文件控制是應對标準和管理體系所要求的文件進行控制。記錄是一種特殊類型的文件。
對以公司名義外發的文件,由公司總經理辦主任拟稿、審核。審核的主要内容:是否符合黨和政府的方針、政策;是否符合文字規範;是否符合公文格式;提出的要求和措施是否明确具體、切實可行;涉及其它部門、地區的問題是否協調一緻;審批手續是否符合要求;文字是否正确地反映了原來的意圖、是否簡明扼要、通俗易懂,文句是否符合語法、合乎邏輯、正确使用标點符号,文字是否規範,文中有無錯漏等。.
對收到的各級各類外來的公司文件,由公司總經理辦秘書負責收拆、登記、初審、送簽、清退和保管;總經理的收文,由公司總經理辦公室簽收;公司領導的親自收件,一律交收件人親自處理。
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