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巧用複制,隻複制Excel中的數據,去除公式
最近一直忙于進行學生學籍檔案的錄入,使用的Office Excel 2007,在錄入過程中有幾列是應用公式得出的,但是到把這些數據上傳到中小學學籍管理系統網站的時候,發現應用公式的這些數據都被認為是錯誤的。隻能是重新一個一個的輸入,後來,在無意中把裡面的數據複制到另一個Excel中時,發現原來應用公式的數據複制過來,公式卻去除了,這樣就免得重新輸入了。
在錄入學籍電子檔案的時候,有幾項,如:身份證,學籍号,性别,出生年月等。學籍号是按順序輸入,但位數是16位,超過15位,隻能轉化成文本來輸入,但是文本類型不能直接運用句柄來拖動輸入,後來,運用公式來輸入;性别、出生年月可以使用公式從身份證中取出。在以為大功告成時,上傳的時候卻出現一大堆錯誤,仔細查看錯誤信息,發現是應用公式的數據被認為是錯誤的。隻能重新輸入,要重新輸入學籍号、性别和出生年月等信息,全校一千多人,要輸完需要很長時間。經過一天左右,終于把學籍号和性别這兩項輸完了,但還有出生年月,要yyyy-mm-dd格式,輸入一部分後,上傳還是出現很多錯誤,想以班為單位的分出來,所以把全校的學籍檔案數據以班為單位複制到另一個Excel文件中,意外發現原來出生年月這一列應用的公式不見了,隻保留數據,這樣就不用一個一個數據地輸入了,隻把全校數據以班為單位分出來就行了。
試一下,把應用公式從身份證中取出的性别和出生年月這兩列數據複制到另一個電子表格中時,也發現隻複制數值,把公式去除了。害得忙了一天,還好,以後再出現這樣的情況就不會那樣忙了。
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