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辦公系統裡每個文件都會有個名字，為什麼要給文件命名？你有沒有想過這個問題？當你點擊鼠标右鍵給文件命名的時候，你到底是在幹什麼？

我覺得，事實上，任何人給文件命名，都是出于三個目的：一是和别的文件相區别；二是方便這個文件以後能被迅速地從龐雜的電腦裡找到；三是方便自己和别人了解文件的大緻内容。

基于這三個目的，要求我們給文件命名的時候越詳細越好。舉個例子，假如你随随便便把一篇前幾天才起草的，校長在畢業典禮上的講話命名為“a.doc”，一方面，幾天之後你可能再也找不到它；另一方面，如果不打開文檔，你也很難記起這到底是怎麼樣一篇文檔。

如果你把它命名為“畢業典禮講話.doc”，那麼你就知道它的大緻内容了；如果你把它命名為“在2015年中關村走讀大學畢業典禮上的講話.doc”，那麼你就知道是哪一年在哪的講話了；如果你把它命名為“20150620喜羊羊校長在2015年中關村走讀大學畢業典禮上的講話.doc”，那麼你就知道這是誰的講話，并且知道這是6月20日寫就的版本。

試想一下，當一年之後你再次起草2016年中關村走讀大學畢業典禮講話的時候，無論是搜索“喜羊羊校長”，或是“畢業典禮”，或是“2015年”，或是“講話”，你都能以任意的姿勢找到這篇文檔，懂了嗎？

一句話，好的命名=詳細的命名，詳細的命名會覆蓋最多的關鍵詞，好找，好記，好看。我強烈建議，甯願保存文件時花點時間在命名上，甯願多打幾個字，之後給你帶來的便利，超出你的想象。

尤其是文件要發給上級單位或外單位的時候，詳細的文件命名更應是一項基本要求，也是一種最起碼的禮貌。要知道，我收到别人發來的郵件，附件名稱隻有寥寥兩字，“講話”“發言”“報告”“議程”的時候，内心是極其崩潰的，一種小動物萬馬奔騰，我哪知道你這是什麼鬼“講話”。

有些更令人發指的，連“講話”兩個字都懶得敲，直接默認命名為“文檔”“複件”，懶到這種程度還能幹成啥？還要别人一一打開重新命名，太讨厭、太業餘。

詳細是個基本原則，那麼文件名裡應該盡量包含哪些信息呢？哪些元素對于一個文件名來說必不可少呢？

我認為，詳細的文件名應該包括“3W”要素，When，Who，What。

When，時間，文件的最後操作時間是一項重要的信息，方便你掌握文件的創建修改時間，強烈建議把時間命名規則按照年月日的順序統一為8位或者6位數字，如20150724或150724，而不要有時是7月24日，有時是7\24，可以完全覆蓋日期時間，假如一天中同一内容文檔出現多個版本，可以在時間之後加入字母“abcd”加以區分。

至于為什麼要把時間信息放在最前，聰明的你一定領悟到了，把時間信息放在文件名的最前面，系統可以自動将文件按命名時間順序排列，找起來更便捷。

Who，誰，喜羊羊校長也好，懶洋洋也好，美羊羊也好，文件所涉主體的名稱是文件名裡一定要有的，主體和内容緊密相關，比如陳奕迅一般不會在畢業典禮上講話。主體也是檢索的重要線索，畢竟我們的工作大部分是依據主體區分的；要注意的是名稱盡量用“全名 職務”，喜羊羊校長就很好，不要一會兒喜校長，一會兒羊羊校長，你會記不清自己當初是怎麼命名的。

What，内容，什麼場合、什麼活動、什麼主題，是講話還是賀信，是總結還是規劃，都要在這一部分體現出來。

“3W”命名基本涵蓋了文檔命名的全部内容，但假如你對自己有更高要求，一定要沖擊一下命名之王的桂冠，我對你表示崇拜，你當然也可以遵循自己的習慣給自己的文件命名制定一套規則。

比如一些互聯網極客很會玩，會使用身份證号式的文件命名規則。身份證号是如何命名的？公民身份号碼是特征組合碼，由十七位數字本體碼和一位數字校驗碼組成。排列順序從左至右依次為：六位數字地址碼，八位數字出生日期碼，三位數字順序碼和一位數字校驗碼。一共18位，它囊括了你的出生地點，出生時間，第幾個出生，到底是男是女等。最後一位校驗碼是根據特殊算法對前17位運算得出，它可以判斷這個身份證号碼是真是假。

将此方法應用到文件起名中，我們可以為文件起名添加很多規則。比如我們為某類文件設定一套規則：前六位為創建時間；第七位為1或2，代表已完成或未完成；第八位為1—5，代表這個文件的重要程度；第九、十、十一位為兩到三位大寫字母，代表這份文件是由某個人創作的……那麼，15062211XYY，就代表15年6月22日喜羊羊校長一份非常重要的已經完成的稿件，是不是很酷炫？

當然，你還可以根據自己的需要繼續增加編号位數，反映更多的信息。

我也知道，這種自定義規則對大批文科生來說并不好理解，另外，也有些自嗨的孤僻，不方便别人理解，還是少用慎用為好。

經常上論壇的朋友可能會對前綴比較熟悉，很多論壇在發表帖子時會讓你選擇分類前綴，如【公告】、【新聞】、【美圖】、【視頻】等，這個方式我們可以在文件命名中借鑒。

加前綴至少有兩個好處。首先，當文件按照名稱排列時，帶有前綴的文件排名會靠前，這樣就變得醒目，便于突出重點文件。其次，按類别添加前綴後相同類别的文件會聚在一起，你很容易找到帶有相同前綴的各類文件。比如我們假如給校長在各個場合的講話都添加【校長講話】的前綴，以後再搜集校長的相關發言緻辭就容易得多了。

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