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有人提出讓我說說電腦裡的文件夾該怎麼整理比較好，我覺得，整理電腦裡的文件夾，其實和家裡裝修或收拾家務一樣，是一件挺私人的事情。一千個人有一千零一種對文件夾分類整理的方法，對于任何一種分類法來說，适合你的才是最好的。

但是，也正如同有些人家裡婉約整潔、讓人心曠神怡，而有些人家裡無處下腳、勉強算得上一個“窩”一樣，文件整理的思路和習慣也是有高下之分的。那麼，評判的标準是什麼？

我覺得，任何分類法的原則必須且隻能是：①為了更快地處理手頭的文件。②為了更快找到保存過的文件。一切與此原則相悖的分類方法都應舍棄。

我發現，分類和整理文件各種千奇百怪才華橫溢的方法，無非可以概括為兩種路徑：一種是邊處理邊整理；一種是先處理再整理。

邊處理邊整理的人是我的偶像，我對他們充滿了敬仰之情。這群人有着宗教信仰般的“文件潔癖”和高度自律。

比如，下載文件前，他們會找準拟存放的文件位置，精準地把文件投入到文件夾中；新建文件前，他們會在已經建立的文件分類體系的各個文件夾之間反複流連，猶豫到底要把新建文件放在哪個文件夾裡才合适。

邊處理邊整理似乎有助于保持電腦的整潔狀況，似乎邏輯清楚明晰，但其實有緻命的問題。

首先，非常非常耽誤時間。比如你從郵箱下載一個文檔，如果想一次到位的保存，可能要點四五次鼠标才能達到你預設的文件夾位置，還不包括你猶豫的時間，效率實在太低，有時事情火燒眉毛了，還要在文件夾裡選來選去，實在是一件讨人嫌的事情，并不适合我這種懶人。

其次，即使你是個耐心超凡的人，無法忍受一絲不潔，提前建好了一個又一個整齊的文件夾，但會存在這樣的情況：一項工作沒有完成之前，各種文件總是在不停地改動變化、增加減少，你如果要保持文件系統的完整，就要不停地整理你的文件系統，修改調整文件夾，假如你因為偷懶或者太急而一次兩次或一小段時間不整理東西，或者把同一項工作的文檔一不小心整理到了幾個不同的文件夾裡去，那麼之前和之後做得再好也失去意義了，你會有一堆東西“不知道放哪兒去了”，于是整個系統就徹底崩潰了，要再恢複到原來的秩序就需要花很長時間彌補錯誤。

所以我提倡的文件處理方式是：永遠不要嘗試一次性把所有文件歸位，永遠不要嘗試讓文件系統随時保持完整和清潔。你要做的是先處理、再整理，先收納、再整理。

我處理文件的第一步，也是核心思想，是建立一個“收納區”，把你所有類型、所有格式、所有項目正在處理的文件都先一股腦丢到這個分區，在這裡決不再細分文件夾，直到閑得無聊或者文件太多以至于目不暇接的情況下再去整理。

這個“收納區”可以直接是計算機桌面，也可以在桌面上開辟一個“近期文檔”文件夾。這麼做的好處在于：

（1）減少你保存整理文件的時間以及可能造成的投放錯誤，提高了效率。

（2）你不會丢東西了，起碼你知道，最近從各種渠道得到的工作文檔肯定在“收納區”裡，不會在第二個地方，東西總是在的。反過來說，如果沒找到，不是真的删了就是真的沒下載過。這能極大排遣了你找不到東西的恐慌感。

（3）易于整理，需要整理的時候，抓着這一個“收納區”猛攻一番下功夫即可。

這樣一來，你就可以擺脫“總是在整理”的巨大工作量和心理壓力，不用在“處理”和“整理”兩種狀态間反複切換，文件來了，随手一丢，然後專心處理，而不考慮整理的問題；有空閑時間了，再專門整理。無論是處理還是整理都能集中精力、專心緻志，效率當然會提升。

我之前建議過，最好設置一個文檔暫存區、收納區，把最近正在用的文件都丢進去，先别着急整理。

暫存是為了給整理赢得時間，一段時間之後，暫存區或者說收納區滿了，文件都快漫出桌面的邊界了，這時候怎麼辦？應該如何規劃自己的文件系統？

我為大家介紹一種辦法，你隻需随意動動手，就可以快速清理管理電腦文件。

首先，大家應當把待整理的文件分為三個大類：待處理文件、庫存文檔和參考資料。

待處理文件

就是最近工作涉及的文件，可能随時會修改變更，也可能随時會有新的議程、講話、名單等文檔進來。這些文件就讓它們老實待在“收納區”好了，晚點再去管它。我一般就把這類文件直接扔在桌面上，講究一點的，可以在桌面上建一個“近期文檔”的文件夾。

文件放在桌面，這樣可以随時警告自己，要盡快地處理，留給自己一個清潔的桌面，而且經常會腦子裡已經把一個事忘了，看到待處理的文件，一個激靈馬上又想起來了。

如果你和我一樣把桌面當成收納區，從實用性和美觀程度考慮，桌面盡可能不要放太多快捷方式，同時建議你将最常浏覽的一些文件夾的快捷方式發送到桌面。假如你安裝了很多軟件，那麼軟件的快捷方式則應使用桌面整理工具管理，比如“Executor”“小Q書桌”“牛牛桌面”“HDshortcutter”，最最常用的軟件應固定到任務欄，比如浏覽器。

庫存文檔

這裡放的是一段時間以來，已經結項工作的相關文件。開完的會、定稿的文件等，一般來講這些文件不會再更新了，但又有保存的必要，這些文件就可以集中整理到庫存文件庫中去。

參考資料

其實也是已經處理完的文件，但是和庫存文件不同的是，庫存文檔打開的概率不大了，為的是不怕一萬就怕萬一。而參考資料可能還要頻繁調用，最好放在專門的文件夾裡，免得在庫存資料裡翻來翻去耽誤時間。

比如什麼介紹信的模闆啦、證明的模闆啦、議程的模闆啦、通訊錄啦、領導基本信息啦、本單位的重要數據統計啦，等等，三五天時不時就要打開，那就放到專門的參考資料庫裡，要用了就徑直奔去。

接下來，三類文件怎麼分心裡大緻有譜了，怎麼建文件夾呢？

待處理的好說，前面已經提到，讓它們躺在桌面上好了；參考資料也好說，單建個參考資料文件夾，按“基本信息”“數據”“文件模版”等丢進去就好；關鍵是這個庫存文檔，占了大頭，裡面細分要花些心思。我提供幾種橫向縱向劃分思路。

按部門分

比較适合聯系工作面比較廣的同志。比如某領導在市裡分管農業、畜牧、鄉鎮企業、水利等工作，那麼協助這位領導開展工作的辦公室同志，電腦裡的庫存文件也應該按照領導的分管部門劃分，農業局相關文件、水利局相關文件，等等，一目了然、互不幹擾。

按時間分

比較适合做專項工作的同志。比如某位同志在辦公室管文字工作，主要任務就是寫稿改稿，那麼把稿子按類别分其實意義不大，不如就按照時間線來捋，1月、2月、3月，等等，邏輯也算清楚。

按工作内容分

比較适合工作事項雜，或者是做綜合工作的同志。我在綜合部門的時候，常常要聯絡全單位80多個部門，文件夾按部門分那絕對是不可能完成的任務；按月份，也不現實，文件類型雜七雜八，有議程、有講話、有通訊錄，有調研、有大會、有會見，放到一起相當于沒整理。這時最好就根據自身分工的實際，按工作的條塊來規劃文件系統，分為對外聯絡、大型活動、重要會議、調研活動、來訪接待，等等。

很顯然，文件系統建立起來後，其實總是處在動态的變化中的。每過一段時間，總會有大量原本在“收納區”的文件排隊被分配到各個文件夾。

當一個子目錄中的文件過多時，你就應該繼續往下建立子目錄，因為，一個文件夾中如果文件超過100個的話，查找會比較費勁，還是得依靠文件檢索工具，這樣就有違分類的初衷，必須得往下分類。

但分類的細化就意味着層級增多。層級越多，浏覽的效率就會越低，所以整個結構最好控制在三級以内。應對的辦法就是腦子裡應該有根弦，甯願多增加一些橫向的文件夾，也要盡量控制縱向的層級數。

還需注意，越常用的類别文件，對應的文件層級就應該越高，原因很明顯，層級高意味着可以更快地訪問，你可以選擇将目錄的層級上調，或者發送這個目錄的快捷方式到桌面。

正如設立“收納區”的原理一樣，分類整理是必需的，但分得太細太多絕對不是一件好事，所以我建議任何大目錄下建議都建立一個名為“其他”的文件夾，這個文件夾存放兩類文件：一是實在不好分類的文件；二是隻有一兩個文件。不值得再建立新的子目錄保存，暫時存放在“其他”裡。

我上面說的都是“想”這個層面的事，但每個人内心都知道，整理的關鍵其實不在于怎麼安排規劃，而在于是否能夠持之以恒地落實和執行之前設計的規劃，想得再好，即使用“中圖法”去分類文件夾，做不到也是沒用。

我小時候是這方面的典型負面案例。小我有一個很大的書櫃，我爸很愛給我買書，書櫃裡很快都塞滿了我自己的書，各種童話大王、各種漫畫、各種百科，很快這個書櫃就成了家裡的衛生死角。

我懷着對圖書檔案學的朦胧好感，飽含雄心壯志打算把書櫃整理成環境優美、秩序井然、分類科學、取用便捷的家中典範。

第一步，先把所有書籍統統推到地上，把書架空出來；

第二步，對已有書籍進行分類，文學、科學、教材、工具等十幾個門類；

第三步，粗略統計每一門類書籍的大緻數量；

第四步，根據書籍門類和數量對書櫃進行分區，确定每個格子書籍類别；

第五步，制作一批小紙條，認認真真地在上面寫上文學、科學、教材等字眼；

第六步，把小紙條貼在相應的書櫃格子上；

第七步，把地上的書按類别上架。

經過這一系列對六七歲的我來說絕對算得上浩大的工程之後，果然一個環境優美、秩序井然、分類科學、取用便捷的書櫃誕生了。

故事并沒有完，現實的殘酷在于，大概沒過半年，書櫃又一次成為家中的衛生死角，這樣的浩大工程隻能重新來過。很快，小我對這樣沒有盡頭的工作就失去了耐心，書櫃的環境從此一蹶不振。

小我的問題在哪？當然不在于文件系統的謀劃和分類，他已經做到了他所能達到的最高境界。問題在于，圖書存放系統建立後，他沒有定期整理的習慣和意識，指望畢其功于一役，那肯定是行不通的，文件系統隻能定期走向崩潰。

所以我的建議是，一定要形成自己固定整理文件的周期，這個周期最好不要超過一個月。

比如辦公室經常會值夜班，我所在單位大概兩周一次夜班，這個夜班就是我自己的整理時間。利用夜深人靜的時候，把積攢了兩周文件的“收納區”來一個大掃除，該處理的盡快處理，該删除的果斷删除，該歸檔的按類别歸檔，目标是恢複一個空空蕩蕩的“歸納區”。

要強調的是，和紙質文件一樣，電子文檔也需遵循“斷舍離”的原則。對于資料來說，最重要的是了解你存儲的資料對你是否有用。如若不能吸收轉化為知識能力，資料再多也不能體現其價值，而且會讓你的文件過于繁雜，因此定期清理無用文件尤為重要。

比如，我覺得，以下文件果斷删除，毫不可惜：已過期，無任何保留價值的文件；重複的文件、模式化的文件；可以從網絡上輕易下載到的文件等。

另外，鄭重說明，整理并非我的強項，這裡介紹的說到底還是我的懶人懶辦法，如果你有更為科學、更加獨到的文件整理方法或心得，一定要留言告訴大家哈！

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