企業文件加密保護之所以有難度，是因為企業文檔管理太分散了，文檔集中存儲可以将分散存儲在各部門、各分公司用戶計算機上的重要數據集中存儲到統一平台上，這樣文檔在企業的正常應用不會受影響，同時統一文檔管理可以降低企業文檔管理成本，也對文件加密提供保障。綠盤雲文檔安全管理系統通過對集中存儲的文檔設定完善的權限控制機制，不同用戶設置不同的訪問和使用權限，從而使得重要文檔不會被洩露。提供關鍵詞等高級或擴展屬性檢索，以幫助用戶精确快速查找到所需文檔。此外回收站功能可以找回所有删除的文件，防止誤删和惡意删除等風險。安全日志審計功能，可以詳細記錄用戶的文檔操作、登錄情況、系統管理員操作等，防止員工工作失誤後，責任相互推诿的現象發生。
Ses隐形加密系統是一種保護單位知識産權的技術方法，能夠對文件全過程實施自動加密保護。具有強制、自動、實時、動态、隐形、無感和無損的加密特點，在文件編輯和使用過程中，加密和解密是自動進行的，無需用戶幹預，用戶實際上是無知覺的。隐形解密不需要明文過渡，在磁盤上不生成明文。加密的文件一旦離開使用環境，無法打開或打開是亂碼。ses隐形加密從根源上解決文檔安全問題。
在企業的環境下部署了ses隐形加密系統以後，企業可以根據自身的實際需求，對企業内部指定電腦、以及指定的辦公程序進行加密，隻要是安裝了加密軟件的電腦，在通過涉密進程生成的所有類型的電子文件也都是加密狀态的。不存在因為人員誤操作、随意拷貝等内部因素造成的數據洩露，同時也不會存在外部人員通過非正規的途徑竊取企業重要的數據文件而造成的洩露。由于ses隐形加密系統采用的是隐形透明加密技術，但凡是加密後的電子文件在指定的環境下正常的流通使用，未獲得授權允許的情況下脫離使用環境，文件将是亂碼呈現的。
ses隐形加密系統安裝好後，當使用者打開文件時，系統對加密文件自動解密，當編輯保存文件時自動對文件加密。對于涉密進程的運行中産生的文件（包括但不限于臨時文件、随機文件、導出文件等）均被自動加密。這樣無論另存為什麼樣的文件名稱，轉換為什麼樣的文件格式，都會受到嚴格的加密保護，即使使用某些文件恢複工具也無法得到加密文檔的明文内容。文件在磁盤上始終是密文。一旦離開使用環境，加密的文件無法打開或打開是亂碼，從而起到保護文件内容的效果。
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