費用報銷是會計核算中發生頻次最高的事項。很多費用會計人員工作一段時間後會發現工作中的幾個亂象：二級科目越加越多、科目重疊交叉、其他費用龐雜随意。為什麼會出現這樣的亂象呢，很大程度上是因為賬務初始化之初會計人員對費用科目的明細科目設置缺乏前瞻性與系統思維。

先明确，本文所指的費用科目包括銷售費用、管理費用、研發費用、制造費用等，這幾類費用都可設置若幹明細科目，即二級科目。二級科目的設置應力争做到不重、不漏、不亂、有序。欲達成此目标應遵循幾個原則。

财務工作中，你是否遇到焦頭爛額不知如何解決的問題呢？

第一，依據費用性質分大類排序。

以管理費用為例，費用可梳理為以下六類：

1. 薪酬類費用：主要核算管理部門人員的工資、獎金、五險一金、福利費等；
2. 日常類費用：管理部門經常發生的日常費用，如辦公費、交通費、圖書資料費、差旅費、業務招待費、通訊費、快遞費等；
3. 專項費用：培訓費、審計費、中介服務費等；
4. 辦公場所類費用：辦公場所租賃費、物業費、水電氣暖費等；
5. 攤折費用：固定資産折舊、無形資産攤銷、長期待攤費用分攤等；
6. 其他費用：上述分類不涵蓋的費用。

銷售費用的分類與管理費用分類大緻相同，區别在于銷售費用中的專項費用主要為廣告費、宣傳費、市場推廣費等。

對費用區分大類一方面可以方便管理，有利于事後分析；另一方面可以讓費用歸集有序，避免重複設置二級科目。

第二，二級科目編号要留出擴容空間。

二級科目的設置首先要保證當前費用都有記錄之處，一段時間過後可能會有新的費用名目出現，費用科目自然也應相應增加。

費用科目增加需要錄入賬務系統，新增科目編碼以不打亂原有的科目體系為宜。如管理費用科目編号6602，薪酬類費用的科目編号可以從6602 01 01-6602 01 99。6602代表“管理費用”，01代表“薪酬類費用”，最後的01-99代表三級費用科目。6602 01 01 - 6602 01 99一共可容納99個三級科目，足可保證費用科目擴容。“管理費用-其他費用”科目編碼一般會設置為6602 99。

第三，費用科目不可交叉。

每個費用科目設置後，應确定它的核算範圍，涵蓋在核算範圍内的費用名目不要重複設置明細科目。譬如，業務招待費與禮品費，交通費與過橋過路費。如果需要将費用核算得更加明細化，可以平行設置不重疊多個科目，譬如将“五險一金”科目分解為“養老保險”、“醫療保險”、“工傷保險”、“生育保險”、“失業保險”、“住房公積金”六個三級科目。

第四，其他費用要瘦身。

如果費用二級科目建得太少，費用歸集時常會發現找不到地方擱。一些會計人員為了省事，會将之記入“其他費用”，最後“其他費用”就成了費用垃圾筐。一時固然省事了，後果是後續的費用分析會困難重重。對“其他費用”瘦身，最好的方法是将經常發生的費用名目增設為新的二級或三級科目。

第五，科目層級不要設置太多。

費用核算要做到清晰，就需要減負。費用科目清爽，也是減負精神的體現。建議費用核算到三級科目為止，就不要設置四級科目了。科目層級越少，出錯的概率就越低。如果需要将三級科目核算的内容明細化，可以将明細項直接增設為三級科目。

來源：袁國輝 指尖上的會計

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