《會計檔案管理辦法》第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，确無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

各單位應定期對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據鑒定結果，對保管期滿的會計檔案進行相應的處置。會計檔案的鑒定周期、頻率可視單位的實際情況而定。如果每年到期檔案量不大且庫房空間充足，可幾年鑒定一次；如果每年到期會計檔案量比較大，且庫房空間有限，可每年開展一次鑒定工作。

對保管期滿的會計檔案進行鑒定，應由單位檔案機構牽頭組織，參加人員至少應包括會計機構、審計機構等單位内設機構的人員，内部設置紀檢監察部門的，應邀請紀檢監察部門的人員參加，必要時還應邀請單位法律部門的人員參加。

具體鑒定時，可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結論。鑒定結論可以是銷毀或繼續保存期限。初步鑒定結論提出後，形成初步鑒定意見。

單位應成立由主管領導、相關職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），對初步鑒定意見進行讨論審定，形成正式鑒定意見書。單位檔案鑒定委員會（或小組）組成可參照《企業檔案管理規範》（DA/T47）的7.7.1或《機關檔案業務建設規範》（國檔發〔1987〕27号）中8.2有關内容。

對于具有繼續保存價值的會計檔案，應重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限包括兩種情形，一種是需保存較長時間并整卷以上保存的， 建議以形成時點為起點，按新《管理辦法》附表列示的保管期限進行劃定；另一種是因債權債務未了需要繼續保存的，會計檔案繼續保存至債權債務事項結束即可。

《會計檔案管理辦法》第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

（一）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明拟銷毀會計檔案的名稱、卷号、冊數、起止年度、檔案編号、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等内容。

（二）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列内容進行清點核對；在會計檔案銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環節，對到期的會計檔案進行鑒定是檔案銷毀的前提和基礎。原《管理辦法》規定了會計檔案銷毀 的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明确銷毀前是否開展會計檔案的鑒定工作以及鑒定的工作程序和有關具體職責，這在一定程度上将會計檔案銷毀的最主要責任歸于單位負責人。

在實際工作中，為避免可能發生的風險，單位負責人往往傾向于不對到期的會計檔案進行銷毀，緻使單位保存了大量遠遠超過最低保管期限、已失去保存價值且符合銷毀條件的會計檔案，占據了大量的檔案儲存空間，造成了一定的資源浪費。因此，新《管理辦法》增加了會計檔案依據鑒定結果予以銷毀的相關規定。

監銷是保證檔案銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。原《管理辦法》規定“銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級财政部門、審計部門派員參加監銷。

“财政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷”。由于會計檔案銷毀屬于單位的内部管理事務，理應由單位自行組織。原《管理辦法》關于國家機關銷毀會計檔案由财政部門、審計部門派員監銷的規定，由于相關部門人手緊缺、管理責任不清等原因，在實際工作中，既難以真正貫徹落實，又增加了行政管理成本，無法切實發揮監督作用。

為此，新《管理辦法》删除了财政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明确了單位内部組織監銷的有關要求， 即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列内容進行清點核對；在會計檔案銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章”。

在銷毀會計檔案前，單位檔案機構或檔案工作人員應根據單位檔案鑒定委員會（或小組）作出的鑒定意見編制《會計檔案銷毀清冊》，并由相關責任人簽字或蓋章。

會計檔案銷毀時，應采用安全的運輸方式，運輸途中應有保衛部門人員押運，如有涉密未解密會計檔案，應按密級文件運輸至銷毀地點。會計檔案銷毀應在國家指定的銷毀地點或安全的場所采用國家認定的銷毀設備。銷毀時，應确認會計檔案銷毀至無法恢複，監銷人員方可離開。

電子會計檔案按照《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T18894)進行銷毀，銷毀電子檔案應在辦理審批手續後實施；屬于保密範圍的電子會計檔案，如存儲在不可擦寫載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。存儲可擦寫載體上的電子會計檔案，應采用可靠的擦除方式，以确保徹底清除。不屬于保密範圍的電子會計檔案可進行邏輯删除。

《會計檔案管理辦法》第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

未了事項除未結清債權債務外，一般還包括未了結訴訟案件、未結案違規違紀案件、因固定資産後期維修等需要使用購買固定資産原始票據等。

對于需要單獨抽出立卷繼續保管的會計檔案，應拆開原案卷，将會計檔案從原案卷中抽出，重新裝訂和裝盒，并按照《會計檔案案卷格式》 要求填注封面。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案應由檔案部門繼續保管， 并在保管清單中注明。

來源：《會計檔案管理辦法講解》

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