Excel中有很多快捷鍵及技巧，學會它們能夠使我們的工作事半功倍，但是，這麼多快捷鍵及技巧，究竟要學習哪些呢？

本文精選了18個數據分析中常用的Excel快捷鍵及技巧，分兩部分講解：常用Excel快捷鍵和常用Excel技巧。

1、Ctrl 方向鍵

對單元格光标快速移動，移動到數據邊緣（空格位置）。

例如，Ctrl 向右的方向鍵，将單元格光标快速移動到數據區域的右側邊緣。

例如，Ctrl 向下的方向鍵，将單元格光标快速移動到數據區域的下側邊緣。

2、Ctrl Shift 方向鍵

對單元格快速框選，選擇到數據邊緣（空格位置）。

例如，Ctrl Shift 向右的方向鍵，快速選擇單元格所在的行區域。

例如，Ctrl Shift 向下的方向鍵，快速選擇單元格所在的列區域。

3、Ctrl A

全選數據，選擇整個數據區域。

例如，選中數據區域任一單元格，Ctrl A即可全選數據區域。

4、Ctrl Shift L

給表格添加篩選，可以通過快捷鍵Ctrl Shift L實現。

5、Ctrl Z

撤回當前操作，如果不小心修改或者删除了數據，可以通過Ctrl Z進行撤銷。

6、Ctrl S

快讀保存，你懂的。

Excel有自動保存的功能，默認為10分鐘，我們可以設置自動保存的時間為1分鐘。

菜單【文件】-【選項】，找到【保存】，修改時間間隔為1分鐘即可，如下圖所示。

7、Alt Enter

Excel中有兩種換行方式：自動換行和手動換行。

自動換行：設置【自動換行】，通過調整列寬進行換行，如下圖所示。

手動換行：通過Alt Enter在指定位置處換行，如下圖所示。

8、Alt =

有時候，需要計算數據區域行、列的總和，可以通過Alt =進行快速求和，用法如下圖所示。

1、凍結窗格

有時候，為了方便查看數據，需要凍結首行或首列，即所謂的凍結窗格。

菜單【視圖】-【凍結窗口】，選擇【凍結窗格】即可。

選擇【凍結窗格】後，上下滾動查看數據，第一行始終保持不動，左右滑動查看數據，第一列始終保持不動。

2、數據有效性

數據有效性，也叫數據驗證，即限制單元格的輸入。

例如，在表格中輸入性别時，可以采用如下方式。

如何實現這種效果呢？很簡單。

第一步：選擇需要添加數據驗證的單元格區域，菜單【數據】-【數據驗證】。

第二步：在打開的窗口中，【允許】選擇【序列】，【來源】選擇上方準備好的數據區域。

單擊【确定】按鈕即可。

3、分列

分列，即把一列分開，這是最基本的用法。

例如，有以下數據，地址中間有分隔符"-"，通過分列可以将這一列分成三列。

菜單【數據】-【分列】，如下圖所示。

點擊【分列】後，出現【文本分列向導】對話框。

第1步：不用選擇，用默認的【分隔符号】。

第2步：勾選【其他】，輸入符号"-"，下方的數據預覽顯示出分列效果。

單擊【完成】按鈕，得到最終的分列結果。

分列，還有一個重要的作用，數據格式的轉換。

例如，有以下日期數據，格式雜亂無章，我們希望統一為日期的某種格式，例如2016/1/1。

由于以上日期其實是一堆字符串，并不是日期格式，所以調整日期格式不起作用。

這時候，可以借助于分列來批量轉換數據格式。

選中日期數據區域，選擇菜單【數據】-【分列】。

點擊【分列】後，出現【文本分列向導】對話框，什麼也不用做，直接下一步、下一步，到第3步。

在第3步中，選擇【日期】，列數據格式選擇YMD，即年月日，如下圖所示。

單擊【完成】，即可得到統一的日期格式，如下圖所示。

4、條件格式

條件格式就是讓數據看起來更加直觀，常用的條件格式有數據條、色階等。

例如，下圖中藍色的表示數據條，通過數據條的長度來反映數據的大小；紅色的表示色階，通過顔色的深淺來反映數據的大小。

給數據區域添加數據條或色階也很簡單，菜單【開始】-【條件格式】，選擇數據條或者色階即可。

5、數據去重

數據去重是數據分析中很常用的操作。

在Excel中進行數據去重有三種常用的方法：菜單法、條件格式和公式标記法。

第一種：菜單法

例如，有以下數據，如果隻看前兩列，有不少重複值。

全選數據區域，選擇菜單【數據】-【删除重複值】。

在【删除重複值】對話框中， 選擇去重的列，這裡選擇分校和項目名稱。

單擊【确定】後，得到去重後的結果。

第二種：條件格式标記法

條件格式标記法，就是借助于條件格式來标記重複值。

例如，有以下重複值，需要标記出重複值。

全選數據區域，選擇菜單【開始】-【條件格式】-【突出顯示單元格規則】-【重複值】，如下圖所示。

在彈出的窗口中，還可以設置标記重複值還是唯一值，并設置标記格式，單擊【确定】，得到标記結果。

第三種：公式标記法

利用公式countifs可以對數據區域中重複值的重複次數進行标記，如下圖所示。

6、篩選

前面已經講過，通過快捷鍵Ctrl Shift L可以快速調出普通篩選，Excel還有一種篩選，叫作高級篩選。

例如，有以下數據源。

需要把 《 分校包含“廣州”》或者 《 二級項目為“幼兒園”》的數據都提取出來，且隻要如下圖所示四個字段的數據。

這個問題可以用Excel中的高級篩選搞定。

第一步：建立篩選條件區域和結果區域，如下圖所示。

Excel中星号表示通配符，*廣州*表示包括廣州，幼兒園放在下一行表示這兩個條件是“或”的關系。

第二步：菜單【數據】-【高級】，如下圖所示。

選擇【高級】後，彈出【高級篩選】對話框。

第三步：在【高級篩選】對話框中做如下選擇。

• 選擇“将篩選結果複制到其他位置”；
• 列表區域：選擇數據源；
• 條件區域：選擇第一步中創建的條件區域；
• 複制到：選擇結果區域，即四列，多少行無所謂。

如下圖所示。

單擊【确定】按鈕後，會有一個提示，單擊【是】按鈕即可。

最後，得到如下圖所示的篩選結果。

7、自定義名稱

自定義名稱，其實就是将常用的數據區域定義為一個名稱，方便公式中引用這個數據區域。

例如，根據以下用戶編碼在數據源中查找對應的用戶信息，如注冊時間、年齡、性别等。

數據源如下。

經常用Excel的朋友知道，這種問題一般用vlookup查找，第二個參數需要去選擇數據源區域。

此時，我們可以将數據源區域定義為一個名稱，即所謂的自定義名稱。

菜單【公式】-【定義名稱】，如下圖所示。

輸入名稱，引用位置去選擇引用的數據區域，單擊【确定】按鈕。

最後，用vlookup去查詢，公式如下。

注意：引用自定義名稱的格式為工作簿名稱 後綴名 自定義名稱。

所以，如果需要高頻率地引用某個數據區域，可以将這個數據區域定義為一個名稱，方便引用。

8、分組分級顯示

當一個表格包含多個維度的數據時，為了方便查看總體的情況，可以設置分組分級顯示，效果如下圖所示。

那麼，如何設置分組分級顯示呢？

選中需要分組的列，菜單選擇【數據】-【組合】即可。

9、序列填充

序列填充，就是通過鼠标拖動的方式生成一個序列，可以數字序列、日期序列等。

例如，在一個單元格中輸入數字1，當光标變成黑色十字的時候，向下拖動，自動填充選項改成“填充序列”，即可生成一個數字序列。

日期也有同樣的用法，而且可以選擇以月填充或以年填充等。

10、定位操作

定位是指通過Excel中的“定位條件”快速找到符合某個條件的單元格。

例如，在以下數據區域中，通過定位操作可以快速選擇空白的單元格。

全選數據區域，通過快捷鍵Ctrl G可以調出定位對話框。

單擊【定位條件】按鈕，選擇“空值”，如下圖所示。

單擊【确定】按鈕，即可選中數據區域中的所有空白單元格。

從定位條件中可以看到，還可以定位常量、公式等，定位操作在制作工資條中經常使用。

以上就是18個數據分析中常用的Excel快捷鍵及技巧，希望對閱讀本文的朋友有所幫助。

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