重慶派維特軟件開發

第一條、OA定義。

辦公自動化（OA），英文Office Automation的縮寫。它可以通過特定流程或特定環節與日常事務聯系在一起，使公文在流轉、審批、發布等方面提高效率，實現辦公管理規範化和信息規範化，降低企業運行成本。

辦公自動化（OA）是一個企業除了生産控制之外的一切信息處理與管理的集合。不同的使用對象具有不同的功能：對企業高層領導來說，辦公自動化（OA）是決策支持系統（DSS）。它運用科學的數學模型，結合企業内部/外部的信息，為企業領導的決策提供參考和依據；對于企業中層管理者來說，辦公自動化（OA）是信息管理系統（IMS），它利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率；對于企業普通員工來說，辦公自動化（OA）是事務/業務處理系統。辦公自動化（OA）為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準确、高效，愉快地工作。

第二條、OA作用。

OA軟件引進國内已有二十多年，早期的OA軟件更多地是扮演一個“文秘”的角色，隻進行一些基本的行政事務處理，創造的價值不大。但随着OA軟件理論和技術的日趨成熟，OA軟件擺脫了原有的局限，協同應用開始大放光彩，凸顯出比傳統OA軟件更高層面的價值。

但與此同時，人們對OA軟件的真正價值變得更加疑惑，也存在着不少誤解：一種是過分誇大OA軟件的價值，把它當做“救世主”，認為隻要引進就能完成管理模式的提升，動辄冠以流程再造、企業再造、組織變革之類的大概念，而忽略了自身的主觀能動性；另一種是過分低估OA軟件的價值，認為它就是一個提升辦公效率、節約辦公成本的工具，沒有認識到它的潛在價值，比如它節約的遠非隻是紙張、電話費之類的直接成本，更是人在低效、低端、重複、内耗工作中的巨大人工成本。

這兩種理解顯然都是不合理的。事實上，作為真正的協同軟件，OA軟件創造的不僅僅是辦公方面的價值，在制度落地和文化落地上也能成為企業最得力的工具，OA系統在實際應用中可發揮出以下協同應用價值：

1、信息迅速傳達到所有目标人員。

通過在OA中發布通知、制度、新聞、辦事指南等并且設立查看權限，所要傳達的任何信息都能迅速傳達到全球各地的移動辦公的人員、分支機構、代理商、下上遊垂直管理單位等等。

2、積累大量無形資産。

單位制度、流程、專家技能、經驗知識、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，随時随地全球員工都可以共享，積累了最寶貴的資産。

3、每個人可以迅速找到自己需要的文檔、資料。

通過在OA中管理各部門的工作結果，資料，使得部門内部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料。

4、流程得以規範、減少人為錯誤。

使用OA可以梳理組織的流程，把流程的各種規則固化下來，減少用人腦去判斷流程的流向而在複雜的流程中不可避免的錯誤。

5、流程運行速度與效率可以大大提高，減少協作工作成本。

使用OA可以輕松實現遠程和移動辦公，解決時間和空間的問題，實現事務處理“零響應”，實現流程在各個環節之間的零傳遞時間。

6、分析流程各環節辦理效率。

通過OA可以快速分析組織哪個環節辦事效率高，哪個環節辦事效率低，便于快速把脈，出台治療方案。

7、用流程為紐帶整合各個孤立的數據，實現全面的協同。

通過工作流作為總線來連接企業内外各種業務相關的異構系統、應用以及數據源，從而把各個既有的孤立的應用像PC的各種零部件一樣接入這個總線，從而構成一個整合的企業業務系統。

8、掌握業務情況, 實現實時的管理監控。

在OA中各種情況可以随時随地查閱各種資料，查閱各種流程審批情況，查看下達的工作任務開展情況，辦事人員也可以通過流程實時監控各環節辦理情況和進展到什麼情況，辦理完畢業務人員可以對相關數據進行分析。

9、領導可以有計劃地安排時間，排除打擾，不再被各種請示、報告、請款單打斷工作思路。

領導可以按自己的時間計劃審批流程，查看下屬工作情況，約見客戶，避免大量無計劃的請示、彙報、電話詢問等等。

10、溝通成本更低、溝通方式更加豐富，溝通效率大大提高。

通過OA可以打破組織邊界與地理位置邊界，通過郵件、即時通訊、論壇、短信多種溝通手段把信息推送給用戶，效率更高。

11、可以在一個系統上看到每個人所關心的方方面面的内容，全面整合各個孤立的數據，大大節約時間，提高決策效率。

在一個統一的界面上展現來自各個系統各種數據庫的數據，同時還可以把互聯網信息抓取到用戶的面前，無需要記住各種賬号與地址，進入各種系統。

12、實現全面的IT管理，可以建立客戶管理、資産管理、接待管理等等以及更多的基礎的管理功能，全面節省管理成本，提高工作效率。

使用OA可以随心所欲建立多個基礎的管理系統，可以建立客戶管理、資産管理、接待管理等等任意需要的管理系統并且可以随時調整這些應用。

13、實現企業文化的建設。

OA是新形勢下企業文化建設的最好工具，可設立專門的欄目發布企業的文化理念體系、或經常性的在論壇中探讨企業文化，或發布企業的簡報等，形成一種無處不在、無時不在的文化氛圍。

14、實現無紙化辦公，節省紙張成本。

OA可讓通知，會議紀要通過系統自動下發，讓生産訂單通過系統自動流轉，讓工作彙報通過系統自動流轉，讓用戶大大節約紙張成本。

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