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電腦簡單小常識

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十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能隻襯在表頭下面呢? 1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下“插入”按鈕，将圖片襯于整個工作表下面。 2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠标在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。 3.按“格式”工具欄上的“填充顔色”右側的下拉按鈕，在随後出現的“調色闆”中，選中“白色”。經過這樣的設置以後，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。 提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。 十二、用連字符“&”來合并文本 如果我們想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能将它搞定(此處假定将B、C、D列合并到一列中)。 1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。 2.再次選中D1單元格，用“填充柄”将上述公式複制到D列下面的單元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列對應的單元格中。 3.選中E列，執行“複制”操作，然後選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“确定”按鈕，E列的内容(不是公式)即被複制到F列中。 4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果删除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，将公式轉換為不變的“值”。

生成績條 常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這裡給出一種用函數實現的簡便方法。 此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為标題，第2行為學科名稱。 1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW() 4)/3) 1)，COLUMN())))。 2.再次選中A1單元格，用“填充柄”将上述公式複制到B1至G1單元格中；然後，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”将上述公式複制到A2至G185單元格中。 至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。 3.調整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在随後出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。 4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然後按住鼠标左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。 按“打印”按鈕，即可将成績條打印出來。 十四、EXCEL幫你選函數 在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合适。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小範圍，挑選出合适的函數。 執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然後單擊“轉到”按鈕，系統即刻将與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速确定所需要的函數。 十五、同時查看不同工作表中多個單元格内的數據 有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的内容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。 執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠标選中需要查看的單元格後，再單擊“添加”按鈕。重複前述操作，添加其它“監視點”。 以後，無論在哪個工作表中，隻要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格内的數據和相關信息。 十六、為單元格快速畫邊框 在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。 單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在随後彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。 單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。 提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顔色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顔色”按鈕，在随後彈出的調色闆中選中需要的顔色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。 例如我們将光标定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然後在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，将“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“标題”和“錯誤信息”欄中分别填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。 很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正确“樣式”的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測标準，讓你的Excel展示出與衆不同的光彩呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更适合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的内容。 那麼如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的标簽名“Sheet1”，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的标簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的标題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格内容的單元格中随便寫點什麼，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應内容了。 但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要将多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎麼辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然後在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這裡我們選擇“格式”一項，點“确定”後，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數隻是針對數字，其實隻要是寫進表格中的内容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。 在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分别是：“=UPPER(源數據格)”，将文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，将文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，将文本轉換成“适當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然後在目标單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車後得到的結果将會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然後我們在目标單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那麼我們得到的結果就将是“Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格内容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特别是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就隻須在目标單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符後的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。

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