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在工作中與國際客戶進行溝通，難免就會遇到書寫商務信件的情況。書寫商務信件一般會使用比較正式禮貌的商務用語，那麼如果書寫一封商務邀請函，都需要注意哪些要點呢？今天毛毛就給大家列一列。

Business Invitation Letter也就是商務邀請函的書寫，最重要的，是要覆蓋五大關鍵信息：

• Who? 信中要包含邀請人和被邀請人的信息，以及對方是否可以攜帶賓客等。
• Why? 邀請的目的是什麼？是一次商務會面？還是一次公司酒會？亦或周年慶？
• What? 活動中要做些什麼？穿些什麼？有沒有特定的主題和建議？
• Where? 活動的詳細地點。
• When? 活動的時間，以及RSVP預約截止時間，以方便主辦方得知對方是否應約。

那書寫商務邀請函有沒有具體的格式或結構呢？

雖然現代社會電子信件常常取代紙質信件，但書寫信件的格式依然不離其宗。

而商務邀請函的内容通常包含下面六個部分：

1. Opening 開場白：信件開頭決定了整個邀請函的語氣和風格。書信的語氣應該考慮邀請方和被邀請方的關系，對方可以更加清楚應邀的穿着打扮等細節。
2. Reason 因由：不論是邀請人還是被邀請人都希望彼此有所準備，因此詳細告知對方邀請的原因或主題，甚至能夠付上日程表都可以幫助對方了解邀請的細節。
3. Details 詳情：會面的詳情，包含日期、時間、地點、時長、是否提供吃食酒水等，是邀請函中最重要的部分，甚至可以使用加粗等格式強調突出，以方便對方一目了然地查看自己行程是否可行。
4. RSVP 應邀答複：通常邀請函都需要對方應邀的答複，因此，提供一個RSVP的答複方式（例如電話号碼或郵件地址）以及RSVP的截止時間，可以使主辦方清楚應邀的人數。
5. Closing 結束語：在結束語中，向對方表達你期待對方應邀的心情，也是一種禮貌而友好的态度。
6. Signature 落款：最後的簽名落款，最好包含正式的商務簽名，包含姓名、職位、公司名稱、商務電話、網站及電子郵件等信息。

那有了上面的信件結構，我們在書寫時，還應該注意些什麼呢？

1. Personalize 個人化信函：邀請函通常是發送給許多人的。但是如果能夠包含有針對性地個人化信息，将被邀請人的姓名加在标題和開場白中，可以使信件的打開率大大提升。
2. Simplify 精簡語言：邀請函的重點是将關鍵信息提供給受邀人，而不是華麗的辭藻。因此，要盡量精簡信函語言，讓對方一目了然。
3. Professionalize 專業語氣：不過邀請函書寫時的語氣應保持既友好又專業的态度，畢竟這是正式的商務溝通信函。
4. Reminder 貼心提醒：電子郵件大部分都有設置提醒的功能，在信件中插入這樣一個功能可以方便收信人查看行程。
5. Proofread 發送前檢閱：千萬不要寫完信不檢查用語就點擊發送。如果一封商務邀請函中包含低級的語法錯誤，邀請方的專業度會大打折扣。

這裡有一封員工大會的邀請函樣例，可供參考：

在商務會面中，除了邀請函（多以電子形式發送），我們還能經常見到商務邀請卡Business Invitation Card，通常是為舉辦一些慶祝活動而特别制作的精美卡片。

與商務邀請函一樣，賀卡中也需要包含五大要點：

• Who? 賀卡中要包含邀請人和被邀請人的信息，以及對方是否可以攜帶賓客等。
• Why? 邀請的目的是什麼？是一次商務會面？還是一次公司酒會？亦或周年慶？
• What? 活動中要做些什麼？穿些什麼？有沒有特定的主題和建議？
• Where? 活動的詳細地點。
• When? 活動的時間，以及RSVP預約截止時間，以方便主辦方得知對方是否應約。

隻是賀卡的用語要求更簡潔，格式更精美。

好了，今天的分享就到這裡了，對你有幫助嗎？感謝您關注毛毛講英語！

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