在溝通過程中，首先，看一看信息的發送。請注意，這裡指的信息，包括信息、思想和情感。在溝通中，發送的不僅僅是信息，還有思想和情感。在發送信息的時候，需要注意以下幾個問題：

問題1 選擇有效的信息發送方式（How）

當你在工作中要發送一個信息，首先要考慮到用什麼方法去發送，而這些發送方法是我們在工作中經常用到的方法。

想一想，你在工作中，經常通過哪些方法與别人溝通？有電話、E-mail、傳真、也有面對面的會議溝通等方式。

◇發送信息首先要考慮選擇正确的方法

在我們溝通的過程中，我們為了完成一個良好的溝通效果，首先要選擇正确的方法，因為不同方法之間的差距是非常大的。在任何一次溝通的過程中，我們都會發送信息、思想和情感。

◇發送方式要根據溝通内容偏重度來選擇

例如：你的一份報告傳給你的同事或交給你的上級，更多的是一種信息的溝通；我們在和客戶一起溝通的過程中，更重要的是為了增加你和客戶之間的感情和信任，這個時候，信息是次要的，情感是主要的。所以說，在我們選擇方法的過程中，首先要考慮到我們的内容本身是以信息為主還是以思想和情感為主，根據這兩個不同内容來選擇合适的方法。

介紹幾種常用的信息發送方式：

(1)電子郵件

現在越來越普及的一種方法就是E-mail（電子郵件）。電子郵件日益得到了最廣泛的應用，已經成為一種非常流行并且常用的溝通方式。現在許多員工上班的第一件事就是打開電腦，看一看自己的電子郵件。那麼電子郵件是屬于語言溝通還是肢體語言溝通呢？回答是電子郵件是一種典型的書面語言溝通。

◇電子郵件的優勢。可以傳遞大量的、準确的信息，甚至很多動畫片都可以通過電子郵件來傳遞。在溝通大量信息的時候，用電子郵件是非常好的一種方法。

◇電子郵件的不足之處。一個非常重要的不足之處是：不可能很好的傳遞你的思想和情感。當你和對方要交流的是情感的時候，電子郵件這種方式就不利于去溝通情感。以前很多人同朋友溝通時都使用電話，而現在用電子郵件溝通的時間多了，朋友逐步變成了陌生的人。如果你和你的親人長期不見面，采用電子郵件來溝通，時間長了，你的感情也會慢慢地淡化。現在流行一句話：你在網上聊天時，你不知道對方是人還是鬼。

(2)電話

電話是我們傳統而常見的一種溝通方式。我們知道電話的溝通也是語言溝通的一種，但是電話的語言溝通裡不僅僅包含你說的内容，也包含了一些你說話的抑揚頓挫的語氣，這也是一種肢體語言的表現，這種肢體語言能夠傳遞給對方一定的情感和思想。所以說電話包含一定的信息，也包含一定的思想和情感，對信息和思想、情感兩者之間都有所包含。

◇電話與電子郵件的比較。電話包含的信息量和E-mail的信息量，當然電話的信息量會更少一些，有時候可能會更不準确一些，因為口頭語言不如書面語言準确。由于在電話溝通中，對方不可能一下子記住太多的信息，他會遺忘，所以說電話是一種對一些短小的信息、簡單思想情感傳遞的有效方式。如：“你是否能夠開會”、“明天你是否來辦公室”等，工作中在确認某件事情的時候，用電話是非常好的。同時，我們還注意到電話有一個特别好的優勢，就是它的速度快，能夠及時地做出某一個決定。當我們當發生緊急情況，首先會想到是撥打110、119電話而不是發E-mail。

(3)開會或者面對面談話

上面兩種方式，你認為哪種方式是最好的溝通方式呢？回答是面對面的方式是最好的溝通方式。當有可能選擇的時候首先選擇面對面談話。但是，現在的通訊設備發展迅速，很多員工在溝通的過程中，由于習慣，他首先會選擇電話或者選擇E-mail，而忘了最好的方式是面對面談話。

問題2 何時發送信息（When）

要選擇合适的時間。

問題3 确定信息内容（What）

發送傳遞信息内容的兩種方式：一種是語言，另一種就是肢體語言。在同别人溝通的時候，你說什麼話是很重要的，但隻有加入相應的肢體語言，你所要傳遞的信息内容才會更加确切。隻注重語言卻不注重肢體語言，溝通效果會非常不好的。就像我們每一個人每天都會聽到很多的口号，如：歡迎光臨。是否讓你感覺到真正的歡迎光臨呢？很少感覺到。我們接受到的僅僅是“歡迎光臨”這四個字帶給我們的信息，卻沒有通過她喊這句話時肢體語言傳遞給我們顧客的情感。所以說，在選擇具體内容的時候，我們一定要确定要說哪些話，用什麼樣的語氣、什麼樣的動作去說，這些在溝通中非常重要。

問題4 誰該接受信息（Who）

我們在發送信息的時候還需要考慮以下問題：

◇誰是你的信息接受對象？

◇先獲得接受者的注意

◇接受者的觀念

◇接受者的需要

◇接受者的情緒

問題5 何處發送信息（Where）

發送信息時，還需要考慮在什麼樣的環境和場合下發送給對方。

現在對場地的選擇已經越來越引起人們的注重。在實踐中很多管理者已經越來越認識到：環境對溝通效果的影響非常大。但在我們工作中，特别是上下級之間的溝通，通常是在上級主管的辦公室中進行，在這樣的環境下進行溝通達不到好的效果。

發送信息時需要注意哪幾個問題？

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