随着計算機技術的應用與發展，設計單位在工程設計過程中，生成了衆多種類和格式的電子文件，如dwg、exb、dgn、jpg、tif、pdf等。這些電子文件是設計單位的寶貴财富，是設計單位無形資産的一部分，有重要的保存價值和再利用價值。為使這些電子文件再利用，就要加強知識的集中管理，這是提高工作效率，适應知識經濟時代的需要。
目前衆多設計院或企業的生産設計已基本實現了100%的CAD(計算機輔助設計)出圖，但是随着CAD應用的普及，産生了大量的圖檔，如何有效的組織、管理這些圖檔，構造一個圖紙共享的環境成為一個亟待解決的問題。圖檔管理不僅是對紙質圖檔掃描處理、歸檔入庫、借閱等靜态的管理，更重要的是網絡環境下的圖檔組織結構定義和管理，圖檔的安全性，内容的浏覽、查詢和檢索等方面的動态管理。這些問題的研究已成為設計單位在CAD普及之後實現信息化管理的主要内容。
目前各大企業或設計單位還面臨以下問題:
1、存在大量電子文檔、圖紙、紙質文件，難以進行有效，安全的管理；
2、電子文檔分散在不同的人員手中，人員流動、機器故障等會造成企業核心數據丢失；
3、查找利用文檔圖紙資料困難；
4、對文檔、圖紙的形成、借閱利用情況難以進行統計分析；
5、大量紙質文件的存在，管理難度大、隐患多；
6、人工管理成本高。
為解決以上問題，可借助潤普文檔管理系統，幫助企業搭建電子圖檔管理平台來實現數據存取，使企業經營管理、産品設計 、制造及物資供應等部門有機的集成在一起，使企業實現設計部門的設計信息共享及設計管理一體化。該平台通過對數據庫的設計，可以有效管理企業的各種圖紙、文檔、掃描圖片；可以按照不同部門、不同類型将文檔進行分類管理，嚴格權限控制保證各種圖紙、文檔在權限允許範圍内進行利用；實現對電子文檔的收集管理，避免企業核心數據丢失、洩密；提高CAD設計圖檔的工作效率；還可以通過文檔的管理和不斷積累，突破制約企業發展的瓶頸，推動企業信息化建設向前發展。
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