遇到體驗不好的錄單系統時，我們可能會遇到沒有辦法一次性錄入數據，需要進行分多次錄入、重複錄入的操作。在這種情況下，優化錄單系統就顯得格外重要了， 并幫助我們避免這些不好的體驗。

前言

我們在錄入資料的時候，有些系統錄入的體驗很不好，使用起來讓人非常惱火，甚至沒有辦法可以一次性錄完，需要分多次、重複錄入，或者直接放棄錄入。不僅對用戶帶來不好的體驗，同時也降低了數據的準确性，給後續的工作造成不便，以及增加不必要的成本。

其實除了資料本身原因以外，錄單系統的優化也很重要，可以很大程度的避免這些不好的體驗，幫助用戶更快速更準确的錄入資料。提升整個業務的效率。

01 優化思路

1. 錯誤即時反饋

在錄入數據信息時，經常會碰到 “怎麼又有錯誤啊” “我到底錯哪了呀”，一臉懵逼的往回找錯誤。

案例：

我正在錄入一份員工基礎資料，在填完最後一個數據點擊提交時，忽然彈出一個提示，提醒我 “手機号碼格式錯誤”。由于需填寫的數據較多，我又要将頁面往上滑動，找到手機号碼輸入框，發現原來是少輸入了一位。修改完之後繼續點提交，發現還是有輸入錯誤的，又返回去改。（反複修改反複提交）

建議在錄完單個數據時，及時的告訴用戶，該數據錄入的格式是否錯誤了。避免所有錄完之後，在最終環節提交的時候才反饋出錯誤。

2. 自動識别

因為頁面數據較多，也存在一些不需要人為填寫的數據，并且填寫一張完整的單據耗時較長，也比較浪費時間。所以要将部分數據能讓系統處理的就不需要人為去填寫了。

系統可以通過邏輯或有一定規則的，可帶出相應數據的就可以采用自動錄入。

案例：每個人都有身份證，在填寫一些個人信息時，時常都會讓你填寫一個 “身份證号碼”，然後還需要你填寫 “性别” “出生年月日”等等信息

其實在身份證号碼上有已經帶有一些基本信息了。

• “性别”；身份證号碼的第17位數字表示性别：奇數表示男性，偶數表示女性
• “出生年月日”：身份證号碼的第7~14位數字表示：出生年、月、日

這種有一定規則的數據，盡可能地交由系統完成，減少人工錄入的量，從而提高數據準确性！

3. 排版優化

有些系統的填寫數據的 “環境”也比較差（頁面的布局、排版、整體設計各方面都做的不太好），我有幾個方面的建議可以參考一下。

1）布局（整體布局）

不同的布局适用于不同的場景，選擇了不合适的布局，就像是穿了不合适的鞋子去跑步一樣，那麼舒适度、效果和成績都不會很理想。

上下布局（上面圖片、下面輸入框）

“上下布局” 錄入區域較小，适用于圖片小或需要填寫的内容較少的。（一個頁面5-10個字段最合适）。

• 優點：一眼可以看完需要錄的數據，較為簡潔。
• 缺點：錄入内容有限，字段過多或過長的話，會顯得較為擁擠。

左右布局（左邊圖片、右邊輸入框）

“左右布局”就截然相反，錄入區域較大，比較适用于頁面字段較多的（一個頁面 20個以上字段）。

• 優點：适用于字段較多或是字段長度長短不一的場景，方便排版，不用擔心界面密密麻麻/擁擠不堪。
• 缺點：較難适應，若進行數據對比以及審核時，可能會造成左右擺頭，跳起了 “搖頭舞”。容易造成視覺疲勞

2）分類（内容分類）

根據圖片從上到下，從左到右的順序（進行有序的排序，業務人員就不需要看字段去圖片上找字了。而是反過來，按照順序看完圖片再進行錄入數據）。

根據字段類型歸類，比如 “電話”、“手機”、 “件數” 、“重量” 。就可以歸為一類（類型不同輸入方式就不同，上所述都是數字，錄入時隻需要使用到右邊的數字鍵盤，盡量避免在填寫數字的時候又跳到輸入漢字再跳到數字來回跳的情況）。

4. 交互優化

怎樣的交互能使可視性（功能可視性越好，越方便用戶發現和了解使用方法）提高呢？

1）快捷鍵

因為錄單人員對錄單的速度要求高，使用鍵盤的速度比使用鼠标的速度快，所以錄單人員更喜歡鍵盤操作。

所有的按鈕都需要通過鼠标點擊，會使用戶在鼠标與鍵盤之間來回切換。從而影響到錄入的速度。

我們可以提供一些常用的快捷鍵，盡量減少，或不用鼠标。比如一些通用的按鈕，保存（Ctrl S）、上一張單據（Ctrl ↑）、下一張單據（Ctrl ↓）等等。。

2）自動跳過不需要錄入的字段

錄單人員一般都是用回車或者Tab鍵來切換字段，很少用鼠标。這種時候，切換字段的順序就很重要了。

以下兩種情況，是不需要由人來手動錄入的：

• 沒有數據可錄，比如錄單人員不知道電話号碼，他就無法錄入電話号碼，那麼電話号碼字段就不需要錄入；
• 可以由系統計算得出結果的，比如總金額可以直接由單價和數量計算得出。

這兩種情況，如果系統沒有自動跳過，而是跟其他字段一樣，用回車或者Tab鍵仍然會激活這些輸入框，那錄單人員就需要多切換幾次，比較浪費時間。

正确的做法：如果由一定的邏輯能算出該字段不需要錄入，就應該自動跳過。

比如：如果固定電話的區号為空，就自動跳過後面的号碼和分機号；如果已經錄入數量和單價，就自動計算出總金額并跳過。

3）減少操作

錄單是一個單一且重複的工作，在這些重複的操作裡面，有一些是系統可以預知的。可以自動幫用戶完成，減少用戶的操作。從而提高效率。

比如：業務人員提交單據後，需要再點擊新增按鈕，進行下一張單據的錄入。這種重複可預知的操作，如果由用戶操作會造成工作量的浪費。由系統幫用戶完成即可。

4）體驗

當數據有錯誤的時候應該如何進行提示呢？

錯誤的提示方式：“彈窗提示”，最大的缺點就是打斷了用戶的操作，用戶必須停下來關閉該彈窗提示才能進行下一步的操作。

若是每個提示都使用彈出框的話，每次業務人員輸入錯誤信息時都需要多按一次确定或關閉按鈕。大大降低了錄入的速度。

正确的方式：（提示的方式更加友好）

輸入框上即時提示出錯誤的地方

暫時的和非模态的，頂部居中顯示并自動消失的提示

以上的兩種提醒方式，盡可能的降低對操作用戶的影響，并且明确和醒目的提醒到用戶。

02 思考核心

讓我們再總結一下。針對數據錄入的場景，最核心的訴求就是錄入速度要快，操作體驗要好，數據的準确性還不能降低。

對此，我們提出的解決思路是：

1. 錯誤即時反饋，讓用戶一次性完成，避免反複核對修改。
2. 自動識别，幫助用戶錄入，減少錄入工作量。
3. 排版優化，針對不同的錄入數據量采用不同的排版，給用戶提供良好的錄入環境。
4. 交互優化，設置快捷鍵、關注操作細節，給用戶提供良好的錄入體驗，幫助他更快地完成錄入。

核心思路是：即時反饋、減少操作、養成操作習慣、利用系統幫助用戶完成。

通過以上優化，能大大提高用戶錄入速度、降低數據錯誤率，提高企業的業務效率。

本文由 @風瘋 原創發布于人人都是産品經理，未經作者許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協議。

,

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!

查看全部