今天作者特來講解一個實例中的彙總求和,介紹兩個方法,都是excel中比較實用的應用。
原題來源于一位童鞋的提問,它的要求如下:
如下數據表,A列是線材規格,B列是線材長度,C列是線材根數。現在需要對相同的線材規格及線材長度進行總根數的彙總。
按照常規思路,我們需要提取出A列線材規格的不重複數據列表,然後再提取出該規格下的不同線材長,最後進行總根數的彙總。
這個思路步驟很細,從上圖來看,列表也顯得比較整潔。
關于如何提取列表中的不重複數據,方法很多,而且不算複雜, 但稍有難度的是如何再提取出它們不同的線材長,如圖中E、F兩列所示。
由于作者不像多費腦筋,因此直接使用一個公式,将AB兩列合并起來,并提取出不重複的合并列表,效果如下圖所示:
這裡使用到的引用公式為:
=iferror(INDEX($A$2:$A$51&$B$2:$B$51,MATCH(0,COUNTIF($D$1:D1,$A$2:$A$51&$B$2:$B$51),0)),"")
這個公式嵌套了多個函數,有引用函數index和match,計數函數countif,容錯函數iferror,而其中match countif函數的組合表達式,是不常見但非常有意思的一個表達。
關于這個公式的詳解,作者以後有機會再介紹,先繼續操作。
得到了不重複的數據列表,就可以進行彙總求和。
我們将使用sum函數的條件寫法,其公式為:
=SUM(($A$2:$A$23&$B$2:$B$23=D2)*$C$2:$C$23)
這個公式,是典型的sum函數條件求和寫法,通過設置判斷條件與求和列相乘,再利用sum函數的彙總規則,是excel表格中最為常用和強大的求和彙總方法之一。
雖然通過公式得到了最後的結果,但從表面上來看,合并規格列的數據明顯是"不夠規整"的,兩列數據彙總到一起沒有任何分隔,很容易讓人看花眼。因此如果在兩個數據之間設置一個分隔符号,也可以使數據看起來更加整潔美觀。
但其實我們還有一個方法,并不需要去想方設法用公式提取數據列表,也無需書寫求和公式來彙總。
說到這裡,應該有童鞋知道下面要講的方法,就是——數據透視表!
數據透視表是excel最強悍的功能之一,尤其在彙總統計場景中,具有獨一無二的高效優勢。
那直入主題,首先全選數據源區域,插入一個數據透視表,并在新工作表中顯示。
随後在字段設置框中,将線材規格列拉動到行字段,線材長拉動到列字段,而總根數則作為求和的值字段。
設置完畢,立刻可以看到左側的透視表結果區域,如紅框内箭頭所示。
在透視表的下方和右側皆包含了總計列,也就是彙總列,這裡默認為求和彙總,我們對照一下前面公式求出的結果,是完全一緻的。
雖然結果一緻,但方法不同,使用公式還是有一定難度,而插入透視表,速度則非常之快。
但有一點,公式填充的單元格,會根據源數據的變化而更新結果,也就是能夠即時更新彙總結果。
那在數據透視表中,該如何設置,以使得數據也能進行更新。
其實不複雜, 隻要對數據源進行更新即可。
如下面動圖所示,點擊數據透視表分析--更改數據源,将表區域的最後一個單元格地址進行修改,如這裡作者将C23手動修改為C99,那麼透視表将直接統計到第99行的數據。
這時我們在數據表中添加任意數據,比如增加一行數據,之後我們返回透視表界面,右擊鼠标,點擊刷新,即可見表數據區域發生了變化,新增了剛才錄入的數據信息。
但有一點,透視表的數據更新通常需要手動進行刷新!
綜上所述,兩個解題方法的結果雖然相同,但過程大相徑庭,兩者的各自長處和優勢,也各有千秋。我們可以根據需求進行選擇,如果是公式,也可以進一步處理,将列表數據進行調整顯示更為規範,但相應地,也要付出更多時間成本等等。
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