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科技更新时间:2025-01-10 22:07:02

一、場景說明

單位辦公用品管理中，無系統流程化的辦公用品領用管理，會存在哪些問題呢？領用未歸類記錄，後期統計困難；各部門領用情況無法查看整體領用情況；領用前後庫存無法準确核查等問題。

企業根據自己的業務需求、組織架構，自行搭建一套辦公用品領用系統，幫助企業行政人員對辦公用品進行管理，包括記錄辦公用品庫存數，員工申請領用辦公用品以及行政人員對辦公用品領用情況查詢。

formtalk功能（formtalk企業版預置應用配置說明）1

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統一設定辦公用品領用應用，選擇所需要的表單業務單據，設置單據之間的數據關聯、觸發關系，如下圖：

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二、詳細的應用搭建操作步驟

根據以上業務的需求内容，辦公用品領用應用分為3個表單：辦公用品領用審批申請、辦公用品領用庫存、以及辦公用品領用記錄。

實際建立應用的主要步驟如下：

1、應用管理中新建辦公用品領用應用；

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2、在應用裡建立相應的業務表單，确定哪些是流程表單，哪些是無流程表單。

辦公用品領用應用，這裡使用了流程表單與無流程表單2種。也可以根據單位實際情況确認使用哪類表單。

業務表單可有幾種方式加入：

① 可先在業務表單裡建立（可自行選擇創建流程或者無流程表單），然後将建立的表單添加到辦公用品領用應用中

② 可以建立辦公用品領用應用後，直接在應用内新建空白表單或者選擇模闆表單進行修改；

3、選擇表單後，根據業務情況創建表單之間的關聯觸發關聯

① 員工通過發起領用辦公用品審批，填寫領用明細時，能夠關聯選擇庫存表中的庫存辦公用品，并且獲取到用品的編碼、名稱、規格及庫存數量等信息。

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② 員工領用辦公用品，審批人審核通過領用确認後，自動觸發新建一條領用記錄。

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③ 将辦公用品領用記錄表，做統一的報表統計查詢。

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4、應用菜單設置

設置應用的菜單，可以在PC端或者移動端通過菜單操作訪問。在應用菜單設置中，直接雙擊左邊我的表單或者報表，或者将我的表單或者報表拖到右側位置即可。

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5、随後，将應用進行簡要的描述并授權，隻有授權後的用戶才會在首頁、或在菜單導航欄中出現應用菜單；同時該頁面提供整體的表單授權設置。

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三：辦公用品領用應用價值

l 規範管理：幫助公司行政人員管理辦公用品的領用、庫存，規範員工每一筆領用申請流程。

l 提升效率：系統的應用，減少了手工記錄，提高了工作效率。

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