辦年會，可以說是公司一年中的一件大事，不僅是企業對這一年發展的展示，也是對辛苦工作了一年的員工的回報，更是企業文化和員工凝聚力的體現。臨近年關，操辦年會就成了行政工作的重中之重，對于首次參與或首次主持年會的職場新人來說既是挑戰又是機會。這裡簡單梳理年會流程，希望可以幫助到大家。

一、年會策劃

做任何事之前都要有計劃，一個合理的計劃，就會讓事情變得條理有序，會更加的有效率，即使發生變故，也能更好地應變。特别是對于第一次辦年會的人，更應該重視年會策劃這件事！從這幾步做起。

1.需求調研

詢問老闆的想法。俗話說萬事不由東，累死也無功。首先，要與老闆溝通，詢問他想要什麼樣的形式，預算是多少，在這個基調上才能接着往下開展行政工作。這裡建議在詢問老闆意見之前，自己事先準備幾個備選方案作為老闆的參考，如果有相中的方案那直接可以開展工作了。

員工調查征求意見。既然是公司的年會，那就是屬于全公司員工的盛會，每位員工都為年會提出好的想法，更增加的參與感，也許會給我們帶來意外的驚喜。但對于員工數量多的大公司，這項工作就需要提前去進行了，而且也要進行甄别，對行政也是不小的工作量。

2确認方案

需求調研後，行政要結合意見以及預算，着手确定年會的策劃方案。公司年會基本都在每年12月下旬到次年1月上旬這期間舉行，如果公司有自己的報告廳或者禮堂可以作為年會的場所那還好，如果需要租用場地，那就需要提前一個月左右就開始着手租用場地了。所以年會的方案最好提前一個月确定并寫完。

年會的策劃方案一般包含了這些内容：

基本信息（日期、場地、參與人員等）；

年會内容（節目、遊戲、互動、抽獎，以及其他一些老闆想通過年會來傳遞的信息）；

預算分配（場地、餐飲、禮品、交通、住宿等）；

工作分類（活動文案、會場布置、年會節目、禮儀迎賓、後勤）等。

行政可以根據公司的情況，再做增減，打造一個最适合公司的方案，再與老闆溝通。

3制定執行計劃并推進

年會籌備的時間長、工作量大且瑣碎，如果沒有一份切實有效的流程計劃表，很有可能會導緻年會日期到了，年會籌備卻還沒完全到位的局面。面對這複雜流程、待确定的事項，如何安排合理的時間呢？

這時候，可以用倒推法來梳理流程哦：

二、推進落地

在推動落地的過程中，可以按照工作類别來分塊進行，将需要提前準備或者時間籌備比較長的項目放在前面。包括這幾方面工作要落實。

A.預訂場地，B.人的調動，C.活動的安排，D.設立亮點環節,E.現場布置,F.解決餐飲,G.交通住宿,H.活動宣傳

三、注意事項

越是大型的活動越要把握細節，要使整個流程運行完美，細節很關鍵。

1、電子設備做好備份。年會現場的PPT要事先複制到另一台電腦上，避免電腦臨時罷工。

2、年會節目和參演人員發生變化，要事先通知并安排，留出時間調整。避免年會當天節目出纰漏。

3、整個年會的文檔清單，除了相關負責人要有以外，年會總負責人都要有備份。

4、年會結束後，要記得檢查現場，将能回收的物品整理好，第二年還能用。現場有遺落的物品，要記得保管好并聯系到個人。

5、如果年會需要用到供應商，一定一定一定要再三确認供應商的品質。

每次年會，都是行政壓力和工作量最大的時候之一。但其實懂得将大事項分割成一塊塊待解決的小事項，就能讓行政工作更輕松一點，開展年會的思路更清晰。

也許這是有些行政部門第一次辦年會，還沒有經驗。但随着時間的積累，相信每個人都能有獨當一面的一天。

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