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比較好用的考勤辦公軟件

科技更新时间:2024-10-04 20:53:14

許多企業選擇通過辦公軟件的考勤功能采集員工的考勤信息，但僅僅通過一個移動辦公通訊平台的附屬功能，真的可以滿足企業對考勤管理的各類需求嗎？

答案無疑是否定的。無論是此類辦公軟件的考勤功能還是其他簡易的免費考勤工具，都隻能滿足企業基本的考勤統計，更加适用于人員少、考勤簡單的企業。随着許多企業規模擴大，考勤管理日益複雜，市面上大部分簡易的免費考勤工具以及協同辦公軟件的考勤功能并不能為企業處理各類考勤難題提供相應的可視化考勤數據，以及智能化的技術支持。

因此，對于輪班頻繁，考勤規則複雜，且對考勤管理有較高要求的勞動力密集型企業，如果仍然選用協同辦公軟件采集考勤數據，需要耗費大量時間和人力處理考勤異常、加班超時、規則校驗等考勤難題，而這些考勤管理難題都将成為企業推行精益化考勤管理制度的層層障礙。

選用協同辦公軟件采集考勤信息這些難題如何解？

員工真的按時到了嗎？代打卡，虛拟打卡，遠程打卡，數據真假難辨？
許多企業發現選用協同辦公軟件采集考勤信息容易出現員工代打卡、遠程打卡、虛拟打卡等問題。員工會利用各類專業軟件破解辦公軟件的考勤功能，例如修改定位、創建虛拟定位等方式，來制造虛假的打卡記錄。某些辦公軟件無法綁定設備，還會出現員工找其他人代登入賬号，幫忙代打卡的情況發生。
解決方案：多種打卡方式，采集真實考勤數據，系統自動校驗
蓋雅考勤系統不僅支持通過蓋雅勞動力管理雲App實現藍牙定位打卡、特定無線網絡打卡、GPS定點打卡等方式，還可以和各類指紋、面部識别考勤機集成，采集準确考勤打卡信息。系統會将考勤數據實時上傳，自動記錄真實的員工出勤情況，助力企業提升管理效率。同時，蓋雅考勤系統還可以自動比對班次，進行合規校驗，實時生成異常并提醒。員工可以及時主動處理考勤異常，主管也能第一時間得知當天員工的出勤狀況。

加班超時易違規？超時加班頻發生，成本、合規如何控？
利用協同辦公軟件采集加班數據，隻能事後查看，人工校驗。由于協同辦公軟件無法根據加班制度自動進行合規校驗，一旦出現員工加班超時的情況，無法及時被察覺，企業将承擔違規用工風險。員工每月的加班數據隻能事後收集，無法事前管控，而這些數據的滞後性導緻管理者無法及時了解加班現狀，做出相應調整，也會導緻加班成本無法得到管控。因此，管理者需要得到實時考勤數據，了解加班原因，對加班進行合理管控。
解決方案：全流程管控加班，靈活支持轉調休
蓋雅的實時考勤系統和BI分析系統相結合，通過事前、事中、事後三個階段全流程管控加班。事前，管理者可以對每位員工設定加班時長上限，超過上限後無法進行加班申請，從而确保員工加班時長的合規性。事中，員工通過蓋雅勞動力管理雲app提交加班時長申請，結合考勤打卡時間可以确定員工實際加班時長是否和申請時長相匹配，可以有效避免員工謊報加班時數。事後，蓋雅實時考勤系統靈活支持轉調休，或者沖抵欠班等方式來減少加班費用的支出。蓋雅BI分析系統提供不同維度的可視化報表，讓管理者可以對員工的加班、考勤、休假等數據進行準确的分析，及時發現哪些加班時間是可以避免或者改善的，從而做出更加科學的決策。

考勤功能不完善？如何精準記錄外勤時間，篩查重複打卡數據？
為了更好了解每位員工的考勤狀況，企業希望更加精準地統計員工出外勤的時間，但協同辦公軟件由于考勤功能不全面，導緻無法設置僅一天中某個時間段内使用外勤打卡。因此，當員工隻需要外出半天，企業則無法通過協同辦公軟件的外勤打卡功能了解具體的出外勤時長。除此之外，員工還經常會出現短時間内重複打卡的情況，但通過協同辦公軟件短時間内重複打卡，則需管理員進行處理。這意味着在勞動力密集型企業中，當多位員工出現重複打卡的情況導緻的考勤異常，管理員需要耗費大量時間進行數據處理和篩查。
解決方案：自動篩查易管控，考勤管理更智能
企業想要實時掌握一線員工的考勤狀态，可讓外出員工使用蓋雅考勤系統的GPS定位打卡功能在出外勤的地點定位打卡，并通過拍照功能進一步查驗打卡地點是否真實。不僅有效防止員工虛報出外勤的時間，管理者也可以更加精細化的管理外出人員的考勤數據。而針對員工上下班短時間内重複打卡，或上班間隙中誤打卡的情況，蓋雅考勤系統可根據規則隻采集第一次和最後一次的打卡時間作為員工上下班的打卡時間，作為當日有效的打卡數據。HR不用在繁雜的考勤數據中進行一一核驗，大大提升了考勤統計效率和考勤數據準确性。

假勤管理纰漏多？假勤規則複雜，請假流程繁瑣，校驗易出錯？
企業的請假調休規則繁雜多樣，利用協同辦公軟件可以進行假勤審批，不能根據複雜的條件計算假期餘額，比如工作年限、入離職折算等等，也無法在審批過程中根據假勤規則自動校驗。因此，勞動力密集型企業如采用協同辦公軟件進行假勤審批，則需要上級花費大量時間對員工的請銷假申請進行規則校驗，且無法保證所有的人工校驗都無差錯。部分公司還設定了試用期員工無法申請年假，或至少休半天假，加班轉調休等規則，而這些自定義規則都無法通過協同辦公軟件進行設定，導緻公司的假期規則無法有效實施。
解決方案：内置假勤規則，系統自動合規校驗
蓋雅考勤系統可内置各類考勤規則，并根據不同假期的規則對員工的假勤餘額自動計算，以及申請過程自動進行合規校驗，如員工不滿足申請條件，系統會自動将申請駁回，确保所有的假勤申請合規，優化了假勤審批流程。員工也可在移動端查看自己各種假期的可用餘額，避免出現員工因不知自己的假期餘額，提交的假勤申請因餘額不足被駁回。

這家企業為何棄用協同辦公軟件采集考勤信息？
某綜合型化工企業集團原本使用某辦公軟件的打卡功能采集員工考勤信息，但随着企業逐漸發展壯大，員工人數大幅增多，排班場景複雜，利用辦公軟件采集考勤數據無法滿足多場景的打卡需求，考勤數據的滞後性導緻需要大量人力在月末進行整理、結算。由于辦公軟件所采集的考勤數據不夠精準，差異性太大，無法支持準确算薪，易出現少算或多算的情況。
為了實現考勤管理全覆蓋，滿足多地域、多業态、多崗位、多場景的考勤管理需求，提高信息收集與考勤計算核對效率，該集團決定放棄通過辦公軟件采集考勤數據，引入蓋雅考勤系統，打通上下遊做到系統間數據無縫銜接，實現考勤數據實時可視，提供動态化考勤數據看闆，減少HR考勤算薪工作量，幫助管理者做出更加科學的決策。基于企業多樣化的考勤需求，蓋雅也專為該企業制定了一套完整、高效、智能的解決方案，幫助企業降低人工成本，提升人員效率。
蓋雅解決方案
不同班次靈活設定，考勤異常排查快：企業排班規則複雜多樣，管理者可在蓋雅系統内配置不同的班組的排班時間和相應的考勤規則，系統會根據班次設定和考勤規則對員工考勤時間進行實時校驗，自動查驗考勤異常，讓主管完全掌握一線員工動态。
自助換班方便快捷，員工滿意效率高：員工若無法按計劃出勤，可直接在勞動力管理雲App上提交換班申請，系統将根據換班規則進行校驗，主管也可進行線上審批，審批結果将自動反饋給員工。換班審批流程快捷高效且确保合規，員工體驗也會大幅提升。
考勤規則高度匹配，各類加班靈活管控：蓋雅考勤系統可自定義夜班、白班、倒班等考勤規則，夜班人員可以過淩晨0點打卡，而倒班人員的加班，休假可自動根據規則進行工時結轉。不同類型員工的加班，休假時間會根據調休，支付規則自動結算，與實際打卡數據進行實時校驗，提升考勤效率，确保薪資結算準确。
該化工企業通過與蓋雅合作，建立了企業統一的勞動力管理平台，規範了考勤流程，提升了員工體驗，确保了薪資準确結算，為企業降本增效奠定了堅實的基礎。蓋雅工場緻力于為中大型勞動力密集型企業解決複雜的考勤難題，助力企業在全新的勞動力結構下真正實現規範化，标準化，精細化的人員管理，讓勞動力真正成為企業的核心競争力。

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