在使用Excel過程中，我們經常抱怨手頭上的表格數據太不規範，處理起來簡直把人累垮。比如一張學曆調查表中，在最高學曆一欄中，有人寫“大學本科”，有人寫“本科”，有人寫“專科”，有人寫“大專”，諸如此類的數據錄入問題比比皆是。今天道恩就和大家介紹一下，如何利用數據有效性解決數據規範化的這些問題。

說明：在Excel2013版以前，數據有效性稱之為“數據驗證”，這裡我們的操作基于2016版。

01 創建下拉列表

利用數據有效性這個功能，我們可以在表格中對指定區域創建有效性下拉列表。比如我們要在銷售地區這一列裡創建一個下拉列表，銷售地區包括：北京，上海，廣州，深圳，杭州和南京。

第一種操作：數據有效性設置來源直接輸入用英文狀态下的逗号隔開的文本

第二種操作：來源裡直接引用單元格區域

第三種操作：利用名稱定義，引用名稱，這種操作方式可以跨表引用區域，也可以用來處理引用的序列不在同一行或同一列的問題。

因為數據驗證的來源必須是對單一行或單一列的引用，如果引用的序列不在同一行同一列，可以先對第一列的序列定義名稱後進行數據驗證設置

然後編輯名稱，更改裡面的引用位置，下拉列表即可出現所有的序列。

02 限制數據輸入範圍

比如我們在銷售日期這一列需要對日期範圍進行限制：2018-1-1至2018-12-31。設置好後，如果我們輸入這個範圍外的日期，就會彈出一個提示框：“此值與此單元格定義的數據驗證限制不匹配。”

03 防止重複輸入

我們可以結合COUNTIF函數進行設置。比如我們要防止訂單編号錄入出現重複，進行數據驗證自定義設置，輸入公式：=COUNTIF($C:$C,$C1)=1

04 限制單元格輸入的數據類型

有時候我們在某些特定的表格區域内隻允許輸入數值或者文本，如果隻能輸入文本的，結合ISTEXT函數進行自定義，檢測輸入的内容是否為文本，是的話返回TRUE，否則返回FALSE。如果隻能輸入數值，可結合函數ISNUMBER。

比如我們銷量列裡隻允許輸入數值，進行數據驗證自定義設置，輸入公式：

=ISNUMBER(D2)=TRUE

05 給單元格加上注釋内容

給單元格添加注釋，可以直接插入批注，這裡我們利用數據有效性的“輸入信息”設置給單元格加上注釋，這樣當我們在單元格内輸入數據時，就會出現提示信息。

06 對數據進行條件限制

利用數據有效性的自定義設置，我們也可以對輸入數據進行特定條件限制。比如我們在産品類型裡面，隻允許輸入以電器、家具這兩種産品名稱。我們在數據驗證自定義設置裡輸入公式：=OR(D2="家具"，D2="電器")

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