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excel數據透視表全程教程

輕松辦公系列進階課堂-OfficeExcel數據透視表和數據透視圖

（十一）

數據透視表中操作知識點

一、在數據透視表中顯示或隐藏項目或層次

要進一步優化數據透視表的布局，你可以在行标簽或列标簽中顯示或隐藏項目或層次。

• 顯示或隐藏項目

你可以在行标簽或列标簽中隐藏特定的項目，以便幫助消除數據透視表中不必要的信息。在行标簽或列标簽中隐藏項目會将該項目從報表中删除，但是這個項目仍然會顯示在标簽的下拉列表中。

1. 選擇你希望顯示或隐藏的一個或多個項目。
2. 右鍵單擊選定内容，指向“篩選”，然後單擊“隐藏所選項目”或“僅保留所選項目”。
3. 如果有些項目是隐藏的，而你希望顯示這些項目，請右鍵單擊相關項目，指向“篩選”，然後單擊“清除篩選”。

• 顯示或隐藏層次

你還可以隐藏不希望在報表中看到的層次。例如，你可能希望隐藏省/市/自治區這一層次，因為你所分析的國家/地區中沒有省/市/自治區的數據，并且你希望增強報表的可讀性。你可以隐藏聯機分析處理 (OLAP) （OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了優化的數據庫技術。OLAP 數據是按分級結構組織的，它存儲在多維數據集而不是表中。） 層次結構中最高層次與最低層次之間的層次。層次結構中的任何層次都可以随時被隐藏，除非它是唯一可用的層次（層次結構中隻有一個層次），或者它是唯一沒有被隐藏的層次。

注釋：此過程隻适用于連接到 OLAP 數據源的數據透視表。

1. 選擇你希望顯示或隐藏其層次的維度層次結構中的一個字段。
2. 在數據透視表中，右鍵單擊維度層次結構中的一個字段，指向“顯示/隐藏字段”，然後單擊“顯示所有字段”、“隐藏所有字段”或層次結構中的某個特定層次。

二、在數據透視表或數據透視圖中展開、折疊或顯示數據明細

在數據透視表或數據透視圖中，可以在一個操作中展開或折疊到數據明細的任意級别，甚至數據明細的所有級别。也可以展開或折疊到下一級别以外的明細級别。例如，從國家/地區級别開始，可以展開到城市級别，該級别可以同時展開省/市/自治區和城市級别。當處理許多級别的明細數據時，這可能是一個節省時間的操作。此外，還可以展開或折疊 OLAP 數據源中每個字段的所有成員。

你也可以查看用于聚合值字段中值的明細數據，或者可以查看數據透視圖中類别的明細數據。

• 顯示或隐藏數據透視表中的展開和折疊按鈕

盡管展開和折疊按鈕默認情況下處于打開狀态，但是可能會因打印報告而關閉了展開和折疊按鈕。必須打開展開和折疊按鈕才能使用這些按鈕展開或折疊報表中明細的級别。

若要顯示或隐藏展開和折疊按鈕，請在“選項”選項卡上的“顯示/隐藏”組中，單擊“ /- 按鈕”。

• 展開或折疊數據透視表中的明細級别

在數據透視表的列标簽中的項目或數據透視圖中的系列上，執行下列操作之一：

1. 單擊展開或折疊按鈕。

提示：也可以雙擊項目。

1. 右鍵單擊項目，選擇“展開/折疊”，然後請執行下列操作之一：

• 若要查看當前項的明細數據，請單擊“展開”。
• 若要隐藏當前項的明細數據，請單擊“折疊”。
• 若要查看字段中所有項的明細數據，請單擊“展開整個字段”。
• 若要隐藏當前項的明細數據，請單擊“折疊整個字段”。
• 若要查看下一級别以外的明細級别，請單擊“展開到‘<字段名>’”。
• 若要隐藏下一級别以外的明細級别，請單擊“折疊到‘<字段名>’”。
• 展開或折疊數據透視表中的明細級别

1. 右鍵單擊要顯示或隐藏其明細級别的類别标簽或數據系列（例如餅圖中的扇區或圓環圖中的圓環）。
2. 在單擊快捷菜單上，單擊要展開或折疊的級别，然後單擊“顯示明細數據類别名稱”或“隐藏明細數據類别名稱”。

• 顯示或隐藏數據透視表中值字段的明細數據

1. 右鍵單擊值區域中的單元格，然後選擇“顯示明細數據”。

提示：也可以雙擊字段。

1. 如果出現提示，請雙擊要顯示其明細數據的字段。
2. 值字段基于的明細數據放在新工作表中。
3. 若要隐藏明細數據，請删除新工作表。

注釋：

• 若要啟用或禁用對非 OLAP 數據源中此明細數據的訪問，請設置或清除“數據透視表選項”對話框中的“啟用顯示明細數據”複選框。有關詳細信息，請參閱數據透視表選項。
• 此設置不适用于 OLAP 數據源。

三、在數據透視表中顯示或隐藏屏幕提示和屬性

屏幕提示提供了有關數據透視表中字段的上下文信息或補充信息，例如聯機分析處理 (OLAP) （OLAP：為查詢和報表（而不是處理事務）而進行了優化的數據庫技術。OLAP 數據是按分級結構組織的，它存儲在多維數據集而不是表中。）多維數據集中的成員屬性。

• 顯示或隐藏上下文屏幕提示

上下文屏幕提示是有關字段的值、行或列的摘要信息。例如，如果将指針移動到值區域中某個單元格的上方，上下文屏幕提示将顯示當前值以及行和列的位置。當你處理大型報表時，如果不想更改布局或者不想滾動浏覽報表來查找或驗證此信息時，此上下文屏幕提示會非常有用。

1. 單擊數據透視表。
2. 在“選項”選項卡上的“數據透視表”組中，單擊“選項”。
3. 在“數據透視表選項”對話框中，單擊“顯示”選項卡，然後在“顯示”下選中“顯示上下文工具提示”複選框。

• 在屏幕提示中顯示或隐藏成員屬性

如果數據透視表連接到 Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services OLAP 多維數據集，而且多維數據集管理員已啟用了成員屬性信息的顯示，則将指針移動到字段上時，就可以在屏幕提示中顯示屬性值。例如，産品可能包含額外的屬性信息，如，産品密鑰、經銷價格以及存貨水平。你還可以控制在屏幕提示中顯示哪些特定的屬性信息。

注釋：此過程要求字段擁有在 OLAP 多維數據集上定義并啟用的屬性。要确定屬性是否可用，請右鍵單擊該字段，然後指向快捷菜單上的“在報表中顯示屬性”。如果快捷菜單顯示“(沒有定義屬性)”，則沒有要顯示的屬性。

1. 執行以下步驟可确保顯示數據透視表的成員屬性：

• 在“選項”選項卡上的“數據透視表”組中，單擊“選項”。
• 在“數據透視表選項”對話框中，單擊“顯示”選項卡，然後在“顯示”下選中“在工具提示中顯示屬性”複選框。

1. 右鍵單擊字段，指向快捷菜單上的“在工具提示中顯示屬性”，然後單擊“顯示所有屬性”、“隐藏所有屬性”或某個屬性标題。

• 在數據透視表中将成員屬性顯示為數據

在數據透視表中可以将成員屬性信息顯示為數據。例如，你可能要排序、篩選或打印屬性信息。

篩選成員屬性數據時，成員屬性标題會和字段名稱一起顯示。例如，如果顔色是“産品”字段的成員屬性，則你可以按顔色來篩選産品。

注釋：此過程要求字段具有在 OLAP 多維數據集上定義并啟用的屬性。要确定屬性是否可用，請右鍵單擊該字段，然後指向快捷菜單上的“在報表中顯示屬性”。如果快捷菜單顯示“(沒有定義屬性)”，則沒有要顯示的屬性。

1. 單擊數據透視表。
2. 執行以下步驟可确保顯示數據透視表的成員屬性：

• 在“選項”選項卡上的“數據透視表”組中，單擊“選項”。
• 在“數據透視表選項”對話框中，單擊“顯示”選項卡，然後在“顯示”下選中“在工具提示中顯示屬性”複選框。

1. 在維度層次結構中單擊要顯示其屬性字段的字段。

如果報表中沒有顯示所選屬性字段的級别，請單擊該字段，然後單擊“展開”按鈕

。

1. 在“選項”選項卡上的“工具”組中單擊“OLAP 工具”，然後單擊“屬性字段”。

将顯示“為維度選擇屬性字段”對話框。

1. 在“從級别中選擇屬性”列表中，單擊要為其顯示屬性字段的各個級别，然後雙擊要查看的屬性字段。
2. 在“要顯示的屬性字段”框中，使用 和 按鈕按你希望它們在報表中的顯示順序來組織屬性字段。
3. 确保選中“以大綱形式顯示此維度字段”複選框，然後單擊“确定”。

注釋：在列字段中，隻會顯示報表中顯示的最低級别明細中項目的屬性字段。要顯示其他級别的屬性字段，請将該字段移動到行标簽區域。

提示：還可以右鍵單擊标簽字段，指向快捷菜單上的“在報表中顯示屬性”，然後單擊“顯示所有屬性”、“隐藏所有屬性”或某個屬性标題。

四、在數據透視表或數據透視圖表中使用報表篩選

使用報表篩選可以在數據透視表或數據透視圖中方便地顯示數據子集。報表篩選有助于管理大量數據的顯示，并且有助于關注報表中數據的子集，如産品線、時間跨度或地理區域。

• 基于報表篩選項顯示報表中的另一組值

1. 根據數據透視表或數據透視圖上顯示的報表篩選中當前顯示的項 （項：數據透視表和數據透視圖中字段的子分類。例如，“月份”字段可能有“一月”、“二月”等項。），在包含該項的單元格中單擊箭頭 。
2. 請執行下列操作之一：

• 選擇單個項 單擊所需項。在分級字段中，單擊某一級旁邊的 來顯示下一級的項，或單擊 來顯示上一級的項，直到所需項顯示在列表中。
• 選擇多個項 單擊“選擇多項”複選框，然後單擊所需項。
• 顯示所有項的彙總 單擊“(全部)”。

注釋：假設 OLAP 數據源為 Microsoft SQL Server Analysis Services 版本 2005，如果它為單個項，則隻能選擇計算成員，當一個或多個項為計算成員時，不能選擇多個項。

• 在單獨的工作表上基于報表篩選項顯示報表中的每組值

可以在單獨的工作表上顯示每個報表篩選頁，該頁為與選定的報表篩選項匹配的值集。

1. 單擊數據透視表。
2. 在“選項”選項卡上的“數據透視表”組中，單擊“選項”旁邊的箭頭，然後單擊“顯示報表篩選頁”。
3. 在“顯示報表篩選頁”對話框中，選擇一個報表篩選字段，然後單擊“确定”。

• 排列多個報表篩選

如果你有多個報表篩選，則可以通過執行下列操作在數據透視表或數據透視圖上對它們進行排列：

1. 單擊數據透視表或數據透視圖的關聯數據透視表。
2. 在“選項”選項卡上的“數據透視表”組中，單擊“選項”。
3. 在“數據透視表選項”對話框中，單擊“布局和格式”選項卡。
4. 在“布局”下的“在報表篩選區域中顯示字段”列表框中，執行下列操作之一：

• 選擇“垂直并排”以在處理其他列之前，将字段添加到報表篩選區域中時，在該區域中首先從上到下顯示字段。
• 選擇“水平并排”以在處理其他行之前，将字段添加到報表篩選區域中時，在該區域中首先從左到右顯示字段。

1. 在“每列報表篩選字段數”或“每行報表篩選字段數”框中，鍵入或選擇基于“在報表篩選區域顯示字段”的設置處理其他列或行之前要顯示的字段數。

下一節：《輕松辦公系列進階課堂-OfficeExcel數據透視表和數據透視圖（十二）計算和總計（1）》

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