你了解如何寫正式的電子郵件嗎?如果你習慣了給朋友和家人寫非正式的電子郵件,你可能還不了解正式的電子郵件有哪些特殊的注意事項。别擔心,很多人都并不了解如何寫正式的電子郵件。如果你想了解正式的電子郵件怎麼寫,繼續閱讀或者這先收藏本文,這篇文章會對你有所幫助。
在本文中,你将了解正式與非正式的郵件的區别。我們将提供兩者的對比,還将詳細介紹如何編寫内容、格式化郵件、設定簽名模闆的完整流程。
1.什麼是正式的電子郵件?正式的電子郵件通常用于發送給你不熟悉的人或權威人士。例如,你的教授、某個政府官員,或者與你有業務往來的業務負責人。
如果你在大型公司或外企工作,那麼通常你需要使用正式的電子郵件與你的老闆和同事聯系,除非公司另有要求。當然,随着互聯網公司和創業文化的興起,許多公司文化正朝着更加平等随性的環境發展,這種文化也會影響到公司内外的溝通風格。如果你剛剛加入公司,還不了解應該如何使用電子郵件,你可以向老員工盡快請教這個問題。
正式與非正式的電子郵件有很多不同之處,最重要的是電子郵件的結構。正式的電子郵件有一個非常明确的結構,有明确的稱呼(電子郵件的開頭部分)、簽名部分、開頭句和正文。而一封非正式的電子郵件通常用于發給一個你很熟悉的人——你的朋友,家人或關系很好的人。當發送一封非正式的電子郵件時,你不需要擔心結構和語氣。
你在正式的電子郵件中使用的語言也不同于在非正式的電子郵件中。你需要避免使用縮寫、俚語、表情符号和其他非正式術語。正式電子郵件的語氣也更加正式,句法十分完整。而非正式的電子郵件可能甚至不會使用完整的句子或正确的語法。
讓我們來對比兩個例子:
正式郵件:The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.
非正式郵件:Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. :)
這兩封郵件信息相同,但第一個語氣要正式得多。注意第二個例子中會出現不完整的句子、俚語和表情。
2.正式電子郵件的結構和内容雖然一封非正式的電子郵件通常可以快速發送,但是寫一封正式的電子郵件通常需要更多的思考和更多的時間。需要仔細考慮每個電子郵件元素。考慮到這一點,讓我們更仔細地研究一下正式電子郵件的一些常見要素:
主題|Subject Line
主題是讀者在收件箱列表中第一眼看到的内容。如果主題有誤導性或缺少關鍵信息,郵件可能不會被打開,甚至可能被當做垃圾郵件。郵件越正式,主題就越詳細。同時要注意,不要把主題寫得太長。
正式郵件主題:Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.
非正式郵件主題:Upcoming Meeting
注意第一個主題提供的信息更豐富完整。而非正式的主題除了會議這個要素,幾乎沒有觸及其他關鍵要素。
問候稱謂 |Salutation
問候稱謂用于描述接收人。正式的電子郵件中需要包含稱謂,而非正式的郵件未必需要。以下是一些例子:
如果你要把電子郵件發送給一個小組,請地址整個小組。例如:
正式稱謂:
Dear Students,
Dear Professor Smith,
Dear Human Resources Director,
To whom it may concern,
非正式稱謂:
Hey Class!
Hello Taylor,
正如你所看到的,正式和非正式的問候是非常不同的。
開場白|Introduction
正式的電子郵件通常需要發件人自我介紹。相反,非正式的電子郵件通常發送給你認識的人,所以不需要介紹。
下面是一封正式電子郵件的開頭:
My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.
正文|Body
正式郵件的正文通常需要詳細、直截了當說明郵件的目的。雖然正文中包含了詳細信息,但是簡潔的表述是十分重要的。記住,你的讀者對你并不熟悉,可能也不熟悉你想表達的内容。反複閱讀,确保一個門外漢也能讀懂你的郵件。
署名|Closing
如何結束郵件同樣重要。因為這是收件人最後讀到的内容,更容易留下持久的印象。
結尾應該提醒讀者你是誰,包括你的全名、職位、聯系信息。你應該盡量使用專業簽名模闆來提升專業度。
相比之下,非正式的郵件結尾可以非常随意,甚至可以省略署名。
最常用的正式署名方式是"Sincerely",這個詞非常通用,因此如果當你不知道應該用什麼詞時,你可以使用這個最安全的詞。
以下是一個正式郵件署名的例子:
Sincerely,
Amy Wu
Professor of Statistics, XYZ College
[Email address ]
[Phone number ]
3. 字體的選擇對于正式的電子郵件,字體選擇十分重要。盡管你有很多選擇,但最好使用普通可讀的字體,如Verdana、Calibri、TimesNewRoman或Georgia。Helvetica和Arial是常見的sans-serif字體,你也可以使用。
要避免使用特殊字體,如漫畫字體,手寫字體等。如果你選擇特殊字體,有些郵件平台将無法正确顯示内容。
同時,在每封郵件中不要使用超過兩種字體。使用太多字體會讓郵件看起來很随意,或者讓内容可讀性降低。
4.發送郵件一旦你寫好郵件,并完成了格式排版,你就幾乎準備好發送郵件了。但是在你按下發送按鈕之前,請仔細查看你的電子郵件。尋找:
拼寫錯誤
姓名的拼寫檢查
打字錯誤
語法問題
記住,一封滿是錯誤的草率的電子郵件會給人留下壞印象。我們建議你使用火龍果寫作進行語法檢查。
一個提升正式感的方式是使用專業的簽名模闆。簽名模闆讓你的郵件更加豐富有趣,并能夠包含更多聯系信息。
6.總結你可能沒有太多寫正式郵件的經驗,但當你需要寫一封正式郵件時,了解正确的寫作方法很重要。寫一封正式的電子郵件并不難,你可以收藏本文,以備後用。
既然我們已經解釋了你需要知道的關于正式電子郵件的信息,你就可以編寫、格式化和發送自己的正式電子郵件了。祝你好運!
記得經常查閱你的收件箱,并及時回複郵件哦。
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