在一次畢業生入職培訓中，有人問我：參加工作後，首先要養成的第一個習慣是什麼？

我當時不假思索地回答：保持電腦桌面整潔。

多年後，當我再次被問到同樣的問題，回答依然不變。

有的人，電腦開機後，滿屏的圖标和文件，密密麻麻。

有的人，電腦桌面爽心悅目、幹幹淨淨，還未開工，便迎來好心情。

誰好誰不好，答案不言自明。

此前，我們分享了整理實體空間以及清理手機的方法，對于以電腦為代表的虛拟空間，我們也有方法科學整理。

一、文檔的處理

1、是去是留

對于電腦中成千上萬的文檔，首先要判斷的是去留問題。

文檔是去是留，按照使用頻率，可以分為三種：删、用、留。

對于自己不需要、不符合當前身份、用起來不舒服的資料或信息，我們要果斷删除。

對于半年内用不上的資料，大概率一輩子都用不上，建議同樣删除。

那些暫時用不上，但半年内會使用的，則可以予以暫時保留。

剩下的10%，則是我們随時用得上，也就是常用的，予以留用。

2、處理順序

對于留存使用的信息，我們按照“先分類、再打标”的順序進行處理，以便能夠井然有序、随時取用。

廚房物品分類舉例

商旅物品分類填裝後打标

3、培養習慣

對物品和信息養成“及時打标”的習慣很重要——這不僅僅是一種習慣，更是一種意識，同時，它還具備方便查找，同時防丢失的功能。

日用品單獨打标

二、電腦文檔處理

在此前文章《事件安排：讓工作有條不紊的秘訣》裡，我們分享了收件箱的使用。

工作中，各類文檔的處理，同樣可以借用收件箱的概念。

電腦不能成為文件資料的堆集點，對于其中的文檔，我們一般可以分為四類：

第一類叫工作流，可以分為項目資料和非項目資料，是當前正在處理的文檔，尚未輸出成品（終稿）；

第二類叫參考資料，是為了完成某一項目或課題，收集彙總的相關參考信息，屬于“打輔助”角色，這類資料也可以分為專用資料和一般資料；

第三類稱之為曆史歸檔，屬于已經完整封裝并輸出的終稿，可以按照年份和類别進行編碼并歸檔；

除此之外的文檔，基本屬于臨時文檔，一律扔進垃圾箱。

三、文檔存放

1、桌面

工作中，很多同學在下載或接收文檔後，為了圖方便，習慣于直接扔到桌面，于是，桌面很快就被鋪滿。

為了讓每天都要見面的桌面保持清爽整潔，我們具體建議如下：

1) 桌面不放置文檔

隻允許設置一個“暫存文件夾”（收件箱）用于臨時存放——其停留時長，一般不超過一個番茄鐘（25分鐘）。

當我們接收文件後，要進行快速預覽，如果不是馬上要處理或删除的，則要立刻分類放置。

2) 隻保留最高頻軟件的快捷方式

為了方便調用，桌面上隻保留超高頻軟件的快捷方式，且軟件的數量不超過屏幕的1/3；

什麼是超高頻？——工作日内，最長不超過兩天就會打開使用的應用，比如微信、幕布、堅果雲。

3) 增加桌面輔助工具

對于windows系統，可以安裝桌面助理等軟件幫助管理桌面，在實現一鍵整理桌面的同時還能方便搜索、截圖……

2、硬盤

對于windows電腦，我們一般習慣把文檔放到不同的硬盤。經過多年的使用，大家基本都有了約定俗成的分區習慣：

C盤：對應系統盤

D盤：應用程序

E盤：工作台

F盤：個人學習、娛樂等等

蘋果系統和windows系統不一樣，不再依賴硬盤的C、D、E分區，在使用上更加方便。

3、萬物入雲

按照最新的工作和協作思路，伴随着5G等基礎設施的普及完善，我們逐漸可以擺脫對傳統物理硬盤儲存的依賴。

在網速有保證的情況下，通過堅果雲、百度網盤、微盤等工具，文檔能夠及時如入雲，以便獲得更大容量、更持久的存儲空間，同時方便在不同的移動終端中随時切換調用。

文檔儲存場所一旦選定，就要及時放入對應的文件夾。在這之前，我們要對文件夾提前做好分類。

四、文件夾分類

對于文件夾，一般而言我們可以将使用頻率和自身類别相結合進行分類。

比如，對于印象筆記，下載之後就可以進行初始分類：

這是典型的結合了使用頻率、用途和使用對象進行的文件夾分類方式。

此外，對于手機相冊這種超高頻的應用，我們不建議使用原生态的相冊進行管理和浏覽查詢，而是推薦第三方軟件進行高效操作。

這裡，我們分享一個理念：iPad和手機隻用于浏覽和查詢圖片，而非管理和操作圖片。圖片的操作分類，需要通過筆記本進行。

對于蘋果生态的用戶，我們強烈推薦在手機上用HashPhotos來浏覽圖片，而對于windows電腦 安卓手機的用戶，則推薦用百度開發的“一刻相冊”來管理和浏覽圖片。

此外，強烈建議選擇同一品牌生态下的配套設備，俗稱“全家桶”，以實現多端同步。

五、文檔命名

文件夾做好分類後，接下來就要對放入裡面的文檔進行及時編碼命名。

1、常規文檔命名

以電腦為例：對于桌面快捷方式的編碼，我們可以按照數字順序簡單進行，方便一鍵整理排序。

對于其他文檔的編碼，比如工作中高頻使用的Office三件套文檔（word、ppt、excel），則可以按如下方式命名：

序号 類别 加文件名 加日期 加修改人 （地點、如有需要） 版本

每一個版本如有叠代，就增加0.1代，如果有大叠代那就增加1代，如：

01-彙報2022年Q1工作總結220304@王大錘@廣州V2.1

12-培訓2019年集團新幹部領導力培訓190302@王大錘V3.0

這樣的編碼格式，看着複雜，然而一旦熟悉，查找和管理上會非常方便，俗稱：一次操作，終生躺赢。

2、爺孫套娃式命名

在國外某些國家，就會使用這種姓名沿襲制。

簡單描述，就是孫子的名字包含了爺爺和爸爸的名字，爸爸的名字包含了爺爺的名字。

這種命名方式常用于印象筆記和各類相冊應用，會非常方便文檔搜索，實現“一搜全有、一覽無遺”。具體格式為：

最上級文件夾：爺爺名

次級文件夾：爺爺名父親名

具體文檔：爺爺名父親名自己名

比如，印象筆記裡建立一個爺文件夾，命名為“2019年克羅地亞出差”，然後依次層級結構為：

這種“連根拔起”式的文件夾和文件命名方式，以方便在搜索時候快速找出所有同級相關，以及上級根目錄文檔。

同理，如果一個文件夾裡有不同類型文件，也可以用套娃式命名法：

先取舍、後分類，再打标命名，你的無形資料也将和有型物品一樣井然有序，清爽怡人！

接下來，我們将開始解鎖打标技巧和信息、人脈整理術，繼續筆耕不辍，家底和盤托出。

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