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上節課，跟大家分享了單元格格式的設置操作技巧，用“套用表格格式”可以方便美化數據表格，利用“設置單元格格式”中“數字”面闆的自定義功能，可以很方便地自定義自己所需要的單元格格式。

而本節課，小編就跟大家分享Excel另一個常用的操作，就是對數據按條件的需求進行設置。

【學習内容】

1. 突出某個範圍的數據；
2. 找出數據的重複數據；
3. 将前幾名後幾名标記出來；
4. 讓數據大小以條形圖的形式顯示出來；
5. 使用圖标來标記數據；

【學習目标】

1. 會熟練利用“條件格式”的各項操作；
2. 會使用“條件格式”的各種表現形式來呈現數據；
3. 初步培養将數據規範化、美化的數據呈現習慣。

【學習過程】

1、按條件标記數據

這個操作，在成績統計，業績統計中是經常用到，如果用上一篇介紹的自定義單元格格式的操作來做也是可以實現的。但Excel提供了一個更快的方法，就是利用“條件格式”将一定範圍的數據顯示出來。

下表是一家企業各分公司各月的銷售金額。

從老闆的角度看，是要快速找到前幾名分公司的銷售業績及各分公司月度銷售額的高低。

在Excel中，我們可以這樣做。

（1）找出全年銷售額前三名的分公司

選中B15:G15數據區域，選擇【開始】-【條件格式】-【項目選取規則】-【前10名】，彈出“前10項”對話框，在左邊，将數值調整為3，并設置對應單元格要顯示的顔色，如下圖所示。

單擊【确定】後，就可以得到了如下的圖表，很好地顯示了銷售額排名前3名的分公司。

（2）找出各分公司銷售額低于100000萬元的月份

要找出一定範圍的數據，可以這樣操作。

例如廣東分公司，可以先選中B3:B14，然後選擇【開始】-【條件格式】-【突出顯示單元格規則】-【小于】，在彈出的對話框中，在左邊框中輸入要小于的值，将其填充顔色設置為深綠色。

單擊【确定】後，就可以得到如下的效果。

用同樣的方法，可以标記出其它分公司小于100000萬元的月份。

小夥伴們可以體驗一下其它突出顯示單元格規則的規則，如大于、小于等。

（3）找出各分公司銷售額前3名和後3名的月份

對于同一數據區域，多使用多種規則進行設置，比如要将廣東分公司銷售額前3名和後3名的月份标注出來，可以用下面的方法。

選中B3:B14單元格區域，單擊【開始】-【條件格式】-【項目選取規則】-【其它規則】，彈出“新建格式規則”對話框，其設置如下圖所示。

若要改變其顯示的顔色，可以單擊【格式】，将彈出“設置單元格格式”對話框，選擇自己喜歡的顔色，單擊【确定】，返回“新建格式規則”對話框，單擊【确定】就可以了。

得到的效果如下表所示。

可以看到前3名的月份已标準出來了。

下面設置後3名的月份。

具體操作跟上面的步驟一樣，不同的是在“新建格式規則”面闆中，在編輯規則說明框中設置為後3名，并更改其要顯示的顔色，最後其設置的結果如下圖所示。

單擊【确定】後，得到的效果如下表所示，實現了前3名和後3名的标注。

2、删除規則

要将設置了規則的單元格清除規則，可以這樣操作。

先選定要清除規則的數據區域，單擊【開始】-【條件格式】-【清除規則】-【清除所有的單元格規則】，就可以将選定數據區域中的規則都清除了。

3、按自己所需編制圖标

在展示數據時，就是要讓數據具有可讀性，而要讓讀者能快速看到數據的差異，讓數據按條件進行圖形化顯示，是一個有效的解決方法。

例如上面的銷售數據，就可以将數據轉為圖形，讓數據一目了然。

選中廣東分公司的銷售數據區域B3:B14，選擇【開始】-【條件格式】-【數據條】，單擊自己喜歡的填充顔色，就可以了，同理可以對其它的分公司進行顯示，如下圖。

如果對Excel自帶的圖形不滿意，還可以選擇【其它規則】，在“新建格式規則”面闆中，按自己所需進行設計，如下圖所示。

4、将相同的數據标記出來

在數據處理過程中，一般都會出現相同數據，特别是對于關鍵數據，有時我們還需要對它進行唯一性的檢查。

Excel就為大家提供了标記重複數據的功能，如下表所示，是一個公司的職工工資表，職工編号是唯一的數據。

在處理這樣的數據表時，必須是要對唯一數據進行查重。

選中A3:A14數據區域，單擊【開始】-【條件格式】-【突出顯示單元格規則】-【重複值】，彈出“重複值”對話框，如下圖。

設置将重複值顯示的顔色，單擊【确定】，得到的效果如下表所示。重複的數據都以深紅色标注出來了。

5、讓不同數據區間帶上不同的圖标

很多時候為了讓數據更直觀，可以考慮讓數據帶上不同的圖标，這樣在不用了解具體數據的前提下，這是一個很有用的數據呈現方式。

Excel中的條件格式中的圖标集就是這樣的一個功能。

使用上面的工資表，現在要将實發工資按一定條件帶圖标顯示。

（1）利用已有圖标标記數據

選中H3:H14的實發工資區域，單擊【開始】-【條件格式】-【圖标集】-【形狀】下的“三色交通燈”，就可以得到如下圖所示的效果。

圖标已将數據按大小分成了三組，10000以上的為綠燈，8000~9000的為黃燈，低于8000的是紅燈。

（2）按自己所需編制圖标

選中H3:H14數據區域，在【圖标集】的下一級菜單，選擇“其它規則”，彈出“新建格式規則”對話框，如下圖所示。

在這裡可以對圖标的使用進行詳細的設定，如本例更改了圖标，将按百分比改為了具體數字，單擊【确定】後，得到的效果如下圖所示。

小夥伴們都可以自行更改相關的設置，看看形成的效果。

【小結】

在日常工作中，Excel中的條件格式是一個經常用到的，快速标注數據的常用工具。本文分享了其基本的功能與用法，也有較複雜的，比如自行編輯标注規則等。

下面再來小結一下本課的内容吧。

1. 查一組數據的重複值；
2. 将數據按一定條件進行标注；
3. 直接形成圖形，讓數據的呈現具有比較性；
4. 快速找出前幾名後幾名。

本課的分享就到這裡了，歡迎大家繼續關注。

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