• 收藏夾裡的網頁，居然失效了！

• 明明收藏過，卻怎麼也翻不着！

• 領導急用一份材料，你卻找不到了！

• 電話裡在急着等回複，你的電腦卻還在緩慢搜索！

怎麼辦？

怎麼辦？

簡直急死人！

如果這是你的常态，那看這篇文章就對了！

感覺作者@蘇蘇 自己的這個開頭比我寫的好哈，所以小編就隐了...

作為一個十分喜歡留存生活印記、成長印記，并且還“總管”學校電子資料的人，我有一份數以百G的電子資料，簡直是太正常不過了！

對！是數以百G!

7月初在别墨迹組織了整理收納小組後，我告訴自己不能再墨迹了，墨迹隻會讓資料的混亂程度愈演越烈；即便是我自己不再收藏電子資料，學校的電子資料也不會放過我的！

那麼，怎麼整理這麼多電子資料呢？

網絡上整理衣物、整理化妝品、整理房間等整理大法層出不窮，但關于如何整理電子資料的文章并不多。我隻能摸着石頭過河，探索着來。

丢，不是關鍵！

我讀過《怦然心動的整理魔法》及網上一些關于衣物、物品整理的文章。其中，最重要的一個觀點就是——“心動是唯一的取舍标準”。也就是說，隻要不能讓你怦然心動的，都應該丢！

丢，是整理的最終奧義！

但，電子資料的奧義，不是這個。

丢，是必須，但不是關鍵！

以我為例，工作相關的電子資料，能不能不心動就丢？能不能過3-5年就丢？能不能删除過程資料，隻保留最終結果？

答案是不能！

為什麼？

第一，工作資料中有一部分是檔案資料，你敢丢嗎？丢了，領導就要給你點兒顔色看了！無論它讓你心動與否，都必須保留。

第二，3-5年之前的檔案資料留存的價值低，但有些重要材料也是需要保留的。

想想看，當學校\公司五十周年大慶時，其他人隻能拿出近三五年的照片，你甩出幾張老照片，别人将會用怎樣驚羨的目光看着你？你的領導也會認為你對學校\公司有着不一般的熱情，對你留下深刻印象！

第三，過程資料對學校\公司的意義不大，多數可以删除。但對你來說，卻有部分應當留存。

過程材料可以幫助你改進工作、提煉經驗。這樣當你在跟後輩新人“吹噓”你的“想當年”時，也有很多鮮活的例子可以用。

過程材料可以讓你介紹經驗時更真實可靠，更可借鑒。也許有人覺得自己一輩子不會有向别人介紹經驗的機會。但，人生那麼長，誰知道會發生啥？

我當初在區裡做新聞寫作經驗介紹時，我留存的新聞原稿就派上了用場，聽會的同行馬上就明白了，什麼樣的表述是不恰當的，為什麼要這樣修改。

過程資料可以讓你在向領導作總結彙報時，更能言之有物。修改了8遍的文稿、調整了5次框架的文章，比你空口無憑的說，你辛苦的寫稿，更有說服力。而且，如果是洽談合同，你可以說，與XX公司溝通多少次、修改了幾次合同，争取了哪些權益等等。

分類，才是關鍵！

丢，不是關鍵，那麼什麼才是電子材料整理的關鍵呢？

分類，才是關鍵！

你去一個陌生的城市找一家符合心意的餐館，可能是困難的、花費大量時間的。但你去一個陌生的超市購買一袋符合需要的食鹽，卻可能是簡單的、短時間可以完成的。

為什麼？

城市規劃不會将同類商家放在一起。你在一個陌生的城市找一家符合心意的餐館，聰明點兒的辦法是找朋友推薦、網上搜索，卻可能依然不合你的口味；笨拙點兒的辦法是一家一家嘗試，這樣花費的時間會耗費得無法統計。

而超市的規劃卻大多将同類商品放在一處。即便是在一個陌生的超市裡，隻要你找到或者詢問到調料區，就能輕而易舉地找到你想要的那袋食鹽。這就是分類帶來的便捷！

所以在整理電子材料時，事先想好分類是最重要的。這樣你整理好的材料才能輕易地找出來！至于如何給你的電子材料分類，需要根據你的個人需要進行個性化設計。

基本的遵循原則是按項目、類别做大分類，按項目過程或者事件線索做小分類。

大多數人的電子材料都包含三大類，應用軟件、工作文檔、個人文檔。如果僅以這三個分類作電子材料分類，裡面的子分類的層次就會過多。每次找材料都跟俄羅斯套娃一樣，打開一層又一層，增加了查找的困難，對我這等懶人實在是不太适用。

所以即便是大分類，也需要相對精細化。如，工作文檔可以分為001-工作文檔-産品介紹；001-工作文檔-客戶資料...等等。這樣大分類下面的子文件夾的層次就會比較少。

子文件夾的層次建議控制在三層以内，最多不超過四層，不然，對查找的人來說就是一場災難。

下圖是我的電子材料大分類圖，供大家借鑒。裡面細小的分類，我就不做展示了。

填充，增加成就感！

分類文件夾建立了之後，需要保證每個文件夾是空白的。從0開始的整理會讓你再一次有積累資料的滿足感與成就感，而且，在依次填充這些文件夾的過程中，你也會發現自己資料累積的空白區。

比如一次培訓的資料：通知、培訓内容、簽到表、過程照片或者視頻、相關報道或總結，是不是都保留了？有沒有資料重複存儲了？

整理電子材料的過程也是對自己的資料查缺補漏、整理合并的過程。

因此在整理過程中，将沒有整理過的材料與整理過的文件夾分開放也是不錯的一種習慣。這樣你就可以清晰的知道自己已經整理了多少材料，也避免文件名被改來改去，改暈了的情況。

命名，很重要！

合适的文件命名可以讓我們在文件夾中第一時間找到他們，也使文件檢索變得十分簡單。

“-”、”[]”等符号，及001-100、A-Z的英文字母等，都能讓你的文件名更易于分辨。

你可以把他們随機組合，讓你的文件夾清晰明了。并盡可能用序号或英文字母将文件夾進行系統排序，這樣能按照你的使用習慣，讓經常使用的文件夾排在前列。

具體的文件命名也十分重要，好的命名能讓你在打開文件夾之後，第一時間發現它！

時間 關鍵詞 文名 作者，是非常好的搭配。可以讓你很容易了解文件是什麼時候産生的，主要内容是什麼。如，“20160721-文檔整理-拯救你的“腦”-蘇蘇。

電子材料也要斷舍離！

電子材料不占用實際空間，是我們容易忽視的整理内容。大家往往會覺得，這文章也不錯，那文件也不錯，一股腦兒都存在電腦或各種收藏夾裡，每次查找都把自己搞得焦頭爛額，甚至因為材料太多，壓根提不起精神去翻看，白白攢了一堆資料。

電子材料也要斷舍離！

就算不占現實空間，虛拟空間也是很寶貴的好嘛！

而且電子材料過多，就算分類再明晰，也會查找困難。因此删除、整合電子材料也是非常必要的！

類似的，要最全的！

更新的，要最新的！

雷同的，要整合的！

未加工的，要加工後的！

沒用的，徹底删除！

……

綜上，讓我們的電腦輕盈起來，讓查找資料輕松起來！拯救你的“腦”，還你百G空間！

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