物業保管的備用鑰匙主要為兩種，一種是公共區域的鑰匙，主要包括倉庫、機房、物業管理服務中心管理用房的鑰匙。另一種就是業主交由保留的備用鑰匙。在新房裝修的時候，由于有的業主不能經常到新房所在地開門，所以一般會和物業簽訂授權協議，把備用鑰匙交由物業保存，以方便裝修隊進行工作。由于業主備用鑰匙的安全和業主房屋的安全息息相關，所以物業需要對這些備用鑰匙建立一個系統的管理制度。規範業主備用鑰匙的管理規定，不僅可以防止丢失，也更方便于緊急情況下處理鑰匙問題。

一. 保管：業主鑰匙一般存放于物業保安室的E-Key5型智能鑰匙櫃中，由保安室值班人員進行看管，并由安保中心隊長、保安班長負責對備用鑰匙的保管進行監督。每日交接班過程中需核對鑰匙狀況，如有不在位鑰匙，接班人需查看取還記錄。

智能鑰匙櫃

智能鑰匙櫃

二. 借用程序：

1 . 外來人員到保安室，領用人進行簽字并在值班人員指導下進行信息登記。如果領用人領出備用鑰匙後不再繼續存放，值班人員也應該進行相關記錄。

2. 值班人員在手機端進行認證，選擇要借用的鑰匙，填寫鑰匙相關信息，并通過手機端軟件向上級提交鑰匙使用申請。

手機端界面

手機端界面

3. 管理處主任在PC端利用相關軟件查看備用鑰匙使用申請，并在核實信息後進行審批，賦予該值班人員鑰匙使用權。

PC端界面

PC端界面

4. 鑰匙使用申請被批準後，值班人員可以用ID卡、IC、指紋或人臉生物識别系統打開智能鑰匙櫃，根據閃爍的紅色指示燈找到要取的鑰匙。值班人員取出鑰匙後應及時關閉櫃門，否則會觸發警報。

5. 值班人員取出鑰匙後交給領用人使用，使用鑰匙時應有分屬不同部門的兩人同時在場。鑰匙使用完畢後需要在規定時間内歸還，如果沒有在規定時間内歸還，系統就會自動提醒值班人員和管理處主任。

6. 在特殊情況下如斷電等情況，值班人員可以通過應急手段打開鑰匙櫃，事後再補辦相關手續。

三. 業主托管鑰匙

業主如果需要将鑰匙放于物業處托管，需要填寫業主托管鑰匙登記表并簽名。

四. 信息記錄

鑰匙使用完畢後，如果經确認鑰匙沒有損壞或丢失，應及時注銷領用人信息，避免導緻個人信息洩露。

在領班人員交接時，應該對當日鑰匙管理信息進行交涉。

管理員每周都要對鑰匙使用情況進行統計，查看鑰匙有沒有損壞或丢失的情況。如果出現有鑰匙逾期未還的現象，管理員要及時在PC端軟件生成的報表中查找當時的鑰匙領用人和值班人員，并和其進行交涉。如果發生鑰匙丢失的現象，管理員則需要通過查看監控系統錄像找到相關責任人，并按照相關管理辦法對其違規行為進行處罰。

使用信息記錄

使用信息記錄

監控系統

監控系統

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