通過“六化”對部門工作進行優化：
一、崗位工作細緻化：将每個崗位的工作編寫詳細的崗位說明書，做到即使新人到崗也可立即着手開展工作。
二、流程标準化：根據明确的工作内容，盡可能将每項工作流程标準化，做到“傻瓜”也不會出錯，形成文件。要點：
1.每位員工的職責和權限細化；
2.出現過的與可預見的緊急情況，要做到PLAN A與PLAN B；
3.标準文件的唯一性；
4.具備可操作性。
三、文件模闆化：将公司需要用到的所有文件評審修訂歸類，确定各項工作标準化的模版。
将以上内容編寫成标準化的管理手冊，并對内容進行定期更新。每位在職員工與新入司員工都可以按照手冊内容培訓學習。
四、培訓常态化：部門長與員工每人定期收集相關資料，并整理成課件，大家互相講解、互相學習，不斷進行培訓，提高大家的綜合素質。
五、工作工具化：管理工作的系統性較強，為進一步加強過程管理、提高效率，對各項工作可通過互聯網工具，進行更加細緻、高效地開展。
六、崗位AB化：每個崗位做到AB角，即同一個崗位的工作，至少有兩人會開展，這樣可避免一人請假後影響工作效率。
以上，為工作優化的簡單意見，最主要的是要學會使用各項先進的工具和加強人員綜合素質。
通過以上優化方法，做到：
1.不因人員的變動導緻工作效率的降低；
2.不因人員素質的不同導緻工作質量的降低；
3.不因人員的流失導緻公司資料的不全。
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