今天和大家聊聊知識管理。

說知識管理前，我們先看一個之前劉潤老師講的親身經曆。

01知識管理的價值

1999年，劉潤老師加入微軟，作為工程師幫助那些一年支付幾十萬費用的大客戶解決技術難題。

産品都一樣，但問題是千奇百怪的，其中99%的問題估計你這輩子都沒遇到過，因為隻有最奇葩的問題，客戶才會付錢找你。

可以想象，這些問題有多難。

但是，絕大多數的問題，微軟的工程師，居然總能在幾小時内完美解決。

怎麼做到的？

這就要歸功于微軟非常受人推崇的“知識庫”系統。

工程師一邊接電話，一邊查知識庫！80%的問題，症狀、原因、解決方法，早就清清楚楚地寫在裡面。

這些記載着“症狀、原因、解決方法”的藥方，是每個解決完問題的工程師，嚴格按照格式要求寫的。

寫完後，微軟總部有個類似于“美國FDA”的團隊，驗證每篇藥方的“療效”後，才會公布到微軟的“本草綱目”上。

這幫微軟節省了大量的工程師資源，更幫助客戶解決了無數疑難雜症。

這就是知識管理的價值。

02 初遇釘釘知識庫

疫情期間，居家辦公時間也多。

作為我們産品組負責人，我需要重新調整自己和團隊的工作方式，以适應純線上化、遠程化的協作。

其中一個很重要的工作，便是團隊知識的管理。

一方面需要将以前散落在各處的資料彙總并分類好，便于查找、學習。

另一方面需要将日常工作新産生的資料沉澱下來，便于團隊内同步、回看。

一個好的知識管理工具，會讓你事半功倍。

期間，試用了幾個耳熟能詳的文檔/知識庫工具，都或多或少存在一些不足。

傳統的知識管理工具，普遍問題包括：

• 有的隻适用于特定的人群，例如confluence，适用于産品、技術類人員操作，并不适合HR、行政人員來編輯；
• 有的在線多人編輯、協作不友好，因為大多數公司不會專職有人來填知識庫，所以能支持多個成員、團隊共同作業是不可或缺的；
• 有的文檔管理、查找起來不便，或者移動端使用體驗太差，操作繁瑣，影響效率；

而一些新型垂直類的産品，則有面臨一些新的問題：

• 垂直類産品功能比較單一，不能和現有的團隊溝通、項目管理工具連通，在多個工具間的流轉需要頻繁的二次上傳、下載；
• 需要頻繁的登錄下載，如果一些沉澱在知識庫裡的材料或者SOP文檔，想分享給外部的客戶或者合作夥伴，需要客戶去下載或者注冊才能編輯；

直到我團隊成員推薦我試試釘釘自己的團隊空間産品，最近改名回了釘釘知識庫，不得不說，是一個明智的選擇。

坦白講，我此前并沒有想過會用釘釘做知識管理。

在過去，我們使用釘釘比較多的就是聊天、打電話或者做内部的審批，以及做産品研發的項目管理，零散也會寫一些文檔，但并沒有當做主要的文檔創作平台去做。

使用後才發現，釘釘「知識庫」可以稱得上是一個優雅的知識管理工具。

這也打破了我們團隊對釘釘的認知。

這個工具是基于釘釘文檔做的，能将零碎的、分散的資料重新組成你的知識庫。

它适合各企業、組織、團隊，甚至個人使用。

03 釘釘知識庫體驗

1、入口

一個不得不面對的問題是，釘釘的産品功能實在太多了，所以知識庫的入口要單獨講一下。

在PC上，可以通過釘釘電腦版客戶端-文檔欄進入「知識庫」。

移動端，可點擊「協作tab-文檔-知識庫」即可進入。

2、在釘釘生産知識

先做一個簡述。每個人都可以在釘釘上，按照自己的需要建立知識庫，比如團隊制度、項目、産品資料、學習計劃等維度去建立。

你甚至還可以一鍵将整個confluence（一個傳統企業wiki軟件）内容導入，方便你遷移confluence上已有的内容。

建立知識庫後，可以通過新建、上傳本地文件/文件夾來創造知識、沉澱知識。

知識庫中新建文檔的功能，可謂非常強大。

可創建的文檔類型包括文檔、表格、腦圖、白闆等。

文檔、表格、腦圖、白闆是釘釘文檔的功能， 功能強大、易用性好、支持多人協作，這裡不多贅述。

這裡值得一提的是，新建的文檔提供了大量的模塊，非常實用，可直接拿來用。

你還可以把自己創建的文檔，另存為模闆/知識庫模闆，方便自己或團隊成員直接引用。

知識庫中的文檔，在知識庫左側以目錄樹形式結構化，方便快速訪問所有文檔。

不僅如此，知識庫首頁也會以腦圖的形式羅列出所有文件結構，并且支持拖拽移動文件層級和順序。

這樣管理文檔，簡直不要太方便了。

3、知識創作

釘釘知識庫，是一個鼓勵知識創作的生産力工具，它大大降低了你的創作門檻。

你可以在知識庫文檔裡，通過 或/符号，來插入各種内容模塊。

比如，插入圖片、表格、文件、腦圖、流程圖等常見内容。

還可以添加日程、在線文檔、項目看闆、語雀文檔等，引入已有内容，開展項目協作。

還可以插入各種小工具組件，和釘釘其他功能互通，比如視頻會議、投屏、待辦事項、電子簽名等，串聯起日常工作。

甚至，還可以插入第三平台的内容，如第三方地圖、視頻、音樂、UI等平台内容，避免來回切換平台。

這樣，所有的内容，都串聯在了文檔中，再也不需多個工具切換，不需要頻繁截圖，不需要來回上傳、下載，不需要郵件、微信各種通知，就能完成幾乎所有知識沉澱、任務、協作、項目管理等工作。

這會大大降低了團隊成員的協作、創作門檻，鼓勵大家去創造内容、建立鍊接，太酷了。

4、知識流動

同時，知識庫和釘釘是深度融合的，知識庫中的文檔，能快速分享給釘釘好友或釘釘群。

如果文檔中有@某個同事，對方可直接在釘釘對話框中收到提醒，可以快速點擊進入批注處。

對比較重要的任務，還可以直接在文檔中@ 成員，選擇創建一個待辦事項，設定負責人及截止時間，便于及時關注任務完成進度，點擊圖示功能欄的「創建待辦任務」操作即可。

該操作直接将任務項目發送至釘釘的「待辦」面闆，提醒接收人去完成。

對于項目制的任務，多數團隊會采用項目面闆來規劃詳細的任務進度時間表，釘釘工作台中提供項目面闆功能，方便組織内部的項目管理。

由于文檔承載在釘釘上，能無縫銜接部分協作辦公場景，比如直接插入項目看闆，項目的分解任務、執行進度等等更新會動态在文檔中刷新，一個方案文檔就可以把握所有狀态。

這對習慣于用 Word 辦公的朋友來講非常友好，管理項目進度可以在一篇 Word 中完成。在階段性項目總結或者給領導彙報項目進度時非常實用，無需跳出釘釘文檔即可浏覽詳細的項目進度，體驗及效率大幅提升。

文檔與文檔之間，也支持雙向鍊接，以引用關系的方式生成一個關系圖，你可以很方便地看到某一篇材料的流動情況。

這樣文檔就在釘釘中快速的流動起來。

文檔隻有流動，才能傳遞價值。

5、知識檢索

能找得到的才是知識。

在知識查看與檢索上，釘釘知識庫設定了腦圖視圖來展現，文檔之間結構關系一目了然。

而且，在知識庫首頁就可以直接在腦圖上拖拽，快速高效完成文檔結構的調整。

6、權限機制和安全

更為人性的是，知識庫的權限管理。

我們都知道，公司或團隊中的很多内容是有密級的，很多内容隻是有限的人可看的。

這就需要對文檔進行靈活的權限管理。

知識庫的權限，能基于文件夾、單個文件添加指定人的指定權限，還能支持對個人/部門/群聊授予權限。非常靈活且易操作。

同時，知識庫文檔還可顯示訪客水印和禁止訪客複制内容，便于追溯截圖洩露的人。安全措施很到位。

7、對本地word、excel以及confluence等各類文檔的兼容性

目前在線文檔的整體發展方向，大多是隻追求創新，追求如何在互聯網用戶中獲得一緻好評，反而忽略了 Word、Excel 本身的用戶群。

最直白的，你無法讓公司裡面的每一個部門都習慣于在線文檔。比如老師傅就習慣用Word怎麼辦？難道你告訴他，必須下載一個XX軟件，再去學一學？

其實，大多數人依然習慣于使用 Office 文件，創建一份Word、Excel文檔。這是微軟 Office 的強大，每一次新版本都會向下兼容，包括兼容早期 2003、2007 等版本。

這也是這些在線文檔産品，需要考慮的。互聯網不能放棄一部分人，甚至一大部分人，不要為了極緻忽略用戶的實質需求。

這一點，目前來看釘釘文檔是對兼容本地Office文件考慮比較多的一家。

還有不少厲害的功能，如公開發布 審批、權限默認繼承、無限嵌套等，我不再贅述。

可自行體驗，相信不會讓你失望。

04 小結

在團隊中使用釘釘知識庫後，整體來看，這是一款優雅高效而安全的知識管理工具。

個人使用體驗來說：

1、知識庫基于釘釘文檔而設計，每個人都能按需打造專屬的知識管理系統

大公司的産品，基礎能力、基礎服務還确實不一樣。功能強大不說，使用過程很流暢、學習成本也低，基本上不用專門的去學習就能使用。當然如果是要搭建知識體系，就需要先想清楚。

2、大大降低了知識生成、知識創造門檻

已有文檔直接上傳，大量工作模闆，直接能拿來用。文檔中還可引入各種形态的内部、外部内容，鼓勵大家在工作中生成内容、創造内容、沉澱内容。

3、優秀的文檔管理能力

拖拖拽拽就能完成文件結構管理，所有内容結構化呈現。增加、删除、修改、查詢文檔内容很方便。

4、和釘釘深度融合，快速完成文檔流轉，讓知識流動起來

可@團隊成員，可在文檔中分配任務、跟進項目進度，可快速完成項目總結和彙報，并且通過鍊接釘釘聊天、會議、待辦、日程、審批等服務，傳遞文檔價值。

5、靈活的權限控制和安全機制，兼顧效率和安全

6、對本地word、excel以及confluence等各類文檔的兼容性強

總之，釘釘知識庫目前我和我的小團隊用得很爽。

選好工具，事半功倍。

做企業或團隊知識管理，用釘釘「知識庫」就夠。

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