上一篇：02-Excel的基礎知識

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從 Excel 2007 版開始，Excel 的工作界面風格就一直延續至今，其中設置了一些便捷的工具欄和按鈕，如【快速訪問工具欄】、【拼寫檢查】按 鈕、【分頁浏覽】按鈕和【顯示比例】滑動條等。

Excel 2010工作界面

Excel 2016工作界面

Excel 365工作界面

由于目前最新版本的Excel 2019隻能在Windows 10系統中安裝，限制了其在國内的用戶使用群體。本篇将以在 Windows 7 和 Windows 10 系統中用戶使用最多的 Excel 2016 版為例，介紹 Excel 的工作界面。

啟動 Excel 2016 後，将打開圖 1-7 所示的啟動界面。該界面的左側為最近使用的文檔列表和【打開工作簿】選項，用戶可以通過其打開最近打開的 Excel 文檔或電腦中保存的其他 Excel 文件。

Excel 2016的啟動界面

上圖所示的啟動界面的右側為 Excel 新建工作簿模闆列表，其中【空白工作簿】選項用于創建新的 Excel 工作簿，單擊該選項後，将創建一個新的 Excel 工作簿并打開下圖所示工作界面。

Excel 2016的工作界面

在 Excel 工作界面中，功能區選項卡是 Excel 窗口界面中最重要元素，通常位于标題欄的下方。由一組選項卡面闆所組成，單擊選項卡标簽可以切換到不同的選項卡功能闆。

在 Excel 的功能區選項卡中，當前選中的選項卡也稱為“活動選項卡”。每個選項卡中包含了多個命令組(例如“剪貼闆”命令組、“字體”命令 組、“對齊方式”命令組)，每個命令組通常由一些相關命令組成。

例如，下圖所示的【字體】命令組。

【開始】選項卡【字體】命令組中的各種命令控件

通過執行命令組中的各種命令控件，用戶可以執行 Excel 所提供的各種功能(參見01-Excel概中關于Execl主要功能的介紹)。

在 Excel 功能區選項卡中主要選項卡的功能說明如下。

該選項卡是一個比較特殊的功能區選項卡，其由一組命令列表及其相關的選項區域組成，包含【信息】、【新建】、【打開】、【保存】、【另存為】、【曆史記錄】等選項。

選擇【文件】選項卡後顯示的菜單

選擇命令列表中的不同選項，将顯示不同的選項區域，例如：

• 選擇【信息】選項，在顯示的選項區域中，可以設置保護、檢查、管理工作簿，并設置浏覽器視圖選項(即用浏覽器查看工作簿時，可以看到的内容)。

【打開】選項區域

• 選擇【新建】選項卡，在顯示的選項區域中用戶可以新建空白工作簿，或使用 Excel 工作簿模闆創建新工作簿。

【新建】選項區域

• 選擇【打開】選項，在顯示的選項區域中，用戶可以選擇打開 OneDrive(微軟公司提供的雲存儲服務)或當前電腦中保存的工作簿文件。此 外，單擊【浏覽】選項，還可以通過打開的打 開【打開】對話框，打開電腦或局域網中的Excel 工作簿文件。

【打開】選項區域

• 選擇【保存】選項，将立即保存當前打開的工作簿文件(若當前工作簿從未執行過“保存”操作，将打開【另存為】選項區域)。
• l選擇【另存為】選項，在打開的選項區域中， 用戶可以選擇工作簿文件的保存位置，單擊 【浏覽】選項，在打開的【另存為】對話框中用戶可以設置工作簿文件的具體保存位置。

【另存為】選項區域

• 選擇【打印】選項，在顯示的選項區域中用戶可以設置打印工作簿的打印機、打印份數、打印排序、打印方向、紙張、邊距和縮放等參數。在選項區域的右側，Excel 會顯示當前選中 工作簿的打印預覽效果，在其中确認打印效果後，單擊【打印】按鈕即可打印工作簿。

【打印】選項區域

• 選擇【共享】選項，在顯示的選項區域中用戶可以設置将當前工作簿保存到“雲”(OneDrive)，從而實現與網絡用戶的共享;或者通過發送“電子郵件”，将當前工作簿作為郵 件的附件（或鍊接）發送給指定的郵件聯系人。

【共享】選項區域

• 選擇【導出】選項，在打開的選項區域中用戶可以将當前打開的工作簿導出為 PDF、XPS 格式的文檔，或将工作簿的文件格式類型修改為模闆、OpenDocument 電子表格(.dos 文件)、啟用宏的工作簿或二進制工作簿。

【導出】選項區域

• 選擇【發布】選項，在顯示的選項區域中，用戶可以将當前工作簿文件發布到 Power BI。

【發布】選項區域

• 選擇【關閉】選項，将立即關閉當前打開的工作簿(若當前工作簿尚未保存，Excel 将打開提示對話框，提示用戶保存工作簿)。
• 選擇【賬戶】選項，在打開打開的選項區域 中，用戶可以選擇登錄 Office，查看關于Excel 軟件的許可條款、支持、産品 ID，或者更改當前軟件的産品密鑰。

【賬戶】選項區域

選擇【選項】選項，将打開【Excel 選項】對話框(該對話框的作用将在後面詳細介紹)。

【開始】選項卡包含 Excel 中最常用的命令，包括【剪貼闆】、【字體】、【對齊方式】、【數字】、【樣式】、【單元格】和【編輯】等 7 命令組，用于基本的剪貼數據、字體格式化、單元格對齊、單元格格式和樣式設置、條件格式、單元格和行列的插入删除以及數據編輯。

【開始】選項卡

下圖所示的【插入】選項卡包含了所有可以插入到工作表中的對象，主要包括圖表、圖片和圖 形、剪貼畫、SmartArt 圖形、迷你圖、藝術字、符号、文本框、鍊接、三維地圖等，也可以通過該選項卡創建數據透視表、切片器、數學公式和表格。

【插入】選項卡

【頁面布局】選項卡包含了用于設置工作表外觀的命令，包括主題、圖形對象排列、頁面設置 等，同時也包括了打印表格所使用的頁面設置和縮放比例等。

【頁面布局】選項卡

【公式】選項卡包含與函數、公式、計算相關的各種命令，例如【插入函數】按鈕 、【名稱管理器】按鈕 、【公式求值】按鈕 等。

【公式】選項卡

【數據】選項卡包含了與數據處理相關的命令， 例如【獲取外部數據】、【排序和篩選】、【分級顯示】、【合并計算】、【分列】等。

【數據】選項卡

【審閱】選項包含【拼音檢查】、【智能查找】、【批注管理】、【繁簡轉換】以及工作簿和工作表的權限管理等命令。

【審閱】選項卡

【視圖】選項卡包含了窗口界面底部狀态附近的幾個主要按鈕功能，包括【工作簿視圖切換】、【顯示比例縮放】和【錄制宏命令】等。此外， 還包括【窗口凍結和拆分】、【網格線】、【窗口元素顯示】等命令。

【視圖】選項卡

【開發工具】選項卡在 Excel 默認工作界面中不可見，用戶可以通過【Excel 選項】對話框是其顯示。該選項卡主要包含使用 VBA(Visual Basic Application)進行程序開發時需要用到的各種命令，如下圖所示。

【開發工具】選項卡

【背景消除】選項卡在默認情況下不可見，僅在對工作表中的圖片使用【删除背景】操作時顯示在功能區宏，其中包含與圖片背景消除相關的各種命令。

【背景消除】選項卡

【加載項】選項卡在默認情況下不可見，當工作簿中包含自定義菜單命令和自定義工具欄以及第三方軟件安裝的加載項時會顯示在功能區中。

除了軟件默認顯示和自定義添加的功能區選項卡以外，Excel 還包含許多附加選項卡。這些選項 卡隻在進行特定操作時顯示，因此也被稱為“工具選項卡”。下面将簡要介紹常見工具選項卡。

選中圖表時，功能區中将顯示如下圖所示的圖表設置專用選項卡，其中包含【設計】和【格式】兩個子選項卡。

• 【圖表工具】|【設計】選項卡

選中圖表時顯示的【設計】選項卡

• 【圖表工具】|【格式】選項卡

用于設置圖表元素格式的【格式】選項卡

選中 SmartArt 圖形時，将顯示如下圖所示的【SmartArt工具】選項卡，該選項包含【設計】和【格式】兩個子選項卡。

• 【SmartArt工具】|【設計】選項卡

選中SmartArt圖形時顯示的【設計】選項卡

• 【SmartArt工具】|【格式】選項卡

用于設置SmartArt圖形對象格式的【格式】選項卡

在選中圖形對象時，Excel 将顯示如下圖所示的【格式】子選項卡，用于設置圖形的格式。

【繪圖工具】|【格式】選項卡

在選中頁眉和頁腳并對齊進行操作時，将顯示如下圖所示的【設計】子選項卡。

【頁眉和頁腳工具】|【設計】選項卡

在選中迷你圖對象時，将顯示如下圖所示的【設計】選項卡。

【迷你圖工具】|【設計】選項卡

在選中數據透視表區域時，将顯示如下圖所示的選項卡，其中包含【分析】和【設計】兩個子選項卡。

• 【數據透視表工具】|【分析】選項卡

選中數據透視表後顯示的【數據透視表工具】|【分析】選項卡

• 【數據透視表工具】|【設計】選項卡

用于設置數據透視表樣式的【設計】選項卡

在選中數據透視圖時，将顯示如下圖所示的【數據透視圖工具】選項卡，包含【分析】、【設計】和【格式】等 3 個子選項卡。

• 【數據透視圖工具】|【分析】選項卡

選中數據透視圖後顯示的【數據透視圖工具】|【分析】選項卡

• 【數據透視圖工具】|【設計】選項卡

【設計】選項卡

• 【數據透視圖工具】|【格式】選項卡

【格式】選項卡

在使用Excel功能區選項卡操作表格對象時，所有功能區選項卡的最左側都有一個【折疊功能區】按鈕，單擊該按鈕，可以将功能區隐藏

此時，隻Excel工作界面中将隻顯示功能區選項卡的标簽。

隐藏功能區後的Excel工作界面

若要恢複功能區選項卡的顯示，隻需要選擇任意一個選項卡标簽，并單擊選項卡右側的【固定功能區】按鈕即可。

重新顯示功能區，并固定功能區選項卡

Excel 各個版本工作界面中的快速訪問工具欄位于界面的左上角(如下圖所示)，它包含一組常用的快捷命令按鈕，并支持自定義其中的命令，用戶可以根據工作需要添加或删除其所包含的命令按鈕。

Excel快速訪問工具欄中默認顯示的命令按鈕

快速訪問工具欄默認包含【保存】按鈕、【撤銷】按鈕 、【恢複】按鈕 等 3 個快捷命令按鈕。單擊工具欄右側的【自定義快速訪問工具 欄】按鈕 ，可以在彈出的列表中選擇在快速訪問工具欄中顯示更多的内置命令按鈕，例如【快速打印】、【拼寫檢查】和【新建】等。

Excel 工作界面中包含了多種命令，這些命令通過多種不同類型的控件顯示或隐藏在界面窗口中。下面将簡要介紹命令組中各種命令控件的類型及其功能說明。

按鈕(Button)可以通過單擊執行一項命令或一項操作。以工作界面底部狀态欄為例，其中包括的 【普通】、【頁面布局】和【分頁預覽】按鈕，用于切換當前 Excel 窗口的視圖模式。

Excel狀态欄上用于切換視圖模式的三個按鈕

切換按鈕(ToggleButton)可以通過單擊按鈕在“激活”和“未激活”兩種狀态之間來回切換。 例如【審閱】選項卡中的【顯示所有批注】和【顯示墨迹】切換按鈕。

• 激活狀态下的切換按鈕

激活切換按鈕，顯示工作表中的所有批注

• 未激活狀态下的切換按鈕

未激活的【顯示所有批注】切換按鈕

下拉按鈕(DropDown)包含一個黑色倒三角标識符号，通過單擊下拉按鈕可以顯示詳細的命令列表或圖标庫，或顯示多級擴展菜單。例如單擊【公式】選項卡中的【自動求和】下拉按鈕，将顯示下圖所示的命令列表。

單擊【自動求和】下拉按鈕彈出的命令列表

又如，單擊【插入】選項卡中的【形狀】按鈕将顯示如下圖所示的圖标庫。

單擊【形狀】下拉按鈕後彈出的圖标庫

拆分按鈕(SplitButton)是一種由按鈕和下拉按鈕組成而成的按鈕形式。單擊拆分按鈕可以執行特 定的命令，而單擊其下方的下拉按鈕則可以在彈出的下拉列表中選擇其他相近或相關的命令。例如【開始】選項卡中的【粘貼】拆分按鈕。

單擊【粘貼】拆分按鈕後彈出的下拉列表

文本框(TextBox)可以顯示文本，并且允許用戶對其中的内容進行編輯。例如功能區下方的名稱框。

功能區下方的名稱框

庫(Gallery)包含了一個圖标容器，在其中顯示一組可供用戶選擇的命令或方案圖标。例如【圖标工具】|【設計】選項卡中的【圖表樣式】庫，單擊右側的上/下三角箭頭按按鈕，可以切換顯示不同行中的圖标項。

【圖表樣式】庫

單擊上圖中【圖表樣式】庫右下角的擴展按鈕，可以 顯示庫内容。

組合框(ComboBox)由文本框、下拉按鈕和列表框組合而成，用于多種屬性選項的設置。通過單擊其右側的倒三角按鈕 ，可以在彈出的下拉列表框中選取列表項，被選中的列表項會顯示在組合框的文本框中。另外，用戶也可以直接在組合框的文本框中輸入具體的選項名稱後，按下 Enter 鍵确認，使選擇生效。常見的組合框如【開始】選項卡中的【字體】組合框。

【字體】組合框既可以輸入文本也可以顯示下拉列表

微調按鈕(SpinButton)包含一對方向相反的三角箭頭按鈕，通過單擊箭頭按鈕，可以對文本框中的數值大小進行調節。例如【頁面布局】選項卡中的【縮放比例】微調按鈕。

複選框(CheckBox)與切換按鈕的功能類似，通過單擊複選框可以在【選中】和【取消選中】兩個選項狀态之間來回切換。例如上圖中【頁面布 局】選項卡中的【查看】、【打印】複選框。

對話框啟動器(Dialog Box Launcher)是一種特殊的按鈕，它位于功能區選項卡中命令組的右下 角，并與其所在的命令組功能相關聯。對話框啟動器顯示為斜角箭頭按鈕：

【頁面設置】命令組右下角的對話框啟動器

單擊該按鈕可以打 開與特定命令組相關的對話框，例如單擊【頁面布局】選項卡【工作表選項】命令組中的對話框啟動器，将打開如下圖所示的【頁面設置】對話框。

單擊對話框啟動器打開相應的對話框

選項按鈕(OptionButton)也稱為“單選按鈕”通常由兩個以上的選項按鈕成組出現。單擊選中其中一個選項按鈕後，将自動取消其他選項按鈕的選中狀态。例如上圖對話框中的【打印程序】組中【先列後行】和【先行後列】單選按鈕。

編輯框(EditBox)由文本框和文本框右側的折疊按鈕組成，文本框内可以直接輸入或編輯文本，單擊折疊按鈕可以在工作表中直接框選目标區域， 目标區域的單元格地址會自動填寫在文本框中， 例如在【插入】選項卡中單擊【表格】按鈕，打開【創建表格】對話框中的【表數據的來源】編輯框。

Excel 中許多常用操作除了可以通過功能區選項卡上選擇對應的命令控件執行以外，還可以在快捷菜單中選定執行。在 Excel 中，單擊鼠标右鍵就可以顯示快捷菜單，菜單中顯示的内容取決于當前選中的對象。

右擊Excel單元格時，彈出的快捷菜單

在使用 Excel 時，使用快捷菜單可以使命令的選擇更加快速有效。例如，在選定一個單元格後右擊鼠标，在彈出的菜單中将顯示包含單元格格式操作等命令的快捷操作。

上圖中顯示在菜單上方的工具欄稱為“浮動工具欄”，主要包含了單元格格式的一些基本命令，例 如【字體】、【字号】、【字體顔色】、【格式刷】等。

除了快捷菜單以外，用戶還可以在 Excel 中借助快捷鍵來執行命令，按下 Alt 鍵将在當前功能區選項卡上可執行的快捷鍵提示，如下圖所示，根據提示鍵可以執行許多快捷操作。

按下Alt鍵在功能區選項卡上顯示可執行的快捷鍵

例如，在上圖所示的提示下

• 按下“1”鍵可以打開【另存為】界面；
• 按下“2”鍵可以打開【撤銷】列表；
• 按下“3”鍵可以執行【恢複】命令；
• 按下F 鍵可以打開【文件】選項卡；
• 按下 H 鍵可以打開【開始】選項卡；
• 按下 N 鍵可以打開【插入】選項卡；
• 按下 M 鍵可以打開【公式】選項卡；
• 按下 F 鍵可以打開【頁面布局】選項卡；
• 按下 A 鍵可以打開【數據】選項卡；
• 按下 R 鍵可以打開【審閱】選項卡；
• 按下 W 鍵可以打開【視圖】選項卡；
• 按下 L 鍵則可以打開【開發工具】選項卡。.

以執行【公式】選項卡中【定義名稱】命令組内【名稱管理器】命令按鈕為例，依次按下 Alt 鍵、M 鍵，打開下圖所示的【公式】選項卡，然後按下 N 鍵即可。

掌握快捷鍵的應用方法後，在日常工作中反複使用，就可以逐漸脫離鼠标使用鍵盤完成對 Excel 報表的操作，從而大大提高表格處理效率。

此外，Excel工作界面中處理表格時，還有一些可以快速執行某些操作或切換的快捷鍵，這些快捷鍵通常與Ctrl、Alt或Shift鍵組合使用，理解這些快捷鍵的作用，找到與自己工作相關的快捷鍵，并通過刻意地練習掌握它們的使用方法，對于提高Excel軟件的使用效率，非常重要。

• Ctrl：control控制，用于選擇時按住Ctrl常用于選擇不連續的單元格或表格。
• Alt ：alternative替代，
• Shift：shift轉換，用于選擇時按住Shift常用于選擇連續的單元格區域或表格

下面将簡單介紹一些常用Excel快捷鍵，及其功能。

Excel中的快捷鍵-1

Excel中的快捷鍵-2

Excel中的快捷鍵-3

關于Excel快捷鍵的使用，用戶可以通過具體的案例操作，反複練習，最終熟練掌握。

下一課：04-Exce的基本設置

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