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數據透視表是一種可以快速彙總、分析大量數據表格的交互式工具。使用數據透視表可以按照數據表格的不同字段從多個角度進行透視，并建立交叉表格，用以查看數據表格不同層面的彙總信息、分析結果以及摘要數據。
使用數據透視表可以深入分析數值數據，以幫助用戶發現關鍵數據，并做出有關企業中關鍵數據的決策。
數據透視表是針對以下用途特别設計的：以友好的方式，查看大量的數據表格。對數值數據快速分類彙總，按分類和子分類查看數據信息。展開或折疊所關注的數據，快速查看摘要數據的明細信息。建立交叉表格(将行移動到列或将列移動到行)，以查看源數據的不同彙總。快速的計算數值數據的彙總信息、差異、個體占總體的百分比信息等。若要創建數據透視表，要求數據源必須是比較規則的數據，也隻有比較大量的數據才能體現數據透視表的優勢。如：表格的第一行是字段名稱，字段名稱不能為空;數據記錄中最好不要有空白單元格或各并單元格;每個字段中數據的數據類型必須一緻(如，“訂單日期”字段的值即有日期型數據又有文本型數據，則無法按照“訂單日期”字段進行組合)。數據越規則，數據透視表使用起來越方便。
如上圖中的表格屬于交叉表，不太适合依據此表創建數據透視表(不是不能使用數據透視表，隻是使用上表創建數據透視表某些功能無法體現)。因為其月份被分為 12 個字段，互相比較起來比較麻煩。最好将其改為如下結構：
上表隻使用一個“月份”字段，而 12 個月作為月份字段的值，這樣互相比較起來比較容易。使用此結構的表格，通過數據透視表，很容易創建上圖所示的交叉表格，但反之則很麻煩。因此，創建數據透視表之前，要注意表格的結構問題。越簡單越好，就類似數據庫的存儲方式。或者，能縱向排列的表格就不要橫向排列。
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