采購人員對其經辦的産品，若能了解材料來源，組合過程，基本功能，品質，用途，成本等，将有助于供應商的溝通，并避免吃虧上當。有了專業知識，采購人員就更能主動開發新來源或替代品，且有助于降低采購成本。　　　

除此之外，采購員需要了解購買的物品，了解産品的原理，性能要求，了解市場行情，價格走勢，需要了解供應商的實力，供應商報價的合理性，實地考查供應保證能力，需要極強的談判能力和計劃能力，有能力在保證供應的同時保證價格和品質标準。

總的來說，作為專業采購員，需要掌握至少一門符合企業實際需要的采購内容的專業，而非會計和英語等專業。 采購員職責範圍　　采購工作職責　　采購的任務是确保企業生産所需的物料，在必要的時候，将必要的數量，以适當的品質，價格進貨，從而維持正常的生産活動，使企業配置的資源充分發揮功效，不會因采購不适而造成機器，廠房閑置，作業人員停工待料，生産中繼等企業蒙受損失的現象。而要達成以上任務，采購員必須明了自己的職責。　　

關于一個優秀的采購員須承擔的責任，主要有以下幾個部分：采購計劃與需求确認，供應商選擇與管理，采購數量控制，采購品質控制，采購價格控制，交貨期控制，采購成本控制，采購合同管理，采購記錄管理。

采購業務實施流程　　采購流程是采購員的主要工作内容，但往往有許多新上任的采購員因為對采購的流程不熟悉，對采購工作無從下手，或進行采購活動時錯漏百出，甚至給企業帶來無法挽回的損失。所以采購員在進行采購活動之前，對采購流程進行熟悉和了解是十分重要的。　

流程：收集信息－詢價－比價，議價－評估－索樣－決定－請購－訂購－協調與溝通－催交－進貨驗收－清理付款。5R原則企業采購過程中要遵循哪些原則，才能使采購效益最大化呢？采購專家提出應用“5R”原則指導企業采購活動，也就是在适當的時候以适當的價格從适當的供應商處買回所需數量物品的活動。

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一、适價（Right Price） 價格永遠是采購活動中的敏感焦點，企業在采購中最關心的要點之一就是采購能節省多少采購資金，因此采購人員不得不把相當多的時間與精力放在跟供應商的“砍價”上。物品的價格與該物品的種類、是否為長期購買、是否為大量購買及市場供求關系有關，同時與采購人員對該物品的市場狀況熟悉狀況也有關系，如果采購人員未能把握市場脈搏，供應商在報價時就有可能“蒙騙”采購人員。

一個合适的價格往往要經過以下幾個環節的努力才能獲得。多渠道獲得報價：這不僅要求有渠道供應商報價，還應該要求一些新供應商報價。企業與某些現有供應商的合作可能已達數年之久，但它們的報價未必優惠。獲得多渠道的報價後，企業就會對該物品的市場價有一個大體的了解，并進行比較。比價：俗話說“貨比三家”，因為專業采購所買的東西可能是一台價值百萬或千萬元的設備或年采購金額達千萬元的零部件，這就要求采購人員必須謹慎行事。

由于供應商的報價單中所包含的條件往往不同,故采購人員必須将不同供應商報價中的條件轉化一緻後才能進行比較,隻有這樣才能得到真實可信的比較結果。議價：經過比價環節後,篩選出價格最适當的二至三個報價環節。随着進一步的深入溝通,不僅可以将詳細的采購要求傳達給供應商，而且可進一步“殺價”，供應商的第一次報價往往含有“水份”

但是，如果采購物品為賣方市場，即使是面對面地與供應商議價，最後所取得的實際效果可能要比預期的要低。定價：經過上述三個環節後，買賣雙方均可接受的價格便作為日後的正式采購價，一般需保持兩至三個供應商的報價。這兩、三個供應商的價格可能相同，也可能不同。

二、适質（Right Quality） 一個不重視品質的企業在今天激烈的市場競争環境中根本無法立足，一個優秀的采購人員不僅要做一個精明的商人，同時也要在一定程度上扮演管理人員的角色，在日常的采購工作中要安排部分時間去推動供應商改善、穩定物品品質。

采購物品品質達不到使用要求的嚴重後果是顯而易見的：來料品質不良，往往導緻企業内部相關人員花費大量的時間與精力去處理，會增加大量的管理費用。來料品質不良，往往在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加；

來料品質不良，導緻生産線返工增多，降低産品質量、降低生産效率；因來料品質不良而導緻生産計劃推遲進行，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業的信任度；若因來料品質不良引起客戶退貨，有可能令企業蒙受餘種損失，嚴重的還會丢失客戶。

三、适時（Right Time） 企業已安排好生産計劃，若原材料未能如期達到，往往會引起企業内部混亂，即産生停工待料，當産品不能按計劃出貨時，會引起客戶強烈不滿。若原材料提前太多時間買回來放在倉庫裡等着生産，又會造成庫存過多，大量積壓采購資金，這是企業很忌諱的事情，故采購人員要扮演協調者與監督者的角色，去促使供應商按預定時間交貨。對某些企業來講，交貨時機很重要。

四、适量（Right Quantity） 批量采購雖有可能獲得數量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生産需要，故合理确定采購數量相當關鍵，一般按經濟訂購量采購，采購人員不僅要監督供應商準時交貨，還要強調按訂單數量交貨。

五、适地（Right Place） 天時不如地利，企業往往容易在與距離較近的供應商的合作中取得主動權，企業在選擇試點供應商時最好選擇近距離供應商來實施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便，處理事務更快捷，亦可降低采購物流成本。

越來越多的企業甚至在建廠之初就考慮到選擇供應商的“群聚效應”，即在周邊地區能否找到企業所需的大部分供應商，對企業長期的發展有着不可估量的作用。

采購人員都有這樣的體會，就是在實際的采購工作中很難将上述“5R”中的一個方面時，就要犧牲其他方面。

例如，若過分強調品質，供應商就不能以市場最低價供貨，因為供應商在品質控制上投入了很多精力，它必然會把這方面的部分成本轉嫁到它的客戶身上。因此，采購人員必須綜觀全局，準确地把握企業對所購物品各方面的要求，以便在與供應商談判時提出合理要求，從而争取有更多機會獲得供應商合理報價。總之，隻有綜合考慮才能實現最佳采購，這需要采購實施人員在長期的實際操作中積累經驗。

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