辦公自動化系統

一、辦公自動化系統概述

常見用戶這樣的遺憾："目前市場上大多數OA系統功能雖多，但真正用得上卻不多…"，或者"企業還有許多管理業務，可惜在OA中無法實現…"

現在，你将不會遺憾，這是一套在Windows平台上開發的辦公自動化系統，它包括了企業中幾乎所有的辦公業務，比市場上見到的所有OA産品的覆蓋的業務都要全,包括：公文、會議、車輛、出差、工作、督辦、信訪、檔案、值班、新聞、通知、論壇、留言、綜合查詢等。

最關鍵的是，這些業務都是流程化，即簡單又适用，整個系統的操作類似Outlook，用戶使用的界面是他最熟悉的Office，因此能夠讓所有人不需培訓都會使用。

成本低、開發簡單、滿足用戶需求多是本系統的特點，這一切都依賴于Microsoft Office中包含的無窮資源。開發簡單就意味着維護和修改簡單，這點顯而易見，因此，您自己就可以動手修改，以滿足自己企業獨特的需要，也許您會發現，它還能夠做得更多。

更關鍵的是，本系統基于統一平台，與其他系統緊密集成，統一賬戶、統一權限、統一界面、統一操作、信息互通、數據共享，實現企業信息統一管理，徹底消除信息孤島。

二、辦公自動化系統特點

1.安裝簡單、操作容易

辦公自動化系統因其應用廣泛和使用人員衆多，故在軟件設計上應做到操作盡量簡單易用，本系統安裝非常簡單，所有的模塊、流程和權限都預先配置好了，安裝後就能夠讓用戶開始使用。系統操作界面模拟Outlook，輸入界面全部基于微軟的Excel和Word，用戶無需更多培訓，很快能上手使用。

2.功能齊全、流程化設計

本系統擁有最齊全的功能模塊，所有模塊均精心設計，非常适合企業實際情況，而且一次性提供，不再分模塊收費。

與其他OA産品隻有公文流程化設計不同，本系統的所有模塊都是流程化設計，能夠實現流程最重要的三個要素：流程可以自定義、流程可以追蹤和追搠、流程可以防止阻塞。

3.文件流和數據流的統一

與Notes和Exchange等文檔型群件平台不同，本系統能同時處理文件流和數據流，并将二者很好的統一。能夠将文檔統一保存在數據庫中，并将文檔中的關鍵數據提取出來保存在數據表中，從而能夠對數據進行綜合查詢和統計分析，為領導決策提供支持。本系統還可以通過對數據的查詢快速定位文檔，從而實現了公文和檔案的無縫集成。

4.遠程應用、本地緩存

本系統基于TCP/IP協議，支持遠程應用，無論是局域網、廣域網或Internet，都可以通過本系統連成一個整體，突破地理空間限制。

本系統類似Outlook Express，專為遠程連接設計有本地數據緩存，可以将服務器上的數據和文檔下載到本地處理，提高了數據處理速度，特别是大量文檔的處理，非常快捷，而且隻在發送和接收時與服務器同步，減少了對服務器訪問，提高系統的工作效率，而且整個系統将更加穩定。

5.C/S與B/S結合，免維護、易擴展

本系統采用C/S和B/S相結合的模式，由用戶客戶端在本地處理大量文檔和流程，性能穩定，綜合查詢、信息發布等功能在Web中實現，簡單易用。

本系統客戶端是免維護的，系統的增加或修改功能、二次開發甚至升級都可在線進行，無需重新安裝和配置，對于遠程系統真是非常方便。

本系統所有功能通過二次開發，很容易擴展功能或修改現有功能，以滿足用戶管理不斷調整和變革的需要。

6.靈活的自定義功能

由于每個企業自身的管理狀況不同，就是同一個企業在其不同的發展時期其管理狀況及辦公自動化系統需求也不一樣。對此企業就需要一套較為靈活的系統，以利于企業自身辦公的進行。雖然該辦公自動化系統拆包即用，但依然具有強大的自定義功能，通過自定義滿足不同用戶的需求。

組織架構自定義功能 可解決企業管理架構變革及多組織架構管理的問題。當企業架構發生變革時，用戶可通過系統操作容易地實現對系統中組織架構的修改和增删功能。

工作流自定義功能 系統可通過工作流自定義協助用戶在工作中對于工作流程進行自定義，從而使系統能及時地配合企業管理的變革。

自定義查詢功能 本系統提供給用戶自定義查詢的功能可使用戶根據自己的需要進行查詢方案設定，并可保存查詢方案。

7. 強大的二次開發功能

本系統集成了Office VBA和存儲過程開發環境，通過VBA快速編碼滿足各種用戶特殊需求，通過編寫SQL存儲過程實現企業的商業規則，并将規則封裝于系統之外，并與企業根據發展需要随時調整商業規則

8.與其他系統緊密集成

本系統與其他系統緊密集成，如：人事系統、項目管理系統、采購及庫存系統、訂單及銷售系統、客戶關系系統等，組成一套企業管理軟件整體解決方案，實現信息互通、資源共享。

三、辦公自動化系統結構

四、辦公自動化系統功能

1.發文管理

發文流程主要是上級及有關部門需協調和解決的問題進行的一系列流程，本流程對發文的全過程進行有效控制和跟蹤，實現完善的發文流程。

發文流程主要包括：

公文生成：選擇按公文的類型預先設計好的公文标準格式模闆，在向導的指導下輕松地進行公文的撰寫。

審核：生成的文稿經計算機網絡送審核負責人進行審核，審核負責人在審核意見欄中簽署審核意見後，初稿傳回撰稿人處修改。

内、外部會簽：對于需要有關部門會簽的公文，由公文管理人員按照會簽要求，将公文發往有關部門簽署意見。

簽發：審核通過和會簽完畢的公文發往簽發負責人，由簽發負責人在簽署意見欄中簽署意見，并簽名，同時确定或修改轉送單位，簽發完成或，返回公文管理部門。

處理：由公文管理部門對簽發完畢的公文進行處理，包括編号、分發、登記、存檔、打印等功能。

查詢：可以按照多個條件進行查詢。

發文流程可以根據企業需要随時調整流程，流程結束後由文件及相關信息直接歸檔。歸檔後的文件，可以按機密等級分權限進行查詢，查詢權限可以由用戶指定。

2、收文管理

收文流程主要是處理收到上級部門及其它部門的公文，對收文進行登記和維護，并提供查詢,同時對收文的全過程進行有效控制和跟蹤，實現完善的收文流程等。

收文流程主要包括：

收文登記：電子文件直接存入數據庫，直至文本文件向通過鍵盤或掃描儀輸入原文後，經計算機識别系統将其轉換為文本文件，再存入收文庫。

内部轉發：将公文信息通過網絡系統傳送到相關的部門，根據文件的性質、保密程度與權限的不同，采用相應的加密處理，對文件的辦理、傳閱、查詢等，應按不同的級别和部門給以限定。

拟辦：将待拟辦的公文通過網絡發送給拟辦負責人，由拟辦負責人直接在計算機上簽署處理意見或選擇拟辦模闆，拟辦完成後，公文自動轉去批辦。

批辦：将待批辦的公文通過網絡發送給有關批辦負責人，由批辦負責人直接在計算機上簽署處置意見或選擇批辦模闆，批辦完成後，公文自動返回公文管理部門。

注辦：當公文處理完畢後，由承辦單位或個人在計算機終端"收文處理單"的"處理結果"欄中填寫公文的辦理結果。返回公文管理部門，由公文管理部門注辦并作歸檔等處理。

查詢：相關人員可以對收到的公文及其信息進行查詢。

3、公文處理

公文處理功能是公文管理員處理收發文的公用操作或終端用戶遇到有文件需要處理時的選擇項。

催辦：在收文或發文的處理過程中，如果有逾期仍未注辦或有催辦要求的公文，通過計算機網絡發送催辦單。如果主辦單位和協辦單位有多個，則通過選擇單位名錄批量發送催辦單。當自動催辦功能開啟後，催辦可自動進行。

督辦：實現督辦事宜的流程管理和督辦事宜的存檔，并提供查詢，同時對督辦事宜的全過程進行有效控制和跟蹤，實現完善的督辦事宜流程等。

歸檔：由具有豐富經驗的管理人員對辦結的文件進行鑒定，把具有保存價值的文件存入檔案數據庫。并移交檔案管理部門。

廢棄：将無保留價值、待銷毀的文件送入公文管理信息系統的"廢紙簍"。允許随時翻檢，必要時可以"撿回"廢棄的文件重新利用。

銷毀：對存儲在"廢紙簍"中無保留價值的文件進行删除，以免占用寶貴的存儲空間。一旦實行了銷毀，被删除的公文信息則不能在"撿回"了。

資料：利用價值介于歸檔文件和銷毀文件之間或經常需查閱的文檔，可轉入資料庫作為公文管理部門的資料保存起來。

4、檔案類型管理

管理系統的檔案類型，如文字檔案、人事檔案、婚姻檔案、科技檔案等，歸檔是可以選擇提供的檔案類型，也可以根據需要新建檔案類型。

5、檔案案卷管理

根據所設置的檔案類型建立新案卷，此模塊提供案卷建立所必需的參數輸入界面，包括輸入案卷提名、案卷日期、案卷密級、案卷主題詞等著錄項。另外可以對卷内文件進行調整，包括增加、删除卷内文件，也可以手工或自動進行卷内文件順序的調整。

6、檔案查詢

提供了多種檢索途徑，可進行單項檢索、多項檢索和模糊檢索。其中多項檢索提供了各檢索項之間的"與"、"或"、"非"等關系，用戶可以根據該莫快采取靈活的提問方式。模糊檢索模塊位置了解部分信息的用戶提供了檢索方式。

7、檔案借還

該模塊包括檔案借閱、歸還、借閱統計管理工作，還可以進行續接、催還等操作。

8、檔案研編

主要提供檔案大事記的材料收集和編輯手段，是編研人員可以直接利用本系統進行原始檔案資料的查詢、收集、提高了編研工作效率。

9、打印輸出

根據系統需求設計輸出項目，模塊圖中給出了報表和目錄這兩種主要的輸出形式。

10、會務管理

實現會議室管理、會議審批、計劃、準備、記錄、查詢的功能。在會議召開前可以對會議的議題和内容進行審批和準備，準備内容包括合理地安排會議的參加人員、時間、場地、内容議題，準備會議文件，以電子郵件或打印會議單的方式發放會議通知等。對已召開的會議可以對出席情況、議題讨論結果、會議決議等内容作記錄并整理會議紀要。

會議流程主要包括：

起草會議：由起草人填寫會議計劃，其中包括會議的内容、開會時間、地點等内容，發送給會議安排人進行安排。

會議安排：會議安排人收到會議計劃，進行會議的安排，并填寫會議的安排情況等信息，然後進行開會。

會議總結：會議的總結人進行會議的總結并提交會議紀要，發送給領導進行審批。

領導審批：領導收到會議的總結後進行審批，審批完成後進行會議數據自動存檔。

查詢：可根據會議的機密程度（一般、機密、絕密）進行有選擇的查詢。

11、車輛管理

車輛管理主要是實現對車輛的使用、維護進行統一的管理，并提供各種查詢，能夠進行數據統計和分析等。

車輛管理流程主要包括：

車輛使用：車輛管理員來登記車輛使用記錄，包括用車情況和費用詳細，登記完成後自動生成車輛使用情況彙總表。

車輛維護：車輛管理員登記車輛維護記錄，登記完成後自動生成車輛使用情況彙總表。

查詢：查看車輛使用情況彙總表，查看車輛使用和維護的詳細記錄。

統計分析：可以根據需要對車輛的使用情況及費用情況進行分類彙總和圖表分析。

12、出差管理

出差流程是實現出差前的申請和審批、出差後的總結、審批和費用的報銷等，同時對出差的全過程進行有效控制和跟蹤，實現完善的出差流程等。

出差流程主要包括：

出差申請：由出差申請人填寫出差任務單，發送審批人進行審批。

出差審批：審批人進行出差任務單的審批，審批完成後發送出差申請人。

出差返回：出差申請人出差返回，填寫出差情況彙報及差旅費，抱審批人進行審批。

出差彙報：審批人進行出差情況彙報及差旅費的審批後，發送财務部進行審查及報銷。

财務：财務進行差旅費的審查及報銷，最後系統自動存檔。

查詢：公司領導及個人可對出差的情況進行查詢。

13.工作計劃

工作計劃主要實現企業員工、部門領導在不同階段的本次工作總結及下次工作計劃，并提供查詢和維護，同時對工作計劃和總結的全過程進行有效控制和跟蹤，實現完善的工作計劃流程等。

工作計劃主要包括：

員工工作計劃：員工每周填寫工作計劃及上周工作總結，并上報部門主管。

部門工作計劃：部門主管每月填寫月工作計劃及上月工作總結，并上報公司領導或計劃部門。

部門主管：查看、彙總和管理員工工作計劃。

領導及計劃部門：查看、彙總和管理各部門工作計劃。

查詢：公司領導及其員工可以查看上周及上月的工作計劃。

14.信訪流程

信訪管理模塊幫助數據庫管理員對來信、走訪、來電等訪問進行登記，并及時提交相關部門處理和征求有關領導的意見，處理完後還可以将該文件歸入檔案庫。

信訪流程主要包括：

信訪：填寫人填寫信訪記錄及其内容，然後發送給審核人進行審核。

審核：審核人進行信訪登記審核，審核完成後發送領導。

領導批示：領導對信訪登記進行批示，批示完成後發送辦理人。

辦理：辦理人對信訪登記進行辦理，辦理完成後系統自動存檔。

查詢：對信訪登記信息進行查詢。

15.值班管理

值班管理主要是通過值班人員對值班期間所發生的事情的記錄，給辦公室的查詢、統計提供了極大的方便。

值班記錄：由值班員填寫值班記錄，系統自動保存。

值班記錄管理：管理員可以對值班記錄進行修改、增加、删除等操作，以方便企業的應用。

查詢：由值班員、辦公室人員或者指定相應的人員進行查詢。

16.通知公告

指定的用戶起草通知或通告，待有關領導審批後，正式發布。

通知公告能通過電子郵件方式通知領導審批。

通知中能标記那些用戶能查看該通知，沒标志的用戶不能查看該通知。

通知公告正式發布後，能通過電子郵件的方式告知相關的用戶。

17．政策法規

把公司運作過程中相關的各種國家政策法規、國家标準等輸入電腦，并在網上發布。

系統提供按類型、按頒布單位、頒布日期等進行分類查閱，同時可進行全文搜索，使局裡的内部人員可以在網上方便的查閱各種法規标準等。

同時系統中預先留有接口，便于日後把這些文件發布上Internet給公衆查閱。

18．公共信息

把各種公共信息發布上内部網，便于員工查閱，包括往來單位聯系信息、公共通信路、地區郵政編碼、列車時刻表等。

19．領導信箱

對内部人員開放的行政信箱，解決員工的疑問，傾聽員工的建議。

任何員工都能向領導信箱發信，并且要由專人負責回複，每封信件必須回複。

主要功能有發信、回複、查看回複等。

20．電子論壇

電腦網絡的一個重要的作用就是便于人們的互相交流與互相學習，本系統的電子論壇的主要功能就是提供了一個讨論問題、發表意見、互相交流學習的場所。讨論可以分組，限制隻有小組成員才能參加讨論。

讨論組在被查閱時，也可以實現"按時間分類"、"按讨論主體分類"、"按作者分類"等多種分類方法。

主要功能是：發表新讨論主題、對原讨論主題進行讨論、查看讨論文章、對讨論進行全文查找等。

21．Web查詢

Web查詢主要以IIS虛拟目錄的形式提供以下功能：

通知：各部門可以在網頁上發布留言和通知。

論壇：便于各部門相互交流和讨論問題

公共信息：發布企業大事記、新聞、公告、政策法規、聯系電話、單位名錄等

綜合查詢：可以對上述所有模塊的信息進行綜合查詢，查詢可以在客戶端定義，自動生成Web綜合查詢。甚至可以對FlowMIS平台上的所有系統進行Web查詢

22．系統管理

部門管理：包括單位組織機構生成、調整、删除、隸屬關系設置等功能和部門内職務的生成、調整、删除等功能。

用戶管理：單位用戶生成、删除、調東及權限設置等功能。

權限管理：系統管理局由用戶管理、用戶權限控制等功能，對用戶管理，可以進行增、删、改、查；對用戶的權限控制，可以對用戶使用數據庫是分配不同的權限。

模塊設置：系統主要對收發文、會議管理、電子論壇、個人辦公等模塊的基礎數據進行維護。

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