客戶關系管理系統的關鍵在于對用戶的信息進行有效的處理。我們可以将顧客資料庫視為一個資料中心，藉此，公司能夠将顧客在整個營銷及營銷全流程及顧客所進行的各項行為進行紀錄，并對各項業務狀況進行追蹤，并為日後之分析及輔助提供資料。為了實現以上目标，一組客戶關系管理系統的基本功能是：市場管理，銷售管理，銷售支持和維護，以及客戶的數據記錄和分析。
一、市場經營
(1)對已存在的顧客資料進行了剖析。确定每個特定的顧客，根據他們的共有特征進行歸類和分析。
(2)對營銷進行個人化的宣傳。通過對已有顧客的資料進行深入的研究，挖掘潛在顧客，為顧客提供個性化的、價格誘人的商品推介。
(3)實現對市場的預期。根據市場、客戶群體和過去的資料，對市場和服務的需求情況進行了預測。
二、銷售管理
(1)提供一種有效、快捷和安全的貿易方法。客戶關系管理軟件普遍提供電話銷售、手機銷售、網上銷售等銷售方式。并且，在每個銷售模式中都要注意到訂單價格、确認數量和交易的安全性。
(2)負責對定單和合約進行協調。文檔化各種類型的業務，如建立、變更、查詢等。可以根據客戶、産品等多種方式進行查詢。
三、競争者的研究
(1)将重要的競争者的名單進行登記。對競争對手的背景、當前發展狀況、主要競争區域及競争戰略等進行詳細的檔案。
(2)将主要的競争者的商品進行登記。對同類産品的主要用途、性能和價格進行詳細的紀錄。因此， CRM軟件整合的各個職能組成不應該是相互分離的，而是要與其後端的供應鍊管理密切聯系，這樣才能保證 CRM軟件中的每個定單都能被高效、準确、準确地确定和實施。
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