什麼是文件管理軟件？你為什麼需要它？

無論什麼行業的企業，都以數字和紙質形式處理大量文檔。 事實上，僅美國上班族平均每年就使用 10,000 張紙。 将此統計數據應用于擁有 100 甚至 500 名員工的企業，您很快就會開始了解在企業中移動的文檔量。

當這些企業可以使用自動化流程快速高效地處理文檔，沒有繁瑣的手動工作流程或難以找到信息的麻煩時，它們通常表現最佳。

您的企業可能也一樣。 您可能已經認識到管理所有文件的效率低下，繁瑣的手動流程正在影響生産力。 您可能還承認必須有更好的方法。 如果您還沒有為您的企業考慮過文檔管理 - 或者您希望為您的公司從文檔管理解決方案中獲得更多收益 - 從今天開始了解更多關于這項技術的信息。

什麼是文件管理軟件？文檔管理軟件 (DMS) 是一種數字解決方案，可幫助組織處理、捕獲、存儲、管理和跟蹤文檔。 通過嚴格管理您的關鍵業務信息，您可以開發以穩定、可預測、可衡量的方式啟動、執行和完成的流程。 如果沒有功能齊全的文檔管理軟件，幾乎不可能設計和實施可靠的業務流程和數字工作流程。

文檔管理軟件的一些組件包括：

文檔存儲庫。 這是存儲文檔和相關數據的地方。 根據您選擇設置文檔管理系統的方式，存儲庫可能駐留在雲端或本地。 盡管某些行業的法規遵從性要求可能要求将文檔存儲在内部服務器上，但雲選項通常更具可擴展性且成本更低。

文檔查看器。 這是用戶界面的主要組成部分之一。 人們可以在這裡查看計算機或移動設備上的文檔和圖像。 最好的文檔管理軟件可以顯示 PDF、JPG、TIF、CAD 圖紙和其他圖像版本，以及以原始格式顯示電子文檔。

工作流工具。 工作流工具将文檔發送給公司内部的員工或團隊，或者發送給公司外部的客戶或業務合作夥伴。 最好的文檔管理解決方案提供了優化和自動化工作流程的選項，以節省時間和金錢。

索引功能強大的搜索。 索引數據對文檔進行分類并識别文檔類型。 索引使您能夠通過适當的工作流程移動文檔并在以後找到它們。例如，您可能需要查找 2020 年 7 月發送給史密斯先生的發票。如果文檔按類型、帳号和日期進行索引，您可以搜索當年 7 月 1 日至 7 月 31 日期間包含史密斯先生帳号的所有發票文檔。

OCR 功能。 OCR 代表光學字符識别。 這是一種将文本從圖像轉換為商業軟件可以使用的數據的技術。 例如，OCR 工具可能會從簡曆中提取所有相關信息并将其加載到申請人跟蹤系統中。

搜索工具。 搜索工具可讓您的員工縮小結果範圍以找到他們需要的文檔。 根據您的标準和軟件的設置方式，您可以按文檔類型、索引值、關鍵字和全文進行搜索。

集成選項。 集成選項讓您可以将文檔管理系統與會計軟件、ERP 或其他解決方案結合使用。 例如，DocuWare 已與 500 多個應用程序集成，包括 QuickBooks、SAGE、Outlook 和 SAP。

雲中的文檔管理許多公司正在從舊的本地系統過渡到基于雲的軟件即服務 (SaaS)。 這種轉變隻會繼續下去。 雲的“輕量級”正在推動這一趨勢。 與需要實施、升級和定期維護的本地系統相比，雲軟件部署迅速，并且需要最少的内部 IT 支持。

這種“輕量級”提供了許多其他好處，包括随着業務的增長輕松擴展的能力以及更好的運營靈活性。 結果呢？ 提高效率、生産力和敏捷性——所有這些都有助于您為業務設定新的步伐。

雲的成本低于本地雲軟件通常可以按月或按年訂閱。 但它沒有前期許可成本，并且内置了支持和維護。本地軟件需要大量的軟件許可前期投資，以及應用程序、IT 支持和硬件的成本。考慮到年度支持和維護費用以及新硬件的典型三年周期，雲的總體成本低于同等的本地部署。 訂閱服務是可操作的，而不是資本支出，并且僅在公司需要它們以實現可預測的預算規劃時才獲得。

文檔管理術語表在您開始購買文檔管理解決方案之前，請了解您可能會遇到的其他一些常見術語。

文件捕獲。 捕獲是指将文檔放入文檔管理系統的過程。 這可以通過多種方式完成，包括掃描、導入、發送電子郵件、直接捕獲傳真以及将數據輸入電子表格。

文檔成像。 文檔成像是将紙質文檔或文件轉換為數字文件的過程。 通常，這是通過掃描過程完成的，将這些紙質文檔轉換為 PDF、JPG、TIF 或其他圖像類型。

文檔類型。 文檔類型是您設置的總體類型，例如“發票”、“客戶電子郵件”，甚至是“銷售”或“客戶服務”。

索引。 通過允許您應用任何識别數據（例如供應商或客戶名稱、日期、金額和類别）或分配更廣泛的術語（例如“發票”、“信件”、“銷售”或“客戶服務”來組織文檔管理系統中的文檔 。” 索引詞定義了文檔的内容。 公司應制定索引規則，以便所有員工使用相同的流程； 您還可以使用智能索引軟件自動索引，該軟件使用機器學習來立即識别文檔中最有價值的信息并将其轉換為高度結構化的可用數據。

版本控制。 版本控制是記錄文檔更改的過程。 如果有人對您系統中的文檔進行了更改，版本控制使您能夠訪問以前的版本并查看更改的時間和人員。

電子簽名。 電子簽名以數字方式捕獲并附加到文檔中。 在某些情況下，它是手寫簽名的數字版本，用手寫筆或手指在觸摸屏上簽名。 在其他情況下，有一個隻有指定簽名人才能訪問的加密密鑰，以确保簽名是真實的。

文檔管理系統的 7 個好處良好的文檔管理提供許多好處，包括提高客戶滿意度、提高員工士氣以及更容易遵守聯邦、州和行業法規。 查看以下文檔管理系統的七個主要好處，或浏覽 DocuWare 案例研究，了解有關各種組織如何使用文檔管理産生積極影響的詳細信息。

1、減少對紙張存儲的依賴實施 DMS 是創建無紙化辦公室和消除紙張成本、不安全性和低效率的最重要步驟。這些節省的一些原因包括：

• 減少文檔檔案的空間需求。 當您進行數字化時，您會從充滿紙張的文件室轉變為辦公室中很少或不需要文檔存儲空間的情況。
• 歸檔成本更低。 如果您出于合規或其他原因必須保留的紙質檔案存放在遙不可及的倉庫中，則它們會花費您的錢。 數字檔案可以立即訪問并且維護成本大大降低。
• 文書工作費用。 當您處理紙張時，工作人員可能會不斷地打印或複印文件以完成工作。 當您處理數字時，打印需求會大大減少。
• 勞動力成本。 借助文檔管理系統，員工可以快速獲取所需的信息。 沒有人需要索取文件或沿着大廳走到文件室開始搜索。 由于效率的提高，通常不需要随着業務的增長而增加員工。

2、輕松按需訪問文檔按需訪問文檔不僅可以降低您的勞動力成本。 它可以提高員工士氣，減少錯誤和溝通不暢，并大大提高客戶滿意度。

借助正确的文檔管理系統，員工可以快速找到他們正在尋找的内容，無論他們是在從事研究項目、照顧患者還是與客戶就訂單進行電話交談。

3、提高合規性輕松訪問文檔以及随之而來的所有内容可幫助您遵守法規遵從性要求。 當您投資于文檔管理時，以下隻是一些提高合規性的機會：更好的文檔。 當授權的團隊成員、客戶、審計師和其他人可以訪問有關交易或賬戶的整個故事時，就更容易證明合規性或找出您不小心的地方，這樣您就可以在未來解決這些漏洞。許可訪問。 最好的文檔管理軟件可讓您控制誰可以訪問文件，甚至可以創建審核日志。 這有助于您确保安全信息在需要知道或保密的基礎上真正可用。版本控制。 版本控制可讓您查看誰更改了文檔以及他們何時更改。 您可以查看添加、移動或删除文檔的方式和時間，有助于确保您的記錄準确且合規。

4、增強團隊和客戶協作文檔管理系統完全支持協作環境，無論員工是在辦公室、遠程還是在移動中工作。 三分之一的辦公室工作人員表示，如果在疫情後 100% 停止遠程工作，他們可能會辭職，因此确保協作而不要求人們在同一空間内的系統至關重要。

以下是文檔管理軟件支持協作的幾種方式：人們可以同時查看文檔。 這有助于同事以最有效的方式讨論項目、帳戶問題和其他主題，無論他們是通過電話、視頻會議還是聊天。客戶和業務合作夥伴可以在獲得許可的基礎上查看文檔。 您可以為外部用戶設置有限的訪問權限，以便他們可以為項目做出貢獻或跟蹤正在發生的事情。 這支持溝通和透明度，這兩者都非常有助于客戶滿意度。

5、用于改善工作流程的自動化選項最好的文檔管理軟件選項包括自動化。 無論是自動掃描和索引，還是根據預設規則使用工作流程路由文檔的能力，這些解決方案都可以加快常見流程，并讓您的員工擺脫繁瑣的手動任務。 例如，使用 DocuWare，您可以自動化常見的業務流程，包括發票審批、員工入職和記錄保留。

6、業務連續性讓您高枕無憂如果您選擇基于雲的文檔管理，您獲得的安心可能是巨大的。 頂級文檔管理提供商使用冗餘數據存儲來确保快速和完整的災難恢複過程。 即使您的企業受到飓風、火災或其他自然災害的襲擊，您的文件也将是安全的并且可以立即訪問。

7、更佳的整體數據安全性當您投資于安全文檔歸檔時，您可以讓應該有權訪問它的每個人都更容易獲得數據，同時減少不應該看到您的文檔的人的機會。

文檔管理解決方案成功的 3 個最佳實踐但是，簡單地購買文檔管理系統并在您的業務中使用它并不能自動為您帶來所有這些好處。 确保您與您的供應商合作計劃一個強有力的實施，包括為您的員工提供培訓和溝通。 您從員工那裡獲得的支持越多，他們就越有可能使用該軟件并幫助推動其中的一些好處。

以下是要考慮的另外三個最佳實踐：

1. 創建使用文檔管理系統的标準操作程序提前計劃，決定如何使用您的文檔管理系統。 創建标準操作程序和培訓材料，各級員工有問題時可以求助。 您的團隊在使用軟件方面越一緻，收益就越大。
2. 盡快抓拍文件并非每個組織都可以 100% 無紙化，但是當您将盡可能多的文檔轉換為數字文檔并盡可能靠近“入口點”捕獲它們時，可以獲得最佳結果。例如，某些類型的郵件應該被打開并立即掃描并作為數字文檔發送給适當的人。 工作流程應允許員工将附件直接轉發到文檔管理系統，而不是要求他們打印文檔電子郵件。
3. 不要簡單地模仿舊的紙質流程文檔管理解決方案提供了比紙質流程做得更多的機會。 不要試圖創建模仿您對紙張所做的工作流程。 相反，請在您的組織中召集主題專家并設計更好的流程以充分利用數字功能。

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