Word是職場中必會的辦公軟件之一,是你工作的效率額專業度的體現,但是Word文檔有一個很尴尬的問題:用不同版本的Word打開同一份文檔,版式都能千奇百怪,當你辛辛苦苦任勞任怨地排版好一份Word文檔發給老闆,由于軟件問題,很可能會造成以下三種車禍現場:
1.“這發給我的是什麼呀,打都打不開!”
2.“排版排得這麼差,這工作态度不行啊!”
3.“圖和文字都對不上号,這要讓我怎麼看?”
狀況一:發給對方的文檔對方打不開
自office 2007以來,Word文件的後綴名就由原來的.doc變成了.docx,在傳統的文件擴展名後面添加了字母x。而“.docx”是一種新的基于XML的壓縮文件格式,更加節約空間也更加安全。
狀況二:發給對方的文檔是亂版
如果對方的軟件也是Word2007或以上版本,恭喜你完美躲過了狀況一。但是,正如我們前面所說,Word文檔有一個很尴尬的問題:用不同版本的Word打開同一份文檔,版面都很可能有較大的差異。那麼怎麼确保别人在他電腦上打開的文檔版面和自己排好的文檔版面是完全一緻的呢?最完美的解決方案就是:把文檔另存成PDF格式發給對方。
PDF(Portable Document Format的簡稱)是一種便攜式文檔格式,最大的優勢就是可以固定文檔版面。也就是說:對于同一份PDF文檔,無論是哪台電腦的哪種PDF閱讀器打開,版面肯定都是一樣的。
狀況三:原件發了,但版面圖文不對照
文檔以PDF的格式發給對方,版面不會亂版固然好。但是這樣也有一個缺點:發給對方的PDF文件對方無法進行編輯。所以如果内容需要對方審閱批改,我們在發PDF給對方的時候,最好附上.docx原文件。
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