一、出納崗位流程

（一）款項的收付

1.收款

收款時應根據收到的款項不同而選擇開具相應的收據。

圖1 單欄式收據

（1）單欄式收據一般情況下不涉及數量金額，隻針對于特定的項目。

1）單欄式收據的填寫要求

A.填寫收款日期（必須為收款當日）；

B.填寫收款人名稱（被收款單位的全稱，不得簡寫）；

C.填寫具體的收款方式；

D.填寫實際的收款金額（需注意大寫數字的正确書寫規範）；

E.小寫金額的填寫需要與大寫金額一緻；

F.收款事由盡可能詳細。

備注：1.壹佰貳拾叁萬肆仟伍佰陸拾柒元捌角玖分，零，整/正；2.如果大寫數字前無人民币，需手動添加；3.如果沒有小數位數，元後邊需加整/正字；4.小寫數字前必須有“￥”； 5.小寫數字以元或者角結束的需要補零。

2）收款的審批流程

A.經辦人/收款人簽字；

B.如有審核人亦需簽字；

C.出納确認款項是否到賬（如果是現金收款，需加蓋現金收訖章，如果是轉賬收款，加蓋銀行收訖章）；

D.财務記賬。

圖2 多欄式收據

（2）多欄式收據适合應用于商品的銷售，涉及到具體的數量金額。

1）多欄式收據填寫的注意事項

A.收款當日應立即開出收款收據，不得推後也不得提前；

B.填寫收款人名稱時必須為被收款單位的全稱，不得簡寫；

C.品名及規格/單位/金額應為實際的銷售貨物，與合同/銷貨明細一緻；

D.大寫金額合計時，前後如有空格，應畫線标注；

E.小寫金額合計時，前邊得有“￥”；

F.所收款項目未将表格填滿時，小寫金額欄應自下而上從左往右畫通欄斜杠，以示項目結束。

2）多欄式審批流程與單欄式一緻。

（3）有效的收據需注意的事項

A. 收據在領取時均以蓋過本單位的公章/财務章，未加蓋章子的收據無效；

B. 收據的大小寫金額必須書寫規範幷一緻，金額不一緻視為無效；

C. 收據必須由相關負責人簽字并留底，未有簽字的收據視為無效；

D. 收據應有專人保管，在領取時應登記收據的票号，相關使用人應保證收據編号的連貫性，交回時保證收據的完整，如有斷号得承擔相應的責任。

2.付款

付款時我們一般習慣按照經濟業務的不同來填寫相應的單據。

圖3 借款單

借款單是在公司職員出差/購買辦公用品等需要預借款的時候填寫的單據，其款項支出将不會直接為公司帶來經濟利益，屬于費用類開銷。

（1）借款單填寫的注意事項

A.時間/金額的填寫規範參照收據的填寫方式；

B.借款人為填寫單據的人員，借款單不得代為填寫；

C.如需轉賬時填寫收款單位/個人名稱欄，如果是單位，必須為該單位的全稱，不得簡寫或有錯别字，如果是個人，需填寫身份證的名稱；

D.開戶行盡可能填寫詳細，有開戶行行号最佳；

E.借款理由盡可能詳細。

（2）借款單審批流程

A.借款人簽字；

B.根據權限選擇部門經理/總經理簽字；

C.财務複核；

D.出納打款并加現金/銀行蓋付訖章。

圖4 付款申請單

付款申請單是在采購商品時需要填寫的單據，其款項支出将會為公司帶來直接的經濟利益，屬于成本類開銷。

付款申請單的填寫方式/審批流程與借款單雷同。

二、費用報銷流程

員工出差/購買辦公用品等産生的費用将通過費用報銷流程進行核算。

圖5 費用報銷單

1.費用報銷單

費用報銷單是報銷的主要憑證。

（1）費用報銷單的填寫方法及注意事項

A.除原借款和應退（補）款兩項外，其餘可參考前邊的票據填寫方式；

B.原借款欄填寫的金額為在費用發生前報銷人員從公司借走的款項；

C.應退（補）款欄是借款減去報銷金額後的數字。

（2）費用報銷單

費用報銷單的報銷流程與借款單一緻。

2.支出證明單

支出證明單是為了證明因特殊原因而導緻發票無法取回的憑證。

圖6 支出證明單

支出證明單的填寫方法/報銷流程均一緻。

3.票據移交清單

票據移交清冊的填寫是将取回的帶有國地稅印章的發票進行整理分類填寫後粘附在費用報銷單後的票據。

圖7 票據移交清冊

票據移交清單的填寫方法

A.編号：如果一張移交清冊不夠用可附多張；

B.票據号碼：發票的編号；

C.票據名稱：火車票/餐費/住宿費/停車票/加油票等；

D.其他不變。

4.加/值班報銷明細表

加/值班報銷明細表的填寫是根據公司制度因加/值班而給予補助而編制的内部表格。

圖8 加/值班報銷明細表

（1）加/值班報銷明細表填寫方法

A.加班時間段：填寫具體的加班時間段，具體到分鐘；

B.小時數：具體的加班時點；

C.時補、餐補：根據公司制度計算時補及餐補；

D.其他：公司給予的其他補助；

E.合計：時補 餐補 其他；

F.加班事由：申請加班的理由。

（2）加/值班報銷明細表審批流程

A.報銷人編制表格；

B.相關負責人簽字審批。

5.出差補助清單

出差補助清單的填寫是根據公司制度因出差而給予補助而編制的内部表格。

圖9 出差補助清單

出差補助清單的填寫方式及審批流程同加/值班報銷明細表。

三、庫管崗位流程

（一）産品的領/退

1.産品的領取及退換

領/退産品單又稱出/入庫單，産品的領取與退換需要填寫領/退産品單。

圖10 領/退産品單

（1）領/退産品單的填寫方法及注意事項

A.編号：如果一次性産品領取品種較多，可填寫多張，按序填寫；

B.日期：領/退産品當日，不得提前或推後；

C.領/退部門：産品的使用部門；

D.領/退單号：自該表格開始填寫之日起，庫管人員應連續編号，不得斷号、重号，以備日後登記台賬/對賬使用；

E.領産品/退産品：根據業務需要進行選擇；

F.品名：領取物品的名稱（需與庫存登記名稱一緻，不得填寫簡稱、别稱）；

G.規格：同一産品不同型号的區分；

H.産品編号：産品入庫時的編号；

I.領/退數量：領/退人需要領取或者退貨的數量；

J.收/發數量：庫管實際收/發的數量；

K.領/退産品用途及說明：盡可能具體；

（2）領/退産品單的審批流程

A.由領退人/代理人/庫管在記錄人處簽字；

B.領退人簽字；

C.領退人簽字；

D.主管領導簽字；

E.庫管收/發産品并簽字。

2.領/退名單登記

産品領用記錄表是為了記錄并彙總各部門/個人對産品流向的登記。

圖11 産品領用記錄表

3.庫存台賬的登記

庫存産品日報表是為了便于彙總合計而登記的報表。

圖12 庫存産品日報表

庫存産品月報表是對日報表的彙總，是為了便于清點合計而登記的報表。

圖13 庫存産品月報表

（二）産品的購進

1.産品購進登記表

産品購進登記表是産品在采購入庫時登記的表格。

圖14 産品購進登記表

（1）産品購進登記表的填寫及注意事項

A.編号：如果一次性入庫産品種類較多可填寫多張表格，需連續編号；

B.時間：入庫當日時間；

C.交貨單位編号：對供應商進行編号（需要前期連續）；

D.供應商名稱：可寫簡稱但是如果名稱相同需明确區分；

E.産品名稱、規格：産品的全稱，産品入庫時的名稱直接影響到産品領用、銷售時的名稱使用；

F.産品編号：與庫房中的産品編号連續（不得跳号，斷号，重号）；

G.單位/數量：計量單位得統一，同一産品之間不得有多種計量單位，明确産品的數量；

H.單價、金額：采購成本的核算（相關人員後續補充亦可）；

2.産品購進日報表

産品購進日報表是根據購進登記表彙總登記的當日台賬。

圖15 産品購進日報表

産品購進日報表的填寫及注意事項

A.産品編号/名稱、規格：入庫時的編号及名稱；

B.昨日結存：必須與前一日庫存數一緻；

C.今日購進、今日退貨：産品購進登記表的彙總；

D.今日結存：昨日結存 今日購進-今日退貨；

E.增減：與原庫存相比，數量的變化。

3.産品購進月報表

産品購進日報表的彙總。

圖16 産品購進月報表

4.産品購進記錄表

根據供應商分類，登記購進明細。

圖17 産品購進記錄表

（三）産品的銷售

1.收貨款報告表

收貨款報告表是銷售人員每發生一筆銷售業務而登記的一類表格。

圖18 收貨款報告表

2.欠款确認書

欠款确認書是在銷售業務發生後，款項暫時無法收回，與客戶簽收的一種憑證。

圖19 欠款确認書

3.産品需求預算表

産品需求預算表是銷售人員預計對産品的需求量的一個估算，報備管理部門及庫房保管人員及時補充庫存而編制的。

圖20 産品需求預算表

四、其他應用報表

（一）物品的保管

1.低值易耗品的保管

（1）低值易耗品及辦公用品需求預算表

圖21 低值易耗品及辦公用品需求預算表

（2）低值易耗品及辦公用品購進月報表

圖22 低值易耗品及辦公用品購進月報表

（3）低值易耗品及辦公用品領用記錄表

圖23 低值易耗品及辦公用品領用記錄表

2.固定資産的保管

（1）固定資産需求預算表

圖24 固定資産需求預算表

（2）固定資産明細表

圖25 固定資産明細表

（二）保險櫃的使用

1.保險櫃清單

圖26 保險櫃使用明細

2.保險櫃使用明細登記表

圖27 保險櫃使用明細登記表

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