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一、行文規則

行文關系是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。一般可分為相互隸屬關系，平行關系，不相隸屬關系。

（一）行文總規則

行文應當确有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

行文關系根據隸屬關系和職權範圍确定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被超過的機關。越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發事件，包括重大自然災害、重大事故災難、重大公共衛生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機關亂作為，或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。

（二）向上級機關行文的規則

（1）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（2）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權範圍内的事項應當直接報送上級主管部門。

（3）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報上級機關。

（4）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（5）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

（6）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

（三）向下級機關行文的規則

（1）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

（2）黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。

（3）黨委、政府的部門在各自職權範圍内可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

（4）涉及多個部門職權範圍内的事務，部門之間未協商一緻的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

（5）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

（四）其他行文的規則

1.同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文

（1）各聯署機關行政層級應相當。層級指同一管理層級，如國家層面、省級層面為同層級。

（2）有共同管理的事項或者有關聯的事項。

（3）聯合行文應當确有必要，聯署單位不宜過多。

（4）聯合行文應當明确主辦機關。

（5）聯合行文，主辦機關一般排列在前。

2.黨委、政府的部門依據職權可以相互行文過去隻有政府的部門依據部門職權可以相互行文。這樣體現了實事求是原則。

3.部門内設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

二、公文拟制

（一） 公文起草

公文起草應當做到：

（1）符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準确體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

（2）一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（3）内容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準确，文字精練。

（4）文種正确，格式規範。

（5）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（6）公文涉及其他地區或者部門職權範圍内的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一緻。

（7）機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

（二）公文審核

公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核。

1.公文審核重點

（1）行文理由是否充分，行文依據是否準确。

（2）内容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準确體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（3）涉及有關地區或者部門職權範圍内的事項是否經過充分協商并達成一緻意見。

（4）文種是否正确，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準确；文字、數字、計量單位和标點符号等用法是否規範。

（5）其他内容是否符合公文起草的有關要求。

2.校核把關退文制度

審核中出現以下問題，應指明問題并退回文件起草部門。這些問題包括：請示件、報告件沒有标簽發人姓名或沒有簽署單位公章的；請示件中所請示事項屬政府職權範圍内的工作的；請示件沒有以黨組（黨委）名義上報的；請示件多頭報送的；報告件中夾帶請示事項的；正式文件無特殊原因送給領導個人的；文件内容有明顯錯誤的。

（三）公文簽發

公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。

黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由授權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。

簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

三、公文辦理

公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔，公文傳遞傳輸也是公文辦理的重要環節。

做好公文辦理工作，一定要牢固樹立程序、時效、跟蹤、回複、主動服務、嚴謹細緻、記錄備忘、原則性與靈活性相結合的理念。

新《條例》主要從運轉角度，以流程為主線闡述公文辦理相關内容。

（一）收文辦理

收文可分為閱知性公文（以下簡稱閱件）和批辦性公文（以下簡稱辦件）兩大類。

收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答複。

1.簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤後簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

注意兩點：

一是要清點信封或文件包數量，檢查密封是否完好，核對信件實際件數、信封編号與簽收單上的記載是否相符。

二是要逐份清點核對所收文件的編号、份數與簽收單上的記載是否相符。核對無誤後，要簽名或蓋收文章收件。

2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

公文登記的内容主要包括：編号、收文時間、來文單位、來文号、标題、密級、緊急程度、主送單位等。要詳細記載收文的經辦過程，便于工作中查詢。成一緻意見且沒有說明情況就報文；多個機關聯合行文未會簽完畢就報文等。

3.初審：對收到的公文應當進行初審。

（1）是否應當由本機關辦理。

（2）是否符合行文規則。

常見問題有：請示中一文多事，報告中夾帶請示事項，将下級機關的請示事項原文轉報上級機關，黨委、政府辦公廳（室）之外的業務部門擅自向下級黨委、政府發布指令性公文。

（3）文種、格式是否符合要求。

常見問題有：該用“請示”的用了“報告”；主送、抄送機關标注不規範；上行文未标注“簽發人”；主附件分離，附件不全；缺頁、錯頁、中間有空白頁；印制歪斜，等等。

（4）涉及其他地區或者部門職權範圍内的事項是否已經協商、會簽。

常見問題有：未經協商就報文；已協商未達。

（5）是否符合公文起草的其他要求。

初審不符合規定的公文，要及時退回來文單位并說明理由，可以在退文時附退文單注明退文原因，或者将退文原因電話告知來文單位。初審合格的公文，進入承辦程序。

4.承辦

閱知性公文應當根據公文内容、要求和工作需要确定範圍後分送。批辦性公文應當提出拟辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明确主辦部門。緊急公文應當明确辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明确辦理時限要求的應當在規定時限内辦理完畢。

（1）承辦閱件。閱件應合理确定分送範圍并分送。在分送範圍的确定上，以充分滿足工作需要、發揮文件最大效用、符合保密要求為原則。

（2）承辦辦件。辦件應提出拟辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理。

（3）轉辦适用于黨委、政府辦公廳（室）根據有關規定有明确的授權，或請示事項明确在業務部門職權範圍内的情況。

（4）拟辦是文秘人員在對辦件認真分析研究後，提出書面辦理意見報機關負責人審核決策。

5.傳閱（運轉、送批、送閱）

根據領導批示和工作需要将公文及時送傳閱對象閱知或者批示。

傳閱方式：

（1）按順序傳批。适用于隻有一份文件且需多人閱批的公文傳閱。可分正傳與倒傳，正傳是按閱批人排序由前往後依次傳閱，一般多用于閱知類公文。倒傳是按閱批人排序由後往前依次傳閱，一般多用于請示類公文。

（2）分傳。對于保密要求特别嚴格的公文，可以采用專傳的方式，即指定專人負責将公文在規定時間内送機關有關負責人閱批完畢。

傳閱工作中的注意事項：一要随時掌握公文傳閱去向和進度；二要控制公文傳閱周期（時間）；三要嚴格公文傳閱範圍；四要減輕機關負責人閱文負擔（先摘編）；五要确保傳閱安全保密；六要适時将已傳閱完畢的文件收回歸檔。

6.催辦

及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

催辦的範圍包括：上級機關來文要求及時回複的；平級機關與本機關聯系工作、商洽事務需要複文的；下級機關送本機關的請示需要批複的等。區分情況，要适時催辦，跟蹤催辦，重點催辦，定期催辦。

7.答複

公文的辦理結果應當及時答複來文單位，并根據需要告知相關單位。

辦件辦理完畢後，應将辦理結果及時答複來文單位，并根據需要告知相關單位。可以采用書面答複與口頭答複方式。

（1）書面答複：一是制發答複公文；二是印送批件;将機關負責人在辦件上的批示複印或抄清後交來文單位和相關單位；發《辦文通知》。

（2）口頭答複：電話答複、面談答複。

（二）發文辦理

發文辦理主要程序包括複核、登記、印制和核發。

1.複核

已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、内容、文種、格式等進行複核；需作實質性修改的，應當報原簽批人複審。複核内容包括：是否經過發文機關辦公室審核。公文審批手續是否完備，審批手續包括兩個方面：一是審批權限是否準确；二是審批的機關負責人有無遺漏。三是内容、文種、格式是否準确規範。

2.登記

對複核後的公文，應當确定發文字号、分送範圍和印制份數并詳細記載。

基本要求：複核後的公文，應在發文登記本或計算機系統中認真詳細記載發文登記的内容，包括發文字号、标題、密級、緊急程度、簽發人、主送單位、成文日期、分送範圍、印發日期、印制份數等。

3.印制

公文印制必須确保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

基本要求：一要确保質量。公文印制必須以經過機關負責人簽發的定稿為依據。二要确保時效。尤其是對于标注特急或要求限時發出的公文，要嚴格按照時限印制完畢，不得延誤。三是确保安全保密。涉密公文應當在具有國家秘密載體印制資質的單位或機關内部非經營性印刷廠、文印中心印制。

4.核發

公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查後分發。

基本要求：一是認真檢查成品文件質量；二是準确及時分發成品文件。

四、公文管理

公文管理是指以安全保密和充分發揮公文效用為目标，在公文形成、傳遞、運轉、存儲、利用、整理歸檔、清退銷毀等環節中所進行的規劃、組織、控制、監督、保管、整理、統計、提供服務的職能活動。公文管理貫穿于公文處理工作全過程，是公文處理工作的重要保障。

（一）公文密級管理

新《條例》規定：“公文确定密級前，應當按照拟定的密級先行采取保密措施。确定密級後，應當按照所定密級管理。”“公文的密級需要變更或者解除的，由原确定密級的機關或者其上級機關決定。”

（1）絕密級國家秘密載體應當在符合國家保密标準的設施、設備中保存，并指定專人管理；

（2）未經原定密機關、單位或者其上級機關批準，不得複制和摘抄；

（3）收發、傳遞和外出攜帶，應當指定人員負責，并采取必要的安全措施；

（4）對接觸、知悉人員要作出文字記載，禁止攜帶參加涉外活動或出境。

（二）公文印發傳達管理

1.印發傳達

公文發給組織，不發給個人。公文的印發傳達範圍應嚴格按照發布層次和有關規定執行。确定知悉範圍有兩個基本原則：一是工作需要原則。二是涉密最小化原則。

2.公開發布

（1）公開發布權限。公文的公開發布實際上是變更公文的印發傳達範圍，必須經發文機關批準。不能将公文不涉密作為公文可随意公開的依據，凡沒有标注可公開發布的，公開時必須請示。

（2）涉密公文公開發布前應當履行解密程序。解密的不一定公開，但公開的一定是已經解密的。

（3）公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關确定。

（4）經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

（三）翻印複制彙編管理

複制彙編公文視同原件管理，複制件、彙編本要有相關戳記和密級标志。彙編後形成的涉密彙編本，按其中最高密級和最長保密期限在封面做出标志并管理。

絕密級公文一般不得複制、彙編，确有工作需要的，應當經發文機關或者發文機關的上級機關批準。翻印件應當注明翻印機關的名稱、日期。

（四）公文撤銷和廢止管理

新《條例》規定：“公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權範圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。”

（五）公文清退銷毀管理

1.清退

清退是指文秘部門按照有關規定和要求，定期和不定期地對辦理完畢的公文特别是涉密公文，進行清點、核對、收繳，退歸原發文機關或由其指定的單位。

下級機關報送的涉密公文，一般不予退回，由上級機關銷毀或暫存備查。

有重大錯情的公文一經發現即由主管機關立即全部收回，下級機關不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。

2.銷毀

新《條例》規定：“不具備歸檔和保存價值的公文，經批準後可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，确保不丢失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。”

銷毀範圍：凡無留存價值的公文材料均屬銷毀範圍。

銷毀要求：銷毀公文時，應履行清點、登記手續，經本機關、單位主管負責人批準後，送交專門的涉密載體銷毀機構銷毀。銷毀公文時應由2人或多人監銷，直至公文被完全毀滅。

（六）公文移交管理

新《條例》規定：“機關合并時，全部公文應當随之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理後按照有關規定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其将暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。”

清理移交範圍不隻是“紅頭文件”，而是應将個人使用和管理的涉密載體和各種公文資料全部清理并退還原工作單位。

涉密人員離崗、離職對知悉的國家秘密仍然負有保密義務，除做好清退移交外，還要簽訂離崗保密承諾書，遵守脫密期管理規定。

（七）發文立戶管理

新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調整。

發文立戶總的原則是：嚴格控制，以屬地管理為主，按照機構隸屬關系和幹部管理權限決定。

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