超實用的辦公技能，一用就會。

來來自時間管理實踐專家 鄒小強 的得到錦囊時間管理實踐專家，著有《小強升職記》、《隻管去做》

1.最快捷的方法不是整理文件，而是正确給文件和文件夾命名。現在操作系統的搜索功能強大，隻要你正确命名了你的文件和文件夾，很容易找到相應文件。

推薦一個小軟件，叫everything，裝到桌面上，搜索電腦中的文件非常快。（這是編者添加的）

2.用“3W1X”原則命名文件，便于以後的搜索。 舉個例子來說，“營銷計劃.doc”就不好，“20200630-銷售部營銷計劃-客戶A-V3”更有利于搜索。When時間：20200630，Work事項：銷售部營銷計劃，Who主體：客戶A，X備注：第三版。

3.不要使用無意義的文件名，比如 asd238.doc 也不要用縮寫，比如：gkd.xls，當時你知道什麼意思，但是一個月之後你就完全忘掉了。

4.如果你同一個文件需要修改多個版本，給你一個參考模闆：在文件名前面加上修改人，在後面加上版本号，比如：“【鄒小強】2020工作彙報V4”，意思就是《2020工作彙報》第4個版本，由鄒小強最後修改。

5.為了工作更方便，還是建議你花時間把文件重新分類到不同文件夾裡。如果你常做項目可以按項目分，比如：A項目、B項目、C項目；經常處理數據資料的話可以按時間分，比如2019、2020、2021。像銷售這種經常接觸不同客戶的可以按客戶分，自用電腦可以按類型分，比如照片、文檔、視頻，當然，這些分類可以嵌套使用，例如名為“A項目”的文件夾可能包含名為“2019”、“2020”和“2021”子文件夾。

6.不要建立太多的文件夾，遵循“57原則”：同級最多7個文件夾，最多5層。1956年，美國認知心理學家喬治·A·米勒注意到年輕人的記憶廣度大約為7個單位，超過了就容易忘，所以同級7個文件夾你會有一目了然的掌控感，至于5層是因為我們上面說了項目、時間、類型、客戶等5種分類方式，全部嵌套使用一遍，5層也就足夠了。

7.桌面文件按照四象限進行管理，具體做法是在桌面劃分四個象限(區域)，分别定義為“收集籃”、“處理中”、“已結束”、“已歸檔”，我們甚至可以自己設計一個四象限的桌面背景。

8. 第一次就把文件保存到正确的位置，不要先随便保存一下，随便起個名字，想着以後再修改，通常都沒有“以後”了。

9. 每星期整理一次文件夾。可以在每周五下班前，用15分鐘的時間整理桌面文件，按照規則歸類到不同的文件夾，删除不需要的文件，确保電腦文件夾就像你的桌面一樣整潔。别覺得這浪費時間，這其實是為你日後省了大量的時間。

10. 給重要文件做好備份，可以選擇同步到網盤，每周同步一次，也可以選擇備份到移動硬盤，每月備份一次，總之，别給自己挖坑，文件丢失的時候就欲哭無淚了。

11. 提醒一點，如果你是Windows操作系統，不要把重要文件放C盤裡，如果你是Mac系統，不要把重要文件放系統文件夾下，因為一旦操作系統有問題，很可能會格式化系統，造成文件丢失。

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