大家好，今天兌觀科技南大智星小編又為大家分享檔案管理幹貨了，本篇分享主要内容為——電子文件如何才能成為電子檔案。

電子文件如何才能成為電子檔案？這個問題乍一看好像很簡單，但仔細一想，不一定一下子就能說出來。

是不是把一份word格式的電子文件轉換成PDF交給檔案部門就變成電子檔案了？回想一下日常歸檔過程，好像也确實是這樣。一般是辦文人員按要求要把文本文件（word格式或者TXT格式等）轉為版式文件（pdf格式文件）再進行移交。

有時候還會把那些沒在辦公系統上流轉的紙質文件掃描成PDF格式的文件交給檔案部門，或者檔案部門自己把接收的紙質文件掃描成PDF格式後放到檔案管理系統裡。但如果我們翻看一些電子文件歸檔方面的規章、标準，會發現所有這些規章标準中都會寫到電子文件交給檔案人員時要确保電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性。

比如《電子公文歸檔管理暫行辦法》第13條↓

再比如《黨政機關電子公文歸檔規範》第6條↓

其他《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》等也是類似要求，也就是說，電子文件成為電子檔案，單單轉成PDF格式還不行，還有其他要求，要确保這些電子文件移交時候是真實、完整、可用和安全的。

如果我們采取相關措施，達到了這些要求，是不是電子文件交給檔案人員就變成了電子檔案呢？或者再增加一點，移交方與檔案部門還進行了交接登記，雙方在交接登記表上都簽了字。

有些做檔案時間長的朋友心裡都清楚，歸檔交接登記非常重要，因為此舉意味着文件管理權的轉移，也即文件變成了檔案。是否電子文件滿足這些要求交給檔案部門後就能成為電子檔案呢？

筆者認為，并非如此。

如果把一份word格式電子文件在線從OA系統傳到檔案管理系統，檔案人員收嗎？檔案人員檢查後隻要齊全、完整、真實、可用，也會收的，無非再轉換下格式就是了，而且也會進行交接登記。所以，格式不是問題的關鍵。

再說一種情況，如果是随便找一份外單位的文件，或者把本單位的一份“放假通知”交給檔案部門。檔案人員會收嗎？即使這些文件齊全、完整、真實、可用，即使轉換成了PDF格式。恐怕檔案人員還是會拒絕。

看來齊全、完整之類的也不是變成電子檔案的關鍵。那關鍵點是什麼呢？細心的你應該已經看出，檔案人員是有選擇性的接收電子文件的。哪些文件可以歸檔，哪些文件不能歸檔，從文件誕生的那一刻起，命數已定。

這說明了什麼？說明文件是不是檔案是天生的。隻要是局務會議紀要，一定會被作為檔案保存。隻要是放假通知，除非有特殊情況，多半進不了檔案庫房。

所以，電子文件是如何變成電子檔案的呢？答案是：不用變，有些電子文件天生就是電子檔案了，後續變換格式，進行檢查交接等等，隻是依法走個程序而已。給出這個答案的并非筆者，是劉東斌老師。具體論證思路可以看下劉老師的相關論著。

文章來源于檔案學人 ，作者檔案人

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