在工作中，團隊合作是必不可少的。很多時候，決策依賴于不同人的專業知識，需要讨論決定。

會議是把不同的人組織起來讨論的途徑之一，但如果會議缺乏目标和掌控力，就會浪費時間。

因此，要組織一場有效的會議，懂得如何計劃、準備和主持非常重要。

一、會前準備

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收集與會人員的意見。一旦你知道了自己要主持一場會議，首先要做的就是花點時間跟與會人員交流（特别是重要的與會人員）。了解他們有無特别要探讨的内容，若有，記錄下來，寫議程的時候用得到。

詢問與會人員想要探讨的内容，不僅有利于你撰寫議程，還有利于讓與會人員在會議開始前就加入到會議的組織中來。因為他們知道自己關心的内容會在會上探讨，自然會多花心思。

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寫會議議程，并在會前分發給與會人員。議程不僅可以幫助主持人掌控好時間，還可以幫助與會人員了解會議的詳細信息，例如開會時間、地點、與會人員等。更重要的是，議程上會列明議題，與會人員可以事先做好必要的準備。在開會前，把議程發給每一位與會人員，如果是非常重要的會議，議程更要提早幾天發。

議程中必須列明每項議題的讨論時間。可能在讨論的過程中，有些議題需要更長的時間，有些需要的時間少些，到時可以做相應的調整。但至少做一個粗略的議程計劃表，可以幫助你的會議不跑題。

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收集議題相關信息及以往的會議資料。與會人員不一定都了解議題内容，有些可能沒參加過以往相關的會議，即使參加過的人也可能不記得讨論内容了。因此，作為會議主持人，你最好先了解下以往會議的相關信息，讓與會人員回憶起曾經讨論過但沒有得出結論的議題，而這些議題需要在這場會議上繼續探讨。你可以從會議記錄員那裡獲得以往會議的紀要。

會議紀要可能會給你提供很大的幫助。因為紀要裡面記錄了以往會議的議題，得出的重要結論，簡要而明晰。你還可以整理出重要的會議紀要，在會議前将其與議程一起發送給與會人員。

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開會前确保會場已準備就緒。會議當天，你要确保會場幹淨、整潔，一切都已布置到位。此外，還要确保必要的設備能正常工作，如投影儀、電腦、展示屏等，不然會浪費很多寶貴的會議時間。

如果你要使用PPT，你可以先行練習使用遙控器或鼠标，讓自己熟悉這些設備。這樣就不會占用你讨論重要議題的時間了。

二、主持會議

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宣布會議開始。會議時間到後，若全體與會人員都已到位（至少重要的與會人員已到位），你就可以宣布會議開始了。在開始階段，你可以先簡要介紹下自己及本次會議的目标。接着，告知與會者每個議題的探讨時間，及會議的結束時間，當然，在時間操作過程中你可以适當縮短或延長，但這樣做可以更有效地讓會議按照計劃進行。如果與會人員相互之間不認識，你可以利用幾分鐘時間點個到，并介紹重要的與會者。

有些公司會議的開場白和議程有固定的格式。例如，美國州縣和市政工人聯合會（AFSCME）使用的是羅伯特議事規則，通過敲小木槌開始會議，對開始議題和表決等都有詳細的規定。

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總結以往會議的重要内容。會議的開頭是一個較為冗長的過程，但要集中與會人員的注意力，你可以從總結以往會議的重要結論開始。因為不一定所有人都了解會議内容，通過介紹相關會議結論及其它信息，讓所有與會人員都了解他們來的目的，進而促成一個有效的會議。

你也可以讓會議記錄員朗讀以往會議的紀要，而不一定要親力親為。這樣，反而會給人更加正式的感覺。

你還可以朗讀一些與以往會議相關的報道或新聞等。

不過，如果你已經把以往會議的紀要連同議程一起發給了大家，那麼不用朗讀也可以。

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邀請重要的與會人員分享最新的進展。讓相關的與會人員彙報自上次會議後的任何進展，例如碰到的新問題、人員變化、工程進展、決策調整等。還有自上次會議後采取的措施，有何效果，這些都是與會人員希望聽到的内容。

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繼續探讨上次會議未完的事項。在開始新議題之前，先完成上次議題未完的事項。擱得越久的問題，與會人員越不願意負責解決這些問題。因此，在會議上将懸而未決的問題交予指定人員負責。通常，未解決的事項在以往的紀要裡都會用“未決定”或“有待進一步探讨”标注。

根據不同的公司文化和規定，有些會有固定的決策程序。例如，有些要求過半數的與會人員同意才算通過，而有些則要求高層領導同意通過就可以了。

對于耗時長的工程，兩次會議的間隔期可能沒有多大的進展，沒有必要花時間探讨此類話題。要探讨的應該是，需要馬上采取行動的項目或工程。

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接下來，探讨新問題。這些新問題應該是近期，或者說，上次會議之後，公司發展過程中出現的。探讨出切實可行并且具體的方案，要知道留下來越多“待解決”的難題，下次會議要讨論的問題也就越多。

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總結。探讨過上次遺留的問題和最近出現的新問題之後，你需要為此次會議做個總結。總結要稍微具體些，包括所有達成的共識和決定，還有在下次開會之前，與會人員需要做的工作。

這一步非常關鍵，因為這将是你結束本次會議之前，最後一次向與會人員明确他們要做的工作。

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簡要說明下次會議的讨論内容。如果你已有具體的計劃，可以說明下次會議的時間和地點。這樣，可以讓會議之間更有連貫性，并且讓與會人員清楚他們有多少時間可以完成指定的任務。

但這一步也不是必須的。不過，如果這次會議有很多懸而未決的議題，或者你想看看項目的落實和進展情況，說明下次會議的内容和時間是個不錯的選擇。

三、引導會議的探讨方向，使其更加有效

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引導讨論方向，但不要主宰。作為會議主持人，你有一項主要任務，那就是引導與會者探讨與議題相關的内容。你不需要總是闡明自己的觀點，也不必太過限制讨論的框架，适當開放些。在讨論過程中，或許會冒出新的議題。因此，你可能需要稍微調整一下大家的讨論方向，确保其始終圍繞着會議目标進行。

會議進行的過程中，你要掌控好時間。如果對某一個議題讨論時間過長，你很可能需要砍掉後面的一些議題，或者留到以後的會議中再作讨論。如果當前大家正在熱議的話題非常重要，你更應該毫不猶豫地删減或推遲後面的議題。

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鼓勵所有與會人員積極參加讨論。作為會議主持人，你的另一項任務是确保每個人都積極參加到讨論中來。如果你發現有相關的人員不願發表意見，試着鼓勵他們。你不必太過明顯地指出他們的名字，因為這樣可能會讓他們難堪，你可以這樣說“我覺得老王的專業知識可能幫我們來解釋一下”，以鼓勵對方開口發言。

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确保每個人都知道在讨論的内容。你可能不大會注意到一點，那就是與會人員的專業背景不同。為了确保每個人都理解他們在讨論什麼，你可以将困難的問題簡化，并簡要地解釋給他們聽。

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不要逃避困難的問題。主持人還需要一定地強硬，以确保所有的會議目标能夠達成。如果與會人員故意逃避困難的問題，你要想辦法讓他們讨論，并得出結論。你或許會招緻某些與會人員的敵對情緒，但這也是一場有效會議的必要部分。

務必記錄下重要的結論（如果有專職的錄音人員或會議記錄員，吩咐他們做好這項工作）。因為你好不容易讓大家開始讨論閉口不談的問題，你一旦要将這些寶貴的發言記錄下來。

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掌握好時間。不少人認為開會隻是在浪費時間而已，因為他們經曆了很多沒有效率的會議。為了避免此類事件發生，作為主持人，你需要嚴格把控好時間。對于一些不太重要的話題，你可以提出留待以後的會議讨論。并靈活調整會議計劃，确保與會人員的時間不被浪費。

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