外貿跟單基本流程：

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有

(1) 接單

(2) 跟進生産

(3) 催審單證

(4) 出貨跟蹤

(5) 制單結彙

一、接單

1.接單的形式：在出口貿易中，最常見的是：

（1）合同：

（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草拟，後者由買方草拟。

（2） 确認書；

（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨确認書（SALES CONFIRMATION）和購貨确認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般适用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特産等。

而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。 還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。

要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到後要回複，不能置之不理，否則算默認。

2．接單的程序： 詢盤，發盤，還盤，接受等環節。

（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發盤：（OFFER）又叫報價。

是賣方向買方提出各項交易條件，并願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種确定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。

（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)

（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種确定的表示。

3.審單：即審核合同

審單内容： 産品名稱、規格 質量 數量 單價、總額 價格條款 付款方式 包裝要求 交貨期 交貨方式。

審單方法：

（1）産品名稱，規格： 審查時産品代碼/型号是不是自身的産品？與我們的産品資料能否對上号？有很多公司和企業産品名稱的代碼/型号同時也代表了規格。

（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形态和内在質量的綜合。

（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有适當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1、客戶下單有的會将單價标出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？

2、通常我們以美元為結算貨币，但也有以其它币種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨币。（英鎊，港币，歐元）

（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB （free on board, …named port of shipment）船上交貨價（指定裝運港的價格條件）

CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本 保險費 運費（指定目的港）價格。FCA (free carrier) （用于空運）by air

（6）付款方式審查：

1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的貨币能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的産品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（内包裝，外包裝，标簽 hangtag, price tag ，說明書, 唛頭 shipping mark）

（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及

時籌備到貨物，并裝船送達。

（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

寄目錄，樣本： 準備樣品。

（1） 工廠現有的款式

（2） 新款

（3） 客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行确認。特别是新品可能要反複修改幾次。跟單員一定要保存好最終的确認樣品，以免客人在下單時找不到确認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

A： 有完整的産品資料，主動進行宣傳。

B： 新品的成本，價格要進行核算。

C： 新品的制作要留有實樣。

D： 客戶的來樣要保存好原樣。

形式發票：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外彙，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。

為了區别于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同号，形式發票号，開出日期）。 産品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或彙款。

二、跟進生産

簽訂合同後跟單的主要程序：

以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結彙等環節。

我們将這些程序概括為：

備貨及生産跟單 • 催審單證 • 訂倉裝船 • 制單結彙

1.生産跟單

産前批辦：準備顔色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，産前樣辦等給客人批，OK後開始生産大貨

2. 生産進度跟蹤（進度跟蹤表，訂單号，交貨日期，生産進度，問

題解決）

3. 安排QC驗貨 （中期驗貨，走貨前驗貨）

4. 準備出貨

三、催審單證：

大多數的支付方式是L/C。對安全收彙有保障，因它是銀行信用。隻要所裝運貨物與信用證條款一緻，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證：審開證人和受益人是否正确，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特别條款等。

改證：審證後發現問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

四、出貨跟蹤

訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。

按CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。

首先： 出貨裝櫃：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，制作裝箱單，跟蹤裝櫃等。A． 貨櫃選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20’ (29 – 30立方/17.5噸) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40’H (68 –71立方/27.5噸)

B．制作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛淨重，包裝尺碼，總體積，箱号，唛頭等。

C．跟蹤裝櫃：出貨前一天通知有關人員并确定出貨數量的準确性。協助生産部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個櫃内有幾種貨，每一規格的産品要留一二箱放于貨櫃尾部用于海關查貨用。

按FOB成交的，隻要将貨物送到指定裝貨港即可

五、制單結彙：

是出口貨物跟單的最後一個環節。

A.制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的内容制作各種單據。要在L/C的有效期内将單據送交銀行。出口單據主要有：彙票，發票，海關發票，提單，裝箱單，産地證，商檢證，保險單等。

B.結彙:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正确，完整，及時，簡明，整潔。

生産企業跟單（工廠跟單）

生産過程跟單的流程：

1、下達生産通知書。跟單員接到客戶訂單後，應将其轉化為生産通知單。通知單要明确客戶所訂産品的名稱，規格型号，數量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生産能力。 生産通知單下達後，要分析企業的生産能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什麼措施？要不要外包？

3、制定生産計劃。

4、跟蹤生産進度

跟蹤生産進度的表單：生産日報表，生産進度控制表，生産異常處理表，生産線進度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意後方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用将貨出去。二就隻好取消訂單了。

6. 有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什麼？能否接收？如我們的貨已生産的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

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