公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體。主體部分的構成要素有标題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章和附注、附件等。

标題是公文的眉目，是公文内容的集中體現和高度濃縮。公文标題一般由發文機關名稱、事由和文種三部分組成。如《國務院關于加強城市規劃工作的通知》，發文機關名稱是“國務院”，事由是“加強城市規劃工作”，文種是“通知”。這是一個要素齊全的标準式标題。

構成标題的三部分有時可省去一至兩項，這主要有三種情況：

一是省略發文機關，多見于上行文其他因版頭印有發文機關而省略此項的情況也很常見。二是省略事由，這在令、公告中較為常見，如(北京市人民政府令》《北京市第十一屆人民代表大會常務委員會公告》。三是省略發文機關名稱和事由，隻寫文種名稱。公告、通告等公布性公文以及内容單一的知照性通知常常這樣處理。在标題構成的三要素中，唯有文種不可省略。

事由前一般使用介詞“關于”，表示涉及的範圍或事物。事由應能準确、簡明地概括公文的主要内容，切忌空泛、模糊或引起歧義。如針對統計工作中數據失實情況而發的《關于加強統計工作依法維護統計數據嚴肅性的通知》，若事由中隻寫“加強統計工作”，就顯得涵蓋過寬，流于空泛；又如某單位就某司機私自開車去千島湖遊覽一事通報批評，使用《關于司機xxx開車去千島湖的通報》這樣的标題，就顯得性質混淆不清，易生歧義。

标題文字切忌冗長繁雜，目前轉發公文時“關于”“通知”重重疊疊的現象尤應引起重視。避免此類情況有多種辦法、如翻印原件、另拟摘要、省去“轉發”字樣前的“關于”等，目前大多采用引用文号加上主題特征這樣的标題，如“關于認真貫徹落實xx号文件做好xx工作的通知”。但要從根本上解決問題，還得強調結合實際貫徹上級指示精神，力避層層照抄照轉。

标題一般用2号小标宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短适宜，間距恰當，标題排列應當使用梯形或菱形。黨政機關的公文标題中除法規、規章名稱加書名号外，一般不用标點符号。

主送機關指公文的主要受理機關，即對公文負有主辦或答複責任的單位。《黨政機關公文處理工作條例》規定，主送機關名稱應使用機關全稱、規範化簡稱或同類型機關統稱。

主送機關應編排于标題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最後一個機關名稱後标全角冒号。如主送機關名稱過多導緻公文首頁不能顯示正文時，應當将主送機關名稱移至版記。

正文具體表達制文機關的意圖，是公文的核心部分。其基本要求是：符合政策法規，情況确實，觀點明确，表述準确.結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，标點正确，篇幅力求簡短。

正文的結構通常由開頭、主體、結語三部分組成。開頭一般叙述制文的緣由，即目的、依據，或交代背景情況，說明發文的必要性。主體大多列舉有關事項，闡明事實、理由或意見、辦法。結語提出希望要求，常使用公文習慣語作為尾語，根據文種和内容的不同要求，有時結語也可省去。

正文在格式上應符合下列要求：

①公文首頁必須顯示正文。一般用3号仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。②文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字第三層和第四層用仿宋體字标注。③引用公文應先引标題，後加括号引發文字号。引用外文，應當括注中文含義。④文中日期應寫具體的年月日，盡量避免使用“今年”“上月”等時間代詞，年份一律使用公曆年份全稱，如“2013年”不能簡寫成“13年”。⑤使用非規範化簡稱時應先用全稱，并括注簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時注明準确的中文譯名。⑥文中數字除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。⑦用字用詞要準确。規範，不要用繁體字和不規範的簡化字，不要生造詞語。

附件是附在正文之後的材料，是補充說明正文的依據材料，附件說明是指在正文後标注附件的順序号和名稱。必須注意，凡發布、印發或批轉、轉發的文件，不必在正文之後标注附件說明。因為這類文件的主件是為附件而發的，主件隻起說明、介紹或按語的作用，而且附件的标題已在正文标題中出現過。

附件說明的标注方法，一般是在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，後标全角冒号和附件名稱，不得使用“附件列後”“附件三份”之類籠統的标注方法。如有多個附件，使用阿拉伯數字标注附件序号(如“附件：1xxxxx)；附件名稱不必加書名号，附件名稱後不加标點符号。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

《黨政機關公文處理工作條例》規定，發文機關署名要署發文機關全稱或者規範化簡稱。

成文日期指成文的具體年月日，是公文的生效日期。《黨政機關公文處理工作條例》規定，成文日期要署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期；聯合行文時，署最後簽發機關負責人簽發的日期。

印章是制文機關對公文生效負責的憑證。《黨政機關公文處理工作條例》規定，公文中有發文機關名的，與署名機關相符；有特定發文機關标志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

發文機關署名成文日期和印章緊密相連，三者的編排規則可以分為以下幾種情況：

①加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之内。

聯合行文時，一般将各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并将印章一一對應端正、居中下壓發文機關署名，最後一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之内。

②不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其餘發文機關署名依次向下編排。

③加蓋簽發人簽名章的公文

單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字标注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其餘機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行隻編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當标注全稱。

簽名章一般用紅色。

④成文日期中的數字

用阿拉伯數字将年、月、日标全，年份應标全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

⑤特殊情況說明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。務必使印章與正文同處一面，不得采取标識“此頁無正文”的方法解決。

附注用以說明公文的印發傳達範圍或使用時需注意的事項，如“此件發至縣團級”“此件可自行翻印”等。請示和上行的意見應在附注中标明聯系人的姓名和電話。附注應居左空兩個字加圓括号編排在成文日期下一行。

對公文中名詞術語的注釋，一般采用句内括注或句外括注的辦法解決，不作為附注。

附件通常與主件裝訂在一起發出，它也是公文的重要組成部分。

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序号用3号黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件标題居中編排在版心第三行。附件順序号和附件标題應當與附件說明的表述一緻。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字号并在其後标注“附件”二字及附件順序号。

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