文件櫃和文件夾出現在各個公司學校和單位的檔案室裡,每當我們想找某個文件的時候免不了要翻箱倒櫃仔細查找,如果有一個細心的管理員把文件檔案細細分類,那也可以很快找到我們需要的東西。
不過随着科學技術的發展,我們很多固有習慣被打破,為了追求高效簡單、環保節能的方式,很多紙質品已經逐步退出我們的生活被電子數據取代,其中就包括合同、協議、證明憑證等。
細心的人依然會創建很多不同的文件夾來收錄文件,免不了的是每次都要打開一個又一個的文件夾,當然也可以輸入名稱快速搜索,前提是要記住查找的文件名稱是什麼。
在大多數情況下我們查找文件隻是為了确認文件中的某個内容,比如日期、金額、客戶信息等,所以查找的這一過程變得相當耗時費力。用表格記錄每個文件的關鍵信息,可以很好地跳過這個步驟。
工欲善其事必先利其器,電子在線表格功能強大,用“文件”控件上傳文件後再記錄文件的關鍵信息到表格中,查看時可以直接提取有用信息,如果不确定是否正确還能直接到文件列中獲取對應的文件,不用再到文件夾裡慢慢查找。
用微表管理檔案文件不僅僅是查找方便,它更明顯的優勢是在線管理,也就是說無論何時何地隻要設備聯網你就可以獲取到上傳過的文件和表格,不必擔心U盤丢失也不用擔心沒有電腦,因為微表不僅有電腦網頁端,還有手機APP和微信小程序,三端數據同步,隻要動動手指就能輕易找到文件和信息。
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