私信回複關鍵詞【2020】~

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拉登老師經常提到一句話：

我們在做 Excel 時遇到的問題，多半是表格沒有設計好。

那些各種複雜的公式，都是在彌補表格設計上的錯誤。

小 E 覺得特别道理！今天就再來跟着拉老師一起，學習表格設計的小技巧吧~

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今天為你們講解的表格問題是「對數據做好分類的統計」。

問題描述：

之前公司設計的質量數據報表，是品質改善會議的材料，和主要議題。

但是，每一次開會不到十分鐘，就會陷入到扯淡的狀态，最後無疾而終。

你知道為什麼嗎？

——思考時間——

——思考時間——

——思考時間——

表格中有近 100 個不良問題，每個問題作為一個議題，一條一條讨論，很容易讓人疲憊。

問題分析：

雖然，品質良率折線圖可以看到整體的狀況。

但是，問題的責任人沒有劃分清楚。

結果，誰也不願意對問題深入思考，事不關己，高高挂起。

問題原因：

數據沒有做分類，問題責任人不明确，沒有改善的主導者。

所以，在做數據分析時，很重要的一點就是：對數據做好分類的統計。

分類的一個大原則是：按照責任人來分，讓每個問題，都落實到具體的人。

針對本節的案例，我們可以把數據分為：

作業不良（制造經理的責任）

設備異常（設備經理的責任）

來料不良（采購 IQC 經理的責任）

然後輸出下面的對比圖，這樣每個部門都能夠參與進來，誰也脫離不了責任。

▲解決方案

上面的柱形圖，通過各個責任人的對比，讓問題變得非常直觀。

實現起來，也不複雜，大緻分為 3 個步驟：

❶ 數據統計

❷ 創建對比圖

❸ 強化對比

01數據統計

首先，我們要對數據進分類統計，創建柱形圖的原始數據表。

這個表格統計的方法，沒有固定的答案。

你可以手動的計算和輸入；

也可以使用 SUMIFS 函數，根據原始數據表，動态計算。

本例中，就是使用 SUMIFS 函數，根據日期、不良分類，實現的數據統計。

02創建對比圖

數據統計表格做好之後，選擇數據區域，插入圖表，就可以快速創建柱形的對比圖。

柱形圖中的各個不良分類的對比，非常直觀。

可以看到，「作業不良」最高，是改善的重點。

03強化對比

通過不同分類的對比，可以推動不良最高的部門，做出相應改善。

我們還可以優化一下圖表，來增大這個推動的力度。

在圖表中增加前一天不良的數據，形成今天和前一天數據對比，強化自己和過去對比，可以起到更好的推動作用。

不過，我們要盡量降低數據的維度。

增加了紅色柱子後，我們的視覺重點，會被稀釋掉。

到底先看紅色柱子？還是先看藍色柱子？

為了降低數據維度，我們對代表前一天數據的紅色柱子，做了一點小小的調整：

把柱子寬度變小，形成視覺優先級。

這樣，我們首先看到藍色柱子的高低，然後再和紅色的對比。

前面我們推斷的，最高的「作業不良」倒不是最急需改善的。

因為相比前一天，它已經變好了。

而「來料不良」是三個分類中，唯一一個，比前一天變差的，需要重點拉出來檢讨。

如何創建寬度不同的柱子？

Excel 中的柱形圖，是無法創建寬度不同的柱子的。

我用了一個比較巧妙的方法：

❶ 創建一個透明的，但右側有邊框的圖片；

❷ 把這個圖片複制到剪切闆中；

❸ 選擇前一天的柱子，按下【Ctrl V】，把我們創建好的圖片，作為填充，粘貼到柱形圖中。

這樣雖然柱子的寬度沒有變化；

但是因為填充圖片是透明的，隻有右側的一個邊框，所以視覺上看起來，就是一個很窄的柱子。

改善輸出：

創建好包含了「不同分類的對比」、「今天和昨天對比」兩個對比指标的柱形圖之後。

我們再給圖表添加一個醒目的标題。

然後，就可以把這個表格投影到白闆上，給大家開會了。

◆ 知識點彙總 ◆

本節知識點，如下：

❶ 使用 SUMIF、SUMIFS，進行數據分類彙總統計；

❷ 創建簡單的柱形圖；

❸ 使用圖片填充，創建寬度不同的柱形圖，降低數據維度；

❹ 使用 IF 語句，和條件格式，創建标題右邊的，上升和下降箭頭。

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