華章妹說

在職場，郵件甚至比見面、比開會還要重要。

你有沒有收到過這樣的電子郵件？發件人叫“還好隻是近黃昏”；郵件的标題是：“你好！”

你覺得，這一定是漏網的垃圾郵件，但還是打開看了一眼，發現居然是供應商的方案和報價。

你找了半天，沒有方案，也沒有報價啊？

回郵件問。他說：“啊！忘了添加附件了。我再發一遍。”

你會怎麼看待這位供應商？

如果是我，能不合作，就不要合作了，太不靠譜。以下，Enjoy:

作者：劉潤

來源：劉潤（ID: runliu-pub)

01 作為管理者，建議你做一個測試

找到5名與客戶打交道最多的員工。

然後随機抽取每位員工10封來往的郵件，看一下标題，問候，分段，用詞，署名，字體，顔色。

估計你會一身冷汗，我們就是這麼一步一步把客戶逼走的！

1999年，我以工程師的身份加入了微軟。

當時，微軟雇傭了十幾位語言專家，校對每一封郵件。

他們非常吹毛求疵，郵件的标題怎麼起，怎麼問候，第一句怎麼開始，什麼時候用阿拉伯數字1,2,3，什麼時候用單詞one，two，three，如何署名，單詞和語法不但不能有錯誤，更要信達雅。

被語言專家折磨足夠時間，最終畢業的工程師，才能直接給客戶發郵件。

有一次，我問語言專家團隊負責人Michelle，有必要這麼嚴格嗎？

她說，你想象一下，有很多人，這輩子你都不會當面見到，你給他印象的唯一方式，就是郵件。

她的這句話對我醍醐灌頂。

我想這就是中國人常說的“見字如面”吧。

在互聯網時代：見郵件如面。

02 一封好的郵件，到底長什麼樣？

我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是幹幹淨淨。

一封好的郵件也一樣，簡潔、幹淨，是基礎。然後才是你的風格。

怎麼做？

● 第一，正式的顯示名和總結性的标題。

郵件接收者首先看到的是兩樣東西：你的顯示名，和郵件标題。

所以，郵件禮儀的第一步，就是用真名。

比如“劉潤”，或者“潤米咨詢-劉潤”。

個性化、詩意化，尤其是二次元的名字，比如“還好隻是近黃昏”，“一隻特立獨行的豬”可以用在你的QQ簽名上，不要用在商務郵件裡。

然後是标題。用不到20個字，總結這封郵件的核心内容。

“你好”，“來自xx公司”，“報價”，都不是一個好标題。

“請審閱：X公司關于Y項目的方案和報價”，才是一個好标題。

● 第二，簡單大方的格式。

一封好的郵件，一定是簡單大方的。格式要讓位于内容。

盡量少用不同的顔色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。

真正高手的郵件，所有的字都是一個顔色，一樣大小，一種字體，并隻用三種方式來排版：分段、縮進，和加粗。

分段負責閱讀邏輯，縮進負責層次關系，加粗負責突出重點。

所有複雜花哨的排版，基本都可以用這三個方式實現。

● 第三，邏輯清晰的正文。

外國人喜歡稱呼對方“Dear Tom”，你可以說“尊敬的張總”；

外國人喜歡用“I hope this email finds you well”開場，你可以說“見信好”。

問候之後，郵件正文一定要分段，每段隻講一件事情。

郵件的标題，是全文概括，每段的首句，是整段概括。

用小段，不要用大段；

用短句，不要用長句；

用簡單的詞，不要用複雜的詞；

能用100個字講清楚的事，不用101個字。

結尾的部分，總結郵件内容，強調需要他跟進的事情：懇請您撥冗回複修改意見，非常感激。

然後，“祝：商祺”；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”。

署名：“劉潤，潤米咨詢”。

第四，良好的回信習慣。

收到郵件盡快回複，代表你的能力、效率、對他的重視程度。

回信的專業方式，代表你的職業化程度。

比如，善用抄送、密送；回複、全部回複這些功能。

起草郵件，要決定抄送哪些人。一個不多，一個不少，是功力。

回複郵件呢？添加、删除、移動抄送者，更是功力。

默認，你應該“全部回複”，而不是僅僅“回複”發件人本人，因為他抄送這些人，就是希望他們持續關注你們的對話。

如果你覺得沒必要這麼多人關注，可以把一些人從抄送，移到密送，然後在正文中注明“為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送”。

這樣，他們知道自己從下一封信開始，就會離開讨論。

如果郵件來來回回，甚至讨論的主題都發生變動，可以修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對題的蓋樓。

然後，按下“發送”鍵之前，再次檢查标題、稱呼、錯别字、有沒有忘了附件。

03 總結

你和很多人這輩子可能隻會通過郵件溝通，“見字如面”。

你不一定要打扮得花枝招展，但必須要把自己收拾得幹幹淨淨。

怎麼做？

● 第一，起正式的顯示名和總結性的标題；

● 第二，用簡單大方的格式；

● 第三，寫邏輯清晰的正文；

● 第四，養成良好的回信習慣。

來源：劉潤（ID: runliu-pub)

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