你了解如何寫正式的電子郵件嗎？如果你習慣了給朋友和家人寫非正式的電子郵件，你可能還不了解正式的電子郵件有哪些特殊的注意事項。别擔心，很多人都并不了解如何寫正式的電子郵件。如果你想了解正式的電子郵件怎麼寫，繼續閱讀或者這先收藏本文，這篇文章會對你有所幫助。

在本文中，你将了解正式與非正式的郵件的區别。我們将提供兩者的對比，還将詳細介紹如何編寫内容、格式化郵件、設定簽名模闆的完整流程。

正式的電子郵件通常用于發送給你不熟悉的人或權威人士。例如，你的教授、某個政府官員，或者與你有業務往來的業務負責人。

如果你在大型公司或外企工作，那麼通常你需要使用正式的電子郵件與你的老闆和同事聯系，除非公司另有要求。當然，随着互聯網公司和創業文化的興起，許多公司文化正朝着更加平等随性的環境發展，這種文化也會影響到公司内外的溝通風格。如果你剛剛加入公司，還不了解應該如何使用電子郵件，你可以向老員工盡快請教這個問題。

正式與非正式的電子郵件有很多不同之處，最重要的是電子郵件的結構。正式的電子郵件有一個非常明确的結構，有明确的稱呼（電子郵件的開頭部分）、簽名部分、開頭句和正文。而一封非正式的電子郵件通常用于發給一個你很熟悉的人——你的朋友，家人或關系很好的人。當發送一封非正式的電子郵件時，你不需要擔心結構和語氣。

你在正式的電子郵件中使用的語言也不同于在非正式的電子郵件中。你需要避免使用縮寫、俚語、表情符号和其他非正式術語。正式電子郵件的語氣也更加正式，句法十分完整。而非正式的電子郵件可能甚至不會使用完整的句子或正确的語法。

讓我們來對比兩個例子：

正式郵件：The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.

非正式郵件：Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. :)

這兩封郵件信息相同，但第一個語氣要正式得多。注意第二個例子中會出現不完整的句子、俚語和表情。

雖然一封非正式的電子郵件通常可以快速發送，但是寫一封正式的電子郵件通常需要更多的思考和更多的時間。需要仔細考慮每個電子郵件元素。考慮到這一點，讓我們更仔細地研究一下正式電子郵件的一些常見要素：

主題｜Subject Line

主題是讀者在收件箱列表中第一眼看到的内容。如果主題有誤導性或缺少關鍵信息，郵件可能不會被打開，甚至可能被當做垃圾郵件。郵件越正式，主題就越詳細。同時要注意，不要把主題寫得太長。

正式郵件主題：Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.

非正式郵件主題：Upcoming Meeting

注意第一個主題提供的信息更豐富完整。而非正式的主題除了會議這個要素，幾乎沒有觸及其他關鍵要素。

問候稱謂 ｜Salutation

問候稱謂用于描述接收人。正式的電子郵件中需要包含稱謂，而非正式的郵件未必需要。以下是一些例子：

如果你要把電子郵件發送給一個小組，請地址整個小組。例如：

正式稱謂：

Dear Students,

Dear Professor Smith,

Dear Human Resources Director,

To whom it may concern,

非正式稱謂：

Hey Class!

Hello Taylor,

正如你所看到的，正式和非正式的問候是非常不同的。

開場白｜Introduction

正式的電子郵件通常需要發件人自我介紹。相反，非正式的電子郵件通常發送給你認識的人，所以不需要介紹。

下面是一封正式電子郵件的開頭：

My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.

正文｜Body

正式郵件的正文通常需要詳細、直截了當說明郵件的目的。雖然正文中包含了詳細信息，但是簡潔的表述是十分重要的。記住，你的讀者對你并不熟悉，可能也不熟悉你想表達的内容。反複閱讀，确保一個門外漢也能讀懂你的郵件。

署名｜Closing

如何結束郵件同樣重要。因為這是收件人最後讀到的内容，更容易留下持久的印象。

結尾應該提醒讀者你是誰，包括你的全名、職位、聯系信息。你應該盡量使用專業簽名模闆來提升專業度。

相比之下，非正式的郵件結尾可以非常随意，甚至可以省略署名。

最常用的正式署名方式是"Sincerely"，這個詞非常通用，因此如果當你不知道應該用什麼詞時，你可以使用這個最安全的詞。

以下是一個正式郵件署名的例子：

Sincerely,

Amy Wu

Professor of Statistics, XYZ College

[Email address ]

[Phone number ]

對于正式的電子郵件，字體選擇十分重要。盡管你有很多選擇，但最好使用普通可讀的字體，如Verdana、Calibri、TimesNewRoman或Georgia。Helvetica和Arial是常見的sans-serif字體，你也可以使用。

要避免使用特殊字體，如漫畫字體，手寫字體等。如果你選擇特殊字體，有些郵件平台将無法正确顯示内容。

同時，在每封郵件中不要使用超過兩種字體。使用太多字體會讓郵件看起來很随意，或者讓内容可讀性降低。

一旦你寫好郵件，并完成了格式排版，你就幾乎準備好發送郵件了。但是在你按下發送按鈕之前，請仔細查看你的電子郵件。尋找：

拼寫錯誤

姓名的拼寫檢查

打字錯誤

語法問題

記住，一封滿是錯誤的草率的電子郵件會給人留下壞印象。我們建議你使用火龍果寫作進行語法檢查。

一個提升正式感的方式是使用專業的簽名模闆。簽名模闆讓你的郵件更加豐富有趣，并能夠包含更多聯系信息。

你可能沒有太多寫正式郵件的經驗，但當你需要寫一封正式郵件時，了解正确的寫作方法很重要。寫一封正式的電子郵件并不難，你可以收藏本文，以備後用。

既然我們已經解釋了你需要知道的關于正式電子郵件的信息，你就可以編寫、格式化和發送自己的正式電子郵件了。祝你好運！

記得經常查閱你的收件箱，并及時回複郵件哦。

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