做過行政的小夥伴幾乎都遇到這種情況，将一個Excel空表發給同事，結果收上來卻填寫得亂七八糟。除了後期繁重的統計分析外，改錯也要浪費很多時間，怎樣才能解決掉這個難題呢？

　　1. 數據有效性

　　“數據有效性”可以規避掉很多前端錄入不規範的問題。以“年齡”為例，首先選中要處理的單元格，點擊“數據”→“數據工具”→“數據驗證”，将“允許”值修改為“整數”，再将“最小值”和“最大值”分别設為“0”和“100”（即考慮年齡永遠不會超過這兩個數）。點擊确定後，該字段就會隻接收0~100之間的數字，其它數值無法輸入。類似的，日期、時間、固定長度文本（如手機号錄入，避免用戶漏輸個别數字）等，也可以利用這項功能來規範。

設置“數據有效性”

　　2. 善用“序列”

　　如果要輸入的内容重複率高，且比較統一（比如部門、職務等），那麼就可以考慮“序列”功能。依舊先選擇要處理的單元格，點擊“數據”→“數據工具”→“數據驗證”。将“允許”值修改為“序列”，再将默認選項依次填寫到下方“來源”區（以英文逗号分隔）。經此處理後，除了能規避掉不規範的輸入所帶來的種種錯誤，還能在輸入時自動生成下拉菜單，提高用戶的錄入體驗。

通過“序列”功能，除了降低輸入錯誤，還能生成一個小菜單

　　3. 預設字段格式

　　輸入日期時，有人會習慣“2021/02/04”這樣的标準格式，當然更多的人會采用看上去更簡單的“2-4”。想讓字段看起來更整齊，隻要先将單元格類型修改為“日期”，然後再挑選一個日期樣式。後期無論哪種輸入習慣，Excel都會自動統一到預設好的樣式。除了日期格式外，我們也會利用這項功能約束金額格式，比如是否添加貨币符？小數點後保留幾位？便是日常中比較常見的幾種做法。

預設字段格式

　　4. 保護公式

　　如果沒有為公式添加保護，要麼公式被覆蓋，要麼被無意間篡改，進而産生很多奇怪的錯誤。解決方法是：Ctrl A全選整個表格，右擊“設置單元格格式”→“保護”，取消“鎖定”前面的複選框。接下來隻選中帶公式的單元格，再次右擊“設置單元格格式”→“保護”，勾選“鎖定”前面的複選框。這一取一勾之間，便設好了帶公式單元格的隻讀屬性。最後點擊“審閱”→“保護”→“保護工作表”→“确定”，使設置生效，後續就不用擔心公式會在錄入中被覆蓋了。

内置公式的單元格，可通過“鎖定”進行保護

　　5. 隻能修改自己的區域

　　如果表格需要在多個部門間流轉，就要考慮如何避免後填寫的内容不會覆蓋掉前面的内容，這裡推薦大家使用Excel的“區域權限編輯”。該功能位于“審閱”→“保護”→“允許編輯區域”，作用是為不同的單元格區域設置密碼，從而區分不同人（或部門）的編輯權限。使用前還是先選好一個區域，點擊進入“允許編輯區域”面闆，為第一個部門（人）建立可編輯權限及密碼。然後點擊“新建”，再選擇一個新的範圍及密碼，為第二個部門（人）建立編輯區，以此類推完成其他部門（人）的設置，最後點擊左下角“保護工作表”使設置生效。這樣當表格下發後，每個人就隻能在自己的區域進行編輯，其他區域由于密碼不對而無法編輯，從而避免了将别人信息誤删除的尴尬。

隻能編輯屬于自己的區域

　　6. 利用WPS的雲表格解決

　　除了Excel以外，WPS的雲表格功能也能實現上述目的。具體方法和Excel類似，首先選中要設置的區域，點擊“協作”→“區域權限”。不同之處在于，Excel是通過密碼進行确權，完成後需要建表者将密碼告知每一位用戶。WPS則是通過賬号确權，使用者隻要登錄自己的賬号，即可自動獲取屬于自己的編輯權限。除此之外，WPS還支持多人協作，工作效率也要比Excel更高一些。

WPS雲表格中的區域權限，區别是使用賬号确認權限，而非密碼

　　7. 利用WPS雲表單解決

　　除了雲表格外，WPS還支持一項雲表單功能，更加适合數據采集。與雲表格不同，雲表單呈現在使用者面前的是一個單一記錄。除了無法看到其他人填寫的信息外，建表者還能借助表單内置的功能模塊，實現性别、手機号、日期的字段有效性管理（類似于Excel數據有效性）。此外雲表單支持“選填”/“必填”，也可限制填寫者是否能夠重複填寫。提交後的數據會被自動整理到WPS雲表格中，手機與PC端同時錄入，也算是它的另一大特色了。

在線表單更适合數據采集，避免了信息洩露

采集到的數據自動整理到表格

　　寫在最後

　　表格處理中的數據有效性，已經是老生常談了。在單機時代，我們的選擇并不多，但随着雲表格、雲表單的加入，如今數據收集已經變得越來越容易。上述幾個方法各有利弊，并不能簡單地說某一個方法就是最好的。隻有選擇最适合的，才是最好的。好了，這就是本期要和大家分享的幾個小技巧，如果感覺今天的内容對您有所幫助，就請給小編點個贊吧！

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