大到大型的全球知名企業，小到剛成立不久的新公司，基本都會在開會這方面遇到問題，例如員工回答問題渾水摸魚、或者彙報内容和之前報上來的計劃細節不匹配。

作為一個PM，如何使開會效率變高呢？我們今天邀請到了來自PM創造營的兩位資深項目經理，來為我們解答問題。

大家有任何疑問都可以在公衆号後台留言哦，我們都會一一回複~

背景

團隊之前是10人規模，現在壯大到20人，每日站會形式是産運研QA都參加，大家輪流同步信息。

2

嘉賓XX分享

基于此，我提4個問題：

1、我們站會的目的是什麼？

2、我們認為站會的最佳實踐是什麼樣子的？

3、作為主持人/老大，還有沒有站會的替代方案？

4、當項目組膨脹了以後，是不是應該拆分出來分别開會？

日站會是敏捷的常用方法。

目的是因為整個項目的讨論細節肯定不夠詳細，導緻我們不得不随時的去看自己的進度。

如果這個項目他壓根就不敏捷，一天一天的進度不大，那就簡單了，用不着站會。

我認為站會的最佳實踐是什麼？

全部範圍，每個人通報分享信息，抛出自己的重要不緊急的問題，然後确定會後需要開小會的範圍和内容

參會人員在沒有發言的時候仔細聆聽，BOSS需要關注每個人的每個進度。

如果說，這中間的某個人的通報，隻有極個别的人關注，那這個人就不應該參加站會。

替代方案

如果有的話，那就是日報了，但我仍然覺得站會的效果好。

最後一個問題：當項目組膨脹了之後，不可避免遇到效率下降，我們是應該選擇用拆分組開會的形式還是？

拆分，這是一定的，或者放棄一部分人不參加。

原因

作為一個項目經理/大BOSS/主持人，你需要關注到/管理到所有參會的人。

如果人很多，這就是一件不現實的事情了。

“

管理學的經驗認為，一個人的下級最好不超過8-12個。

通常情況下，20人的團隊很難出現人人都獨當一面的狀況，因此我們認為這些人一定是可以再分組的。

因此站會未必需要全員參加，可以是分組各自開，也可以是每組的代表開。

所以我們總結一下，針對于這種情況，選擇小規模的站會或分組站會是更好的方案。

另外，我們需要思考一下，我們真的需要站會麼？

2

嘉賓XX分享

02

01.站會内容

通過15分鐘的簡短的站立式會議

全員描述自上次會議以來所做的工作、他們計劃在當天完成的工作

以及可能對其他團隊成員産生影響或需要獲得其他團隊成員幫助的任何問題或障礙。

02.站會目的

站會不是批判會，也不是細節讨論，分享會或者解決問題會。

站會的目的有三個：

1. 讓團隊為一天的合作做好準備；

2. 幫助團隊感知他們是否能夠達成當前沖刺的目标；

3. 發現任何讓團隊慢下來的事情，及時調整。

依我看，受診人開的是每日周會。

03.解決方案

1

拆分團隊

拆分小團隊先開站會，然後組長在參與部門的站會。

2

保持儀式感

受診人的情況看，已經開成了座談會，所以第一就是要回到儀式感上來，保持儀式感：

确保是站着開會，站會站會就是要站着開。

坐着難以聚焦，精神不集中，也很容易拖拉，不利于與會人員溝通。

最好大家站成一排，圍成半圓形。

這種儀式不斷提示大家在開站會，也提示大家要麼快點，要麼大家都站着。

3

會議時長控制

站會的時長一定控制在8~15分鐘之間，絕對不可以超過20分鐘，但也不能太短，避免流于形式。

景中提到的情況，應該是時間太長，沒有控制好節奏，開會成員也會疲憊。

結合第一點，提醒大家可以減少會議時間。

4

控制會議氣氛

控場分兩方面

A是控制發言節奏，每人最多給一分鐘，慢慢就适應了。遇到真的大問題，底下再開專題會。

B是先做好準備，包括前面大家說的，先找個聯絡員或者信息員每日彙總，開會前PM做到心中有數。

5

主持控場

先讓大家發言，最後再補充。

PM先講不利于團隊成員講述，也大概率會造成重複。

讓大家先說，也有利于大家先做自我總結。

6

用工具輔助

看闆是一個很好的工具，建議使用看闆等工具輔助站會，讓與會人清楚看到進展和承諾。

沒有看闆，用黑闆提前闆書或者投影也可以。

這個之前我也提過一次，看闆是很好的工作。搭建起來不難，PM用好了，事半功倍。

基本就是這些，最後重點提醒受診人

站會沒開好，PM責任最大，要每天自我催眠：

站會的目的不是彙報工作，也不是解決問題，而是相互交流、交換信息，實時叠代改進，提高工作效率和透明度。

每天改進一些，讓與會者看得到進步，不斷參與調整，會找到适合的最佳方式。

3

我有話說

阿柑-廣州-軟件：

“按功能分組：關鍵節點或定期統一開會，組長進行日常彙報、溝通，統一線上溝通工具，項目信息盡可能公開。”

歡-北京-教育：

”還有一種方式，就是每日日報，PM收到日報後對進度，以及問題進行分析。第二天開站會時，有問題彙報，沒問題就聽着就行。”

胖子-深圳-信息安全、通信工程：

“20個人的團隊，抽1個人出來。日常工作任務少安排點，讓他兼職信息員，每天整理一份信息收集日報；其他人，每周一份周報，每周開一次對标會。”

PMP備考學習資料需要的同學私信找我，内含pmp備考資料 EPC工程管理資料 各種模闆表格與5GB質量管理資料等等！

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!