數據透視表的用途

數據透視表是一種對大量數據快速彙總和建立交叉列表的交互式動态表格，能幫助用戶分析、組織數據。例如，計算平均數和标準差、建立列聯表、計算百分比、建立新的數據子集等。

建好數據透視表後，可以對數據透視表的布局重新安排，以便從不同的角度查看數據。數據透視表的名稱來源于它具有“透視”表格的能力，從大量看似無關的數據中尋找背後的聯系，從而将紛繁的數據轉化為有價值的信息，以供研究和決策所用。總之，合理運用數據透視表進行計算與分析，能使許多複雜的問題簡單化并且極大地提高工作效率。

一個簡單的例子

圖 29-1 所示的數據展示了一家貿易公司的銷售數據清單。清單中包括年份、季度、用戶名稱、銷售人員、産品規格、銷售數量和銷售額，時間跨度為 8 個季度（2016~2017 年）。

利用數據透視表隻需幾步簡單操作，就可以将這張“平庸”的數據列表變成有價值的報表，如圖 29-2 所示。此數據透視表顯示了不同銷售人員在不同年份所銷售的各規格産品的銷售金額彙總，最後一行還彙總出所有銷售人員的銷售額總計。

從圖 29-2 所示的數據透視表中很容易找出原始數據清單中所記錄的大多數信息，未顯示的數據信息僅為用戶名稱和銷售數量，隻要将數據透視表做進一步調整，就可以将這些信息顯示出來。

将用戶名稱、年份和産品規格移動到篩選器區域，數量與銷售金額并排顯示，隻需簡單地從用戶名稱、年份、産品規格字段标題的下拉列表中選擇相應的數據項，即可查看不同時期和不同地區的數據記錄，如圖 29-3 所示。

數據透視表的數據組織

用戶可以從以下 4 種類型的數據源中來創建數據透視表。

（1）Excel 數據列表如果以 Excel 數據列表作為數據源，則标題行不能有空白單元格或者合并單元格，否則會出現錯誤提示，無法生成數據透視表，如圖 29-4 所示。

（2）外部數據源例 如， 文 本 文 件、Access 數 據 庫、SQL Server、Analysis Services、Windows AzureMarketplace、OData 數據庫等。

（3）多個獨立的 Excel 數據列表數據透視表在創建過程中可以将各個獨立表格中的數據信息彙總到一起。

（4）其他的數據透視表創建完成的數據透視表也可以作為數據源，來創建另外一個數據透視表。

數據透視表中的術語

數據透視表中的相關術語如表 29-1 所示。

用推薦的數據透視表創建自己的第一個數據透視表

從 Excel 2013 版本開始，新增了【推薦的數據透視表】按鈕，單擊這個按鈕，即可獲取系統為用戶量身定制的數據透視表，使從沒接觸過數據透視表的用戶也可輕松創建數據透視表。

示例29-1 　創建自己的第一個數據透視表如圖 29-5 所示的數據列表，是某公司各部門在一定時期内的費用發生額流水賬。

面對這個上千行的費用發生額流水賬，如果用戶希望從各個統計視角進行數據分析，可以參照以下步驟。

步 驟 1

單擊數據列表區域中的任意一個單元格（如 A8），在【插入】選項卡中單擊【推薦的數據透視表】按鈕，彈出【推薦的數據透視表】對話框，如圖 29-6 所示。

【推薦的數據透視表】對話框中列示出按發生額求和、按憑證号計數等 8 種不同統計視角的推薦項，根據數據源的複雜程度不同，推薦數據透視表的數目也不盡相同，用戶可以在【推薦的數據透視表】對話框左側選擇不同的推薦項，在右側即可顯示出相應的數據透視表預覽，如圖 29-7 所示。

步 驟 2

如果用戶希望統計不同科目的費用發生額，可以選擇【求和項：發生額，按科目劃分】選項，單擊【确定】按鈕即可迅速創建一張數據透視表，且不用進行字段布局，如圖 29-8 所示。

重複以上操作，用戶即可創建各種不同統計視角的數據透視表。

數據透視表的結構從結構上看，數據透視表分為 4 個部分，如圖 29-9 所示。

行區域：此标志區域中的字段将作為數據透視表的行标簽。

列區域：此标志區域中的字段将作為數據透視表的列标簽。

值區域：此标志區域用于顯示數據透視表彙總的數據。

篩選器：此标志區域中的字段将作為數據透視表的篩選頁。

【數據透視表字段】窗格

【數據透視表字段】窗格中清晰地反映了數據透視表的結構，用戶利用它可以輕而易舉地向數據透視表内添加、删除、移動字段，設置字段格式，甚至不動用【數據透視表工具】和數據透視表本身，便能對數據透視表中的字段進行排序和篩選。

I　反映數據透視表結構

在【數據透視表字段】窗格中也能清晰地反映出數據透視表的結構，如圖 29-10 所示。

II　打開和關閉【數據透視表字段】窗格

在數據透視表中的任意單元格上（如 A5）右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【顯示字段列表】命令，即可調出【數據透視表字段】窗格，如圖 29-11 所示。

單擊數據列表區域中任意一個單元格（如 C7），在【數據透視表工具 / 分析】選項卡中單擊【字段列表】按鈕，也可調出【數據透視表字段】窗格，如圖 29-12 所示。

【數據透視表字段】窗格一旦被調出之後，隻要單擊數據透視表任意單元格就會自動顯示。如果要關閉【數據透視表字段】窗格，直接單擊【數據透視表字段】窗格中的【關閉】按鈕即可。

III　在【數據透視表字段】窗格中顯示更多的字段

如果用戶使用超大表格作為數據源創建數據透視表，數據透視表創建完成後，很多字段在【選擇要添加到報表的字段】列表框内将無法顯示，隻能靠拖動滾動條來選擇要添加的字段，從而影響用戶創建報表的速度，如圖 29-13 所示。

單擊【選擇要添加到報表的字段】右側的下拉按鈕，選擇【字段節和區域節并排】命令，即可展開【選擇要添加到報表的字段】列表框内的所有字段，如圖 29-14 所示。

IV 在【數據透視表字段】窗格中搜索當【數據透視表字段】窗格中的字段較多時，雖然可以通過拖動滾動條查找字段，但會影響操作效率，利用【數據透視表字段】窗格中的搜索框，可以輕松解決這個問題。如果需要搜索“入庫日期”字段，隻需在【數據透視表字段】窗格中的搜索框内輸入“入庫”即可，如圖 29-15 所示。

如果需要恢複所有字段的顯示，單擊搜索框右側的【清除搜索】按鈕即可。

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