發函主要适用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報情況、征求意見、詢問或答複問題,請求批準和答複審批事項等。
發函主要用于與有關單位商洽公務,向有關單位詢問和請求批準事項等。按性質分,可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來;便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要标題,不用發文字号,隻需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。按發文目的分,函可以分為發函和複函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函;複函則是為回複對方所發出的函。另外,從内容和用途上,還可以分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答複事宜函、轉辦函、催辦函、報送材料函等等。
函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答複問題,起着溝通作用,充分顯示平行文種的功能,這是其他公文所不具備的特點。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。
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