時能從中找出領導沒有完全表達出的真實意圖。在整理出“原汁原味”的錄音稿之後，先将其備份保存好，以便後面随時查找。然後開始對原稿進行文字編輯工作，這種編輯工作不同于普通文稿的編輯工作，一定要最大限度地保存領導的原話，主要需要進行的工作是梳理語言邏輯，删除重複的話和無意義的口頭語，将沒有說完的話根據其語義補齊，同時進行适當的分段或者起标題。

第三，對領導講話錄音的整理稿要根據領導講話的意圖進行合理的增減。這是整理錄音環節中最難把握的一點。什麼是“合理的”？這裡并沒有一個統一的标準，完全要根據會議上領導講話的語境進行判斷，有時要把領導有些說得過重的話适當地“柔化”，有時要把一些随口說出的一些不太适宜的話删掉，還有的時候要根據領導講話的意圖，适當增加一些領導沒有說到，但應當照顧到的内容。但是，這裡要注意一點，就是這種增減一定要“合理”。既要在内容和總量上合理，即不要做過多的增減，不要喧賓奪主；同時要在語言風格上合理，因為領導講話錄音稿更加貼近領導的口語風格，所以我們在對内容進行增減時，所用的語言要盡量向領導的語言風格上靠。

第四，要盡可能了解領導講話的背景。一般來說，我們整理領導的講話錄音有幾種情況，一是各類會議，這種會議講話錄音整理相對說來比較容易。因為我們通常就是領導講話的起草者，對會議背景比較熟悉，而且手頭都有給領導準備的書面稿，我們重點整理的是領導脫稿講的部分内容，隻要将其納入我們原來起草稿件的邏輯框架内，适當完善即可。另一種是上級領導視察時的講話、談話，這一類錄音整理就需要我們找到有關部門适當了解一下相關背景，比如領導視察的主要目的，突出關心哪些問題，等等。隻有了解了這些，我們在整理文稿時才不至于出現将不該删除的話删掉。

第五，要始終留着最後一手，那就是手寫記錄。就如同我在前面提到的，“好腦子趕不上爛筆頭”，我們這些領導身邊的文字匠一定要有随時記錄的意識和本領。有些時候和某些場合下，領導講話是沒有錄音或者不準錄音的，這就要求我們在場的人員盡最大可能進行手寫記錄，會後立即把幾個人的記錄湊一下，同時根據每個人的回憶補充文字細節，這樣往往也能整理得八九不離十。

第六，要最終得到領導的認可。我們整理的領導講話稿，一定要送給領導過目，對我們整理的内容予以審定。因為，這些經過整理的講話稿同樣屬于公文，具有指導工作的作用，所以來不得半點随意和不準确之處。那種“根據錄音整理，未經本人審閱”的稿子，原則上是不能作為公文印發的。

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